e-arhiviranja i nove zakonske obaveze
Akt dugačkog, birokratskog naziva Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku izaziva različite reakcije poslovnih subjekata. Ima tu dosta nepoznanica i nedoumica…
Od prvog dana 2004. godine, Uredbom je uvedena obaveza arhiviranja dokumentarnog materijala u elektronskom obliku za subjekte koji stvaraju i koji čuvaju takvu građu. Uredbom je propisano da se u elektronskom obliku moraju arhivirati svi elektronski dokumenti koji su:
- originali ili imaju dokaznu snagu originala,
- nastali su tokom sopstvenog rada ili radom drugog subjekta, a nalaze se u posedu po bilo kom osnovu, recimo ulazne fakture i
- imaju propisan rok čuvanja.
A stari dokumenti?
Iako za sada ne postoji zvanično tumačenje, pretpostavka je da se Uredba odnosi na sve elektronske dokumente, uključujući i one nastale pre 1. januara 2024, a koji su u posedu obveznika i kojima nije istekao rok čuvanja. Jedno od prirodnih pitanja jeste: Da li Uredba uvodi obaveznu digitalizaciju dokumenata?
Uredba o e-arhiviranju predstavlja bitan i nezaobilazan korak ka prelasku privrede i javne uprave na potpuno elektronsko poslovanje
Odgovor glasi – ne. Obaveza elektronskog arhiviranja se odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu. Drugim rečima, ne postoji zakonska obaveza skeniranja papirnih dokumenata… za sada. Ukoliko se firma ipak odluči da ih skenira, mora se reći da skenirani dokument predstavlja samo kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod predmetnu uredbu.
Ukoliko se štampani dokument digitalizuje po posebno predviđenoj proceduri, tako da njegov elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao i original, onda takav elektronski dokument potpada pod slovo uredbe.
Iz SEF-a u arhivu
Jedna od dilema jeste i ta da li se e-fakture koje se elektronski arhiviraju u SEF-u moraju dodatno elektronski arhivirati? Ovo pitanje nije još uvek precizno određeno, ali preovlađuje stav da je dokumentarni materijal koji je uskladišten u SEF-u već elektronski adekvatno arhiviran te da je time ispunjena obaveza njegovog pouzdanog čuvanja i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem.
Da li Uredba uvodi obaveznu digitalizaciju postojećih dokumenata? Prema dosadašnjim tumačenjima, ne
Iako pretežno tehničkog karaktera, Uredba o e-arhiviranju predstavlja bitan i nezaobilazan korak ka prelasku privrede i javne uprave na potpuno elektronsko poslovanje. Papir je na ovaj način izgubio još jedno „tradicionalno uporište“.
Autor: Dušan Katilović
