eSekretarica – ugovaranje i zadovoljstvo u istoj rečenici

Svako od nas se, u zavisnosti od pozicije u firmi, više ili manje često u redovnom poslu sreće s procesom ugovaranja poslova. Većina nas u firmama (osim pravnika, generalnog i finansijskog direktora) na same ugovore gleda kao na nužnu prepreku koja jedina još stoji na putu do realizacije posla.

Kako advokati vole da kažu, ugovorom rešavamo uslove razvoda dok smo u ljubavi… Jer, kada jedna ili obe strane ne dobiju šta su očekivale, svi odreda u firmi (ne samo pravnici, generalni i finansijski) odmah će pitati: „A šta piše u ugovoru?”

I evo nas, sedimo ispred svog e-mail klijenta i gledamo Word tekst ugovora poslatog na nekoliko adresa ključnih ljudi i sektora koji treba da daju svoje komentare na predlog druge strane… Ako je usud pao na nas da smo u direktnom kontaktu s dobavljačem ili kupcem, mnogo puta viđen scenario nam se već odvija pred očima: daćemo par dana kolegama da odgovore, onda pretragom kroz e-mail-ove, kad nađemo vreme od drugih poslova, proveriti ko je sve odgovorio, zatim u par navrata pogurati nemarne i stvarno zauzete i sačekati da svi odgovore, integrisati sve komentare kolega u jedan dokument, poslati ga drugoj ugovornoj strani, brinuti da li su i oni odgovorili, zatim kad njihovi pravnici odgovore i napune Word komentarima, pokrećemo nanovo još jedan interni ciklus da vidimo šta na to mi kažemo. Pa, sve ispočetka. Na kraju ćemo poslati završni tekst na odobrenje, odštampati ga, proći još kroz tunele obostranog potpisivanja i slanja, do konačnog arhiviranja potpisane kopije u sistem. I tad konačno kreće realizacija… Sa svojim izazovima.

U manjim firmama ovo, razume se, nije preveliki problem. Međutim, u većim firmama sam bukvalno doživeo da mi po`slovni partneri kažu: „Molim te samo nemoj da potpisujemo nov ugovor, to se neće kod nas završiti mesecima!”

Kad generalni zove da pita dokle je stigao neki važan ugovor, treba pola firme dignuti na noge da se utvrdi koga još čekamo da pogleda i odobri ugovor.

Da li je moguće da u doba sveopšte „digitalne transformacije” baš na ovakav način moramo da operativno realizujemo preispitivanje i odobravanje ugovora, koje se nalazi na listi ključnih procesa u svakoj firmi?

Cena?

Mada o tome malo ko stigne da razmišlja, ovakav način rada pravi ozbiljne troškove koji se nikada neće pojaviti na bilansu uspeha (bezbedno su skriveni u stavci Troškovi zarada). Malo ko svesno i spremno plaća ključne zaposlene da veliko vreme troše na manuelne potrage i pretrage.

Ako ugovor prosečno preispituje više od tri sektora, bezbedno je (da ne kažem vrlo konzervativno) da se računa da se samo na potragu za informacijama kroz e-mail-ove, agregiranje komentara i jurenje učesnika izgubi minimum dva sata po ugovoru. Godišnji broj ugovora × 2h × prosečna bruto cena radnog sata ključnih ljudi u firmi je za veće firme vrlo ozbiljna stavka, jer to vreme ključnih ljudi može produktivnije da se iskoristi. O ceni rizika da li se potpisuje prava, poslednja verzija, izbegavanja odgovornosti zbog netransparentnosti i izazova u procesu, teškoća da se osigura u praksi da su zaista bili uključeni svi potrebni sektori i ispoštovana procedura, propuštanja da se obračunaju nagrade za ugovorne performanse ili penali za kašnjenje jer je zaduženi kolega zaboravio ili nije više u firmi, kao i brojnim anegdotama iz prakse, mogle bi da se napišu knjige.

Šta bi bilo kad bi bilo?

Da zamislimo sada malo drugačiji scenario…

U inbox-u gledam e-mail dobavljača u kome mi je po dogovoru dostavio njihov standardni predlog ugovora s prilozima na moj zahtev. Otvaram Web aplikaciju, odlazim na formu za novi zahtev, biram tip ugovora, biram drugu stranu iz baze partnera, unosim ostale važne metapodatke, prilažem primljene dokumente i pokrećem proces.

Pošto su prema tipu ugovora već predefinisani obavezni sektori, softver je već poslao svima notifikaciju, moje je bilo samo da dodam par ljudi potrebnih za ovu konkretnu nabavku. Na centralnoj kontrolnoj tabli vidim u svakom trenutku koga čekam da završi posao za moje ugovore. Svi učesnici mogu da otvore dokument u isto vreme, jer se nalazi na SharePoint platformi koja podržava zajednički rad na Word dokumentu. Komentari mojih kolega već se nalaze u dokumentu koji stoji na serveru, nema agregiranja. Aplikacija me sama obaveštava da su svi učesnici završili posao, mogu lako da izvezem drugoj strani i uvezem komentarisan dokument.

Po potrebi, pokrećem nove cikluse preispitivanja. Sve moje kolege lako mogu da vide svoje obaveze na centralnoj tabli, dobiće i podsetnik ako predugo ignorišu zadatak.

Kada se konačno usaglasimo interno i s drugom stranom, završavam preispitivanje, štampam ugovor na potpis i jednim klikom prelazim u modul za realizaciju ugovora. Svi poznati podaci su već popunjeni, ostaje da unesem nekoliko novih. Mogu lako da ispratim gde je papirna kopija ugovora dok još traje međusobno potpisivanje, nakon čega će moje koleginice iz administracije priložiti skeniranu kopiju da argumentacija bude pri ruci.

Dok unosim datum isteka ugovora, razmišljam o tome da ću automatski dobiti podsetnik dovoljno ranije da blagovremeno donesemo odluku da li da obnovimo ugovor ili ne. Dodajem datume i aktivnosti važne za praćenje izvršenja ugovora – dogovorili smo se da svakih šest meseci u naredne dve godine napravimo presek prometa i dobavljač nam je obećao progresivan količinski popust ako ispunimo ugovorene kvote.

Sutradan me zove generalni da me pita šta je s njegovim važnim ugovorom za drugu firmu Važan dobavljač d.o.o, dugo je trajao proces nabavke a čekamo taj materijal da bi se konačno krenulo s proizvodnjom za Važnog kupca GmbH.

Zamolim ga da sačeka samo sekund dok je na liniji. Otvorim aplikaciju, ukucam Važan dobavljač, pogledam i kažem mu da ugovor stoji u sektoru kvaliteta već sedam dana, da su svi ostali odgovorili i odobrili tekst. Odmičem slušalicu dok slušam gromoglasno: „Hvala!!!” i zvuk treska slušalice i pomislim da je jako dobro što danas nisam rukovodilac sektora za kvalitet… Dok se vraćam u mislima na dalje obaveze, stiže mi e-mail notifikacija da je sektor za kvalitet odobrio tekst ugovora za firmu Važan dobavljač d.o.o.

Digitalizacija sa analognim elementima

Nakon šest meseci javljam se dobavljaču da napravimo presek. Dobavljač primećuje da ranijih godina nismo bili tako ažurni u zahtevima da se obračunaju ugovorne premije za performanse… Sarađujemo godinama i odlučujem da mu kažem da smo nabavili softver za praćenje realizacije ugovora i da je cela firma mnogo efikasnija i efektivnija na tom polju. Ako ništa drugo, lepo je makar znati da postoji rešenje, čujem s druge strane.

Postoji rešenje… Prenem se. Gledam u inbox sa e-mail-om poslatim na nekoliko sektora… San?

Za mnoge firme, nažalost, još uvek. Za ostale, eSekretarica je java (mada je pisana u C#). Domaći, po nekoliko bitnih stavki jedinstven proizvod, čak i na inostranom tržištu. Doduše, na stranoj, sveprisutnoj SharePoint platformi. Kao i svaka sjajna sekretarica, sve ono što ne morate da uradite vi, uradiće ona…

Autor: Bojan Miljković, Extreme

Korisna adresa: Extreme