Office 2016 kao timski igrač

Microsoft Office više nije samo poslovni alat – to je sveobuhvatna platforma za saradnju pojedinaca i timova, koji obezbeđuje efikasan rad i razmenu podataka. To jest, ako ga koristite na pravi način…

Microsoft Office predstavlja vodeću platformu za poslovanje i koristi se u milionima kuća i kompanija širom sveta. Lansiranjem verzije 2016, Microsoft se ponadao da je stvorio proizvod koji će biti predvodnik, ili je možda bolji izraz rodonačelnik, nove ere u kolaboraciji, i to kako u kućnim, tako i u poslovnim uslovima. Više ga ne možemo zvati poslovnim alatom – danas je to sveobuhvatna platforma za saradnju između pojedinaca i grupa (timova) koji obezbeđuje efikasan rad i razmenu podataka. Aktuelna verzija donela je i neke nove alate za tu namenu, i upravo na te alate treba obratiti posebnu pažnju.

Komunikacija u centru pažnje

Ako je donedavno glavnom aplikacijom u ovom paketu smatran Word, danas je to bez sumnje Outlook. Bez komunikacije koja prolazi kroz njega praktično je nemoguće obaviti bilo kakav posao. A u gomili e‑mail‑ova često je veoma teško snaći se. Zato nova verzija ove aplikacije dolazi sa znatno poboljšanim sistemom pretrage, koji zahvaljujući automatskom filtriranju poruka pomaže da Inbox uvek bude pregledan.

Možda ne preterano atraktivna, ali veoma često korišćena stavka u Outlook‑u jesu prilozi uz poruke. U verziji 2016, prilozi iz najnovijih poruka smeštaju se u Outlook ribbon, čime se drastično olakšava njihovo dalje slanje. Ako su fajlovi smešteni u oblaku, a pre svega u OneDrive storage‑u, dozvoljeno je njihovo direktno deljenje umesto da se kopije šalju putem e‑mail‑a. Time je izbegnuto bespotrebno trošenje Internet resursa. Svako ko otvori fajl s linka u poruci može da bude siguran kako radi s najnovijom, aktuelnom verzijom dokumenta, čak i ako su na njemu pravljene izmene nakon slanja e‑mail‑a.

Office 365 grupe sada su postavljene u prvi plan, kroz Outlook 2016 ribbon, lokacije sa deljenim fajlovima, grupne kalendare, grupnu OneNote beležnicu… Ranije je ovim grupama bilo moguće pristupiti samo kroz Office 365 online, a ovaj nov način daleko je pogodniji jer potpuno integriše Microsoft‑ov sistem komunikacije, dokumenata i e‑mail‑ova.

Poslovni Skype

Skype for Busines u Microsoft Office 2016 paketu predstavlja zamenu za Lync i takođe se fokusira na kolaboraciju i zajednički rad. Po izgledu je sličan običnom Skype‑u, ali se više oslanja na interfejs s kontaktima kakav je bio u Lync‑u, nego na Skype kontakte.

Veliko unapređenje u odnosu na klasičan Skype jeste pristup korporativnim sadržajima i kontaktima, ali i mogućnost razmene poruka i poziva (audio i video). Pomenimo i mogućnost deljenja ekrana s kontaktima iz Skype for Business edicije, čak i kad oni u tom trenutku koriste klasičan Skype klijent.

Kaži mi, kaži…

Tell Me je opcija koja se pojavljuje u svakoj aplikaciji Office 2016 paketa. Kada se klikne na nju, otvoriće se naizgled obično polje za pretragu. Uz jednu razliku: možete postaviti pitanje na običnom engleskom jeziku i dobićete stavke koje daju precizan odgovor na njega.

Tehnologija koja stoji iza ovoga već neko vreme je dostupna u online verziji Office‑a, ali Microsoft je sada prvi put odlučio da je „spusti“ u klasično Office izdanje. Interesantno je da se među odgovorima neće prikazati samo Microsoft‑ovi izvori već i Wiki objašnjenja, definicije, kao i rezultati pretrage u Bing‑u.

Kalkulacije i analize

U verziji 2016 Microsoft Excel‑a, paketa koji u poslovnom okruženju ima posebnu ulogu, predstavljene su brojne nove funkcije koje se odnose na analitiku. Među njima su novi modeli grafikona, alat za predviđanje, 3D mapiranja, lakša interakcija sa Microsoft Power BI alatom…

Nova funkcija koja se odnosi na preuzimanje i transformaciju podataka omogućava da se informacije prikupljaju iz širokog spektra različitih eksternih izvora, kao što su Access, SQL ili Azure, kao i da se smeste na jednu lokaciju, kreiraju grafikoni, uradi analiza…

Alat za predviđanje bazira se na podacima koji u sebi imaju i vremensku komponentu. Ova opcija praktično jednim klikom obezbeđuje prikaz istorijskih podataka s jedne strane, i na osnovu njih, kreira predviđanje trendova u budućnosti, s druge. Na taj način izuzetno je jednostavno da se, na primer, u prodajnoj operativi na osnovu obične jednostavne tabele s rezultatima prodaje iz prethodnih meseci, dobije predviđanje za nastupajući period. Za ta predviđanja Microsoft Excel koristi Exponential Smoothing algoritam (ETS) koji predstavlja industrijski standard u ovoj oblasti.

3D Map funkcija u stvari je unapređen nekadašnji Power Map. Ranije je ova opcija predstavljala dodatak (add‑on) za Excel, ali pošto se pokazala kao veoma korisna, odlučeno je da u verziji 2016 bude sastavni deo osnovnog programa. Svrha 3D Map‑a je da iscrtava geografske podatke u formi mape, dajući mogućnost „zumiranja unutar podataka“, čime se dobija nov i moćan alat za analizu. Sa njom je moguće upoređivati podatke kao što su temperatura, količina padavina ili populacija u odabranom okruženju i u određenom vremenskom opsegu i sve to renderovano u trodimenzionalnom obliku. Ti podaci mogu da se povezuju i sa Bing mapama, kao i da se analizira njihovo kretanje i promena kroz vreme.

Grafički prikaz informacija obogaćen je sa šest novih grafikona, koji mogu da se prilagođavaju i personalizuju upotrebom standardnih Excel alata. Treemap grafikon daje hijerarhijski pogled na veliku količinu podataka, što drugi tipovi grafikona nisu u mogućnosti da prikažu, barem ne u nekom smislenom obliku. Podaci se u njemu „pakuju“ u obliku blokova, čime se lako uočavaju proporcije podataka bez obzira na njihovu količinu. Sunburst je veoma sličan Treemap grafikonu, a razlika je u tome što se podaci prikazuju u obliku višestrukih prstenova, pri čemu svaki prsten predstavlja jedan nivo hijerarhijskih podataka. I ovaj grafikon daje brz globalni pregled velike količine podataka.

Waterfall grafikon je pogodan za prikaz profita ili gubitka. Podaci koji se u njemu prikazuju mogu da imaju pozitivne ili negativne vrednosti koje će se prikazivati različitim bojama. Razlika u odnosu na obične Bar grafikone je u tome što se ovde fokus stavlja na promenu tokom vremena, a ne na trenutne vrednosti parametara. Box and Whisker grafikon napravljen je po ugledu na Waterfall, s tim što on prikazuje fluktuacije podataka. Vizuelna razlika je u tome što se Waterfall prikazuje u obliku blokova podataka, a Box and Whisker u vidu jednostavnih linija.

Histogram prikazuje frekvencije podataka u različitim opsezima. Ovaj grafikon je odličan izbor kada postoji potreba za prikazom broja prodatih proizvoda u različitim cenovnim rangovima. Pareto predstavlja varijaciju na temu Histogram‑a i uključuje još jedan parametar koji se prikazuje na grafikonu – kumulativni prikaz procenata.

Funkcija za ispis formula takođe je unapređena, što se naročito odnosi na uređaje sa ekranima osetljivim na dodir. Tu je dozvoljeno pisanje kompleksnih formula prstom po ekranu ili njihovo skiciranje mišem, što ima velikog uticaja na optimizaciju rada u odnosu na traženje formula po menijima.

Alat za brzu analizu umnogome pomaže i optimizuje posao, usmeravajući korisnika kako da koristi podatke u tabelama. Nakon što se obeleži grupa podataka, u donjem desnom uglu selekcije pojaviće se ikona ispod koje se krije pop‑up meni sa opcijama šta sve može da se uradi s tim podacima.

Smart Lookup je opcija koja pored Excel‑a postoji u skoro svim programima u okviru Office 2016 paketa. To je neka vrsta brzog objašnjenja odabranog ili obeleženog pojma. Kada se obeleži određeni pojam, desnim klikom miša i odabirom pomenute opcije u listi, otvoriće se novi panel koji će prikazati podatke o njemu iz Vikipedije, Oksfordskog rečnika, Bing‑a i Bing Snapshot‑a.

Za sve platforme

Office sada postoji za sve bitne platforme i operativne sisteme. Pored Windows‑a, može se pokrenuti i na iPad‑u, iPhone‑u, Android‑u i Mac‑u, pri čemu je međusobna kompatibilnost na mnogo višem nivou nego što je bila. Smeštanje podataka u cloud‑u obezbeđuje konzistentnost i nastavak rada na dokumentu sa svih pomenutih uređaja i platformi. Naravno, postoje i situacije u kojima tranzicija s jednog uređaja na drugi nije najbolja, pa se može desiti da se prilikom prikaza izgube pojedini elementi ili da nestane mogućnost izvršavanja određenih funkcija/analiza.

Zahvaljujući pomenutim funkcijama i potpunoj integraciji OneDrive cloud storage‑a praktično svi segmenti Office‑a su dobili upotrebljivije alate za kolaboraciju u odnosu na prethodne verzije. Ti alati su na sebe preuzeli brigu o mnogim tehničkim stvarima, ostavljajući korisniku prostor da se fokusira na ono što je najbitnije – proizvodnju sadržaja.

Branislav Bubanja

(Objavljeno u časopisu PC#231)