DaaS – za efikasnije i bezbednije čuvanje dokumenata

Količina papirnih poslovnih dokumenata u preduzećima raste iz dana u dan. Takva važna dokumentacija obično se arhivira po policama i u posebnim prostorijama, za šta su neretko zadužena čitava odeljenja zaposlenih. Takve prostorije potrebno je održavati i brinuti se o bezbednosti dokumentacije, a podaci tako postaju teško pretraživi i najčešće beskorisni, što može predstavljati veliki problem, pa se elektronsko čuvanje dokumentacije pokazuje kao neophodno rešenje.

Dobra alternativa tradicionalnom načinu arhiviranja podataka svakako je arhiviranje u cloud‑u. Ovaj vid arhiviranja podrazumeva korišćenje poslovne aplikacije koja korisnicima omogućava bezbedno čuvanje podataka, laku pretragu i trenutni pristup željenim podacima, sa bilo kog uređaja i u bilo koje vreme, uz odgovarajuće kredencijale.

Digitalna arhiva kao servis

COMING‑ov servis DaaS (Digital Archive as a Service) pokrenut je kao odgovor na rastuće potrebe domaćeg tržišta za jednim kompletnim, jednostavnim i funkcionalnim rešenjem za arhiviranje podataka. Implementacijom aplikacije obezbeđujete programsko rešenje koje služi za arhiviranje poslovne dokumentacije. Ovo savremeno tehnološko rešenje vremenom će rasti i razvijati se sa vašim poslovanjem. To je dugoročna investicija u iskorišćenje vašeg radnog vremena, koja će se u narednom periodu svakako isplatiti.

Funkcionalnost DaaS rešenja moguće je postići kroz:

• administraciju strukture kreiranjem foldera i potfoldera i manipulacijom atributima;
• skeniranje dokumenata;
• učitavanje dokumenata;
• digitalno potpisivanje dokumenata;
• osnovno/napredno korišćenje atributa za opis dokumenata;
• brzu pretragu arhive;

Servis omogućava:

• centralizaciju podataka – svi podaci su na COMING Cloud infrastrukturi;
• mobilnost poslovanja – rešenju je moguće pristupiti sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme i sa bilo kog uređaja;
• visok nivo zaštite poslovnih podataka;
• konstantnu podršku našeg tima.

Ponuda se naplaćuje kao usluga na mesečnom nivou. Troškovi korišćenja rešenja u cloud‑u uvek su precizni iznosi koje možete da planirate, što znači da sa COMING Cloud rešenjem nema neplaniranih troškova. Troškovi se povećavaju ili smanjuju u zavisnosti od broja korisnika rešenja, tj. broja licenci koje su u upotrebi, ali njih je moguće planirati. Ponuda uključuje:

• potrebne serverske kapacitete;
• SQL bazu;
• potrebne storidž kapacitete;
• održavanje infrastrukture;
• nivo podrške definisan ugovorom;
• uslugu skeniranja i arhiviranja dokumenata.

Odabirom uređaja na mreži započinje proces skeniranja dokumenata. Po završetku skeniranja, korisnici dobijaju mogućnost da dokumentima dodele opisne atribute koji će olakšati njihovu klasifikaciju, kao i da ih digitalno potpišu. Pored unapred definisanih opisnih atributa, moguće je definisati i nove tipove atributa. Servis omogućava korisnicima da svoj prostor za skladištenje organizuju u strukturu foldera/kategorija. Arhivirani dokumenti mogu biti pregledani, preuzeti ili iskorišćeni za izradu novih verzija dokumenata. Dokumenti u elektronskom obliku mogu biti učitani sa fajl‑sistema i njima se može manipulisati na isti način.

Prednosti čuvanja dokumenata u cloud‑u

Uz savete i jasno definisanu strukturu, aplikacija vodi korisnike kroz procedure. Kompletan korisnički interfejs razvijen je tako da svaki korisnik može formirati i koristiti svoju digitalnu arhivu u svega par koraka i bez prethodne obuke. Pouzdanost sistema, u smislu sprečavanja zloupotrebe podataka, reflektuje se kroz čuvanje informacija o korisniku koji arhivira novi dokument ili vrši bilo kakvu izmenu u nekom dokumentu. Koncept čuvanja dokumenata u cloud‑u doveo je do značajnog unapređenja nivoa bezbednosti podataka. Pored toga, upotreba cloud‑a eliminiše potrebu za obezbeđivanjem bilo kakvog prostora, od fizičkog do prostora na diskovima ili bilo kojoj drugoj vrsti medija za arhiviranje. U COMING Cloud‑u postiže se i do 99,99% dostupnosti servisa. Time se značajno smanjuju troškovi održavanja kontinuiteta poslovanja, kao i operativni troškovi za korišćenje, obezbeđenje i redovno održavanje servisa.

Prednost ovog servisa, uz već nabrojane, jeste i njegova dostupnost sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme, uz adekvatne kredencijale. Tako se obezbeđuje fleksibilna komunikacija i povećava mobilnost poslovanja, što su preduslovi za opstanak na tržištu današnjice. Sa ovakvim rešenjem u COMING Cloud‑u dobijate sve potrebne komponente o kojima za vas brine naš stručni tim, obezbeđujući vam komforan rad bez zastoja i gubitka poslovnih podataka. Za korišćenje usluge neophodni su vam jedino pristupni uređaj (računar, tablet, telefon) i odgovarajuća internet konekcija.

Bitna karakteristika ovog servisa je efikasno pretraživanje dokumenata. Aplikacija prepoznaje potrebu i značaj brze pretrage dokumenata. Implementirana je tako da inicijalno prikazuje listu od deset najnovijih dokumenata dodatih u arhivu. Dodatno, korisnici imaju mogućnost pronalaženja dokumenata na osnovu kreiranih foldera i/ili potfoldera, kao i na osnovu atributa dodeljenih dokumentima, čime se postiže značajna ušteda vremena.

Pojačana bezbednost podataka

Digitalni potpis je vitalna funkcija ovog servisa i ono što ga razlikuje od ostalih sistema za arhiviranje dokumenata. Digitalni potpis potvrđuje autentičnost sadržaja poruke i garantuje identitet potpisnika dokumenta. Uz to, kroz uloge, tj. naloge u sistemu postiže se dodatna bezbednost podataka. U okviru jedne kompanije nalog se dodeljuje administratoru, koji potom može da dodeljuje naloge zaposlenima u svom okruženju, kao i da im uvodi restrikcije, u smislu pretrage, izmene i arhiviranja podataka. Korisnik koji ima ovu ulogu u sistemu jedini ima mogućnost brisanja dokumenata, kao i kreiranja strukture foldera/kategorija i definisanja novih tipova atributa. Korisnici kojima pripadaju ostale uloge mogu samo da obavljaju osnovne operacije nad dokumentima.

U eri u kojoj svaki segment poslovanja može biti unapređen korišćenjem informacionih tehnologija koje se oslanjaju na resurse u oblaku, javlja se potreba za efikasnijim i bezbednijim načinom čuvanja dokumenata. Digitalizacija arhiva predstavlja ključ za uspešno funkcionisanje jedne kompanije. Potpuna digitalizacija svakako znači i potpunu automatizaciju poslovnih procesa, sa ciljem postizanja modela poslovanja koji su u korak sa vremenom i zahtevima tržišta.

Ivan Simonović