Excel kuhinjica – Hijerarhije, skupovi, KPI
Kada kreiramo izveštaje, često posmatramo određene pokazatelje u odnosu na neke izveštajne dimenzije ili unapred predefinisan skup podataka. Njih treba porediti s drugim pokazateljima ili fiksnim vrednostima, a i vizuelno predstaviti da li je dostignut zadati cilj. Da vidimo kako se to postiže uz PowerPivot izveštaje.
Kada koristimo Pivot tabele za pravljenje izveštaja, ponekad ćemo upotrebiti dve ili više izveštajnih dimenzija koje, hijerarhijski uređene, daju uvid u informacije. Ako se slična procedura često ponavlja, možemo da iskoristimo specifičnu funkcionalnost Excel Power Pivot‑a: hijerarhije. One predstavljaju imenovani skup hijerarhijski uređenih dimenzija, pravimo ih u Modelu podataka, a kasnije lako koristimo u izveštajima.
Hijerarhije
Da bismo kreirali hijerarhije, prvo treba otvoriti prozor Modela podataka, klikom na ikonu Manage u Power Pivot traci alata. Zatim, treba kliknuti na ikonu Diagram View. Kreiranje hijerarhije otpočinjemo tako što izaberemo neko polje u željenoj tabeli koje će biti na vrhu hijerarhijskog prikaza. Na primer, to može da bude polje PROIZVOĐAČ u tabeli Artikli.
Zatim je potrebno kliknuti desnim tasterom miša, pa iz menija koji se otvori izabrati opciju Create Hierarchy.
Pri dnu tabele pojaviće se specifična ikona koja označava hijerarhije, a desno od nje se nalazi privremeno ime Hierarchy1 koje ćemo promeniti u P‑M‑A. Ispod ove ikone možemo videti i polje PROIZVOĐAČ, koje predstavlja prvi nivo hijerarhijskog prikaza. Dalje treba još da, navedenim redosledom, prevučemo polja ROBNA MARKA i ARTIKAL i spustimo ih iznad ikone koja označava hijerarhiju koju smo napravili.
Ako sada kreirate Pivot tabelu (Power Pivot izveštaj), hijerarhija P‑M‑A pojaviće se među izveštajnim dimenzijama. U izveštaj je dodajemo kao bilo koju drugu, a rezultat je hijerarhija, prikazana u redovima ili kolonama, koju možemo da „širimo“ ili „skupljamo“ u zavisnosti od nivoa detaljnosti koji želimo da postignemo.
Skupovi podataka
Ponekad je potrebno da pratimo neke pokazatelje uz korišćenje uvek istog skupa podataka. Power Pivot izveštaji poseduju funkcionalnost koja nam omogućava da izaberemo skup podataka, snimimo ga, a kasnije da ga iskoristimo kad god nam to zatreba.
Za početak, hajde da u Power Pivot izveštaj dodamo nekoliko proizvoljnih dimenzija. Na primer, dodaćemo dimenzije PROIZVOĐAČ i NAZIV ARTIKLA. Zatim treba otići na Analyze traku alata i otvoriti meni Fields, Items & Sets. U zavisnosti od toga da li smo prethodno izveštajne dimenzije prevukli u redove ili kolone biće omogućena jedna od dve (ili obe) opcije: Create Set Based on Row Items i/ili Create Set Based on Column Items. U ovom slučaju biramo prvu opciju i otvoriće se prozor za kreiranje skupova podataka.
Skupu treba da dodelimo ime (Set name), a zatim proizvoljno možemo da upišemo i naziv foldera u kome će ovaj skup biti snimljen (Display folder). Donji deo prozora dosta podseća na tradicionalni Excel prozor koji koristimo prilikom sortiranja podataka. On omogućava da dodajemo podatke, brišemo ih i menjamo redosled njihovog prikaza. Nakon što izaberemo sve podatke i potvrdimo unos u listi dimenzija Power Pivot izveštaja, pojaviće se folder Sets, a u njemu skup podataka koji smo kreirali. Dodajemo ga u izveštaj kao bilo koju drugu izveštajnu dimenziju, a ako želimo da promenimo podatke koji mu pripadaju, to može da se uradi ponovnim otvaranjem menija Fields, Items & Sets i izborom opcije Manage Sets. Ona omogućava kreiranje, menjanje ili brisanje skupova.
Indikatori uspeha
Na kraju, hajde nešto da kažemo o ključnim indikatorima poslovanja ili KPI (Key Performance Indicators). Kao što im ime govori, to su indikatori koji imaju za cilj poređenje neke mere koju smo kreirali s drugom merom ili fiksnom vrednošću. Ona, u ovom slučaju, predstavlja zadati cilj. Ako je cilj ispunjen, indikator dobija vrednost 0, ako je premašen, vrednost 1, a ako ga nismo ostvarili, vrednost ‑1. Ove vrednosti kasnije mogu da se predstave i pomoću ikona ‑“semafora“ koje unutar kolone u izveštaju govore o statusu ostvarenog cilja.
Najpre, kreirajmo meru kojom se prati promet artikala:
Promet:=SUM([KOL])
Zatim je potrebno da odemo na Power Pivot traku alata, pa da u meniju KPI izaberemo opciju New KPI. U ovom meniju nalazi se i opcija Manage KPIs koju kasnije možemo da iskoristimo za izmenu podataka o indikatoru. Za sada, hajde da napravimo novi.
Nakon što smo pokrenuli ovu opciju, otvoriće se prozor za kreiranje KPI indikatora. Najpre je potrebno da izaberemo meru na osnovu koje pravimo KPI. To možemo da učinimo izborom neke od kreiranih mera u listi KPI base field (Value). Zatim biramo ciljnu vrednost. To može da bude neka druga mera (Measure) s kojom ćemo porediti, a to može da bude i fiksna vrednost (Fixed Value). U ovom primeru izabraćemo opciju da unesemo fiksnu vrednost i upisaćemo broj 300000. Na ovaj način odredili smo da želimo da pratimo promet, a da je ciljni promet 300000 novčanih jedinica.
S donje strane prozora nalazi se skala s prikazom zona ispunjenosti cilja. Pomeranjem slajdera na skali možemo da podesimo kada će cilj biti ispunjen, kada je premašen i kada smo podbacili. Takođe, možemo izabrati i nekoliko alternativnih načina praćenja ispunjenosti cilja, izborom neke od četiri dodatne skale. Pri dnu prozora nalaze se i skupovi ikona kojima možemo da podesimo način prikaza „semafora“. Excel podržava samo prvi skup ikona, tradicionalne „semafore“. Ostale ikone služe za prikaz na SharePoint izveštajima.
Nakon što smo napravili KPI, vratimo se na izveštaj i dodajmo u njega hijerarhijski prikaz koji smo ranije kreirali. U listi dimenzija videćemo i KPI, označen ikonom koja podseća na semafor. Klikom na Value biramo prikaz mere na osnovu koje smo napravili izveštaj, klikom na Goal prikazujemo ciljnu vrednost, a Status koristimo radi prikaza ikone „semafora“ koja nas obaveštava da li je cilj neostvaren, ostvaren ili premašen.
Slavko „Sam Le Chef“ Vujnović
