Office Delve – Nov način komunikacije
Poslovno okruženje je riznica informacija, znanja i sadržaja koji nisu dostupni svima. Office Delve namerava da to promeni.
Raditi uz pomoć kompjutera na uobičajen način više nije dovoljno. E‑mail nam je zatrpan spamom, Internom korespondencijom i hitnim zahtevima, tako da ga sve češće isključujemo da bismo se koncentrisali na trenutni zadatak. Razmena dokumenata i kolaboracija među kolegama postala je lakša uz (nedovoljno rasprostranjen) cloud, ali pretraga obimne arhive nije laka. Zato se sve više pažnje poklanja načinima da se interna komunikacija, kolaboracija i pretraga učine lakšim i bržim. Kroz Office 365 sistem, Microsoft odgovara na zahteve modernog službenika nudeći mu niz servisa: Sway za drugačije predstavljanje informacija, Yammer za bržu komunikaciju unutar kompanije, a sada i Office Delve…
Šta je Delve?
Iza neobičnog imena krije se alat koji će pokušati da korisnicima olakša pronalaženje informacija relevantnih za njihov posao. Delve to radi tako što prikuplja podatke iz aplikacija kao što su Outlook, Yammer, SharePoint i druge da bi objedinio informacije o dokumentima, odnosima između korisnika, kao i druge relevantne sadržaje, za svakog pojedinačnog korisnika. Delve je deo Office 365 paketa, a zasnovan je na Office Graph tehnologiji koja primenjuje mašinsko učenje da bi mapirala veze između ljudi, sadržaja i interakcija, unutar Office 365 sistema. To omogućava da novi servis proaktivno prikazuje informacije relevantne za određenog korisnika, na osnovu toga s kojim ljudima u organizaciji sarađuje i na kojim projektima je aktivan.
Kompanije sve više shvataju da je otvorena i transparentna razmena informacija od suštinskog značaja za brže donošenje odluka i dinamičniji razvoj. Delve to omogućava tako što objedinjuje informacije kojima raspolažu pojedinci unutar organizacije i olakšava svima da svoje aktivnosti zasnuju na dostignućima i ekspertizi drugih, iskusnijih kolega.
Kroz Delve je moguće dosta saznati o kolegama pre sastanka, brže započeti rad na novom projektu ili „samo“ biti u toku s najnovijim dešavanjima unutar tima. Sve ove informacije Delve korisnicima daje proaktivno, na osnovu informacija koje prikuplja iz povezanih aplikacija, i tako štedi vreme koje se obično troši na pretraživanje u bazi od više hiljada e‑mail poruka ili kroz desetine foldera punih dokumenata. Delve otklanja i potrebu da sačekate da vam kolega pošalje bitan dokument – sve što postoji u Office 365 sistemu moći ćete da nađete brzo i odmah nastavite rad.
Moderan interfejs napravljen je tako da istakne najbitniji sadržaj i učini ga brzo dostupnim. Sve informacije prikazane su u formi kartica, a na prvi pogled liči na popularnu društvenu mrežu Pinterest. I sam Delve ima društvene elemente – svaka kartica može da se lajkuje i komentariše. Pored toga, kartice su u potpunosti interaktivne – u zavisnosti od toga koji je tip dokumenta, odnosno fajla, podeljen kroz karticu, klikom na nju otvara se pripadajuća Office 365 aplikacija, tako da je brzo moguće nastaviti rad, bez napuštanja cloud okruženja.
Snaga pretrage
Office Graph samostalno uči šta je sve važno, koje su osobe uključene u projekat, kao i podaci o svakom članu organizacije. Na osnovu tih saznanja, Delve proaktivno uvlači sav sadržaj iz Office 365 okruženja u jedinstven pregled, čime se omogućava pretraga svih bitnih podataka s jednog mesta, odnosno nema više šetanja između više aplikacija u potrazi za fajlom bez kog ne možete dalje. Tako će se na jednom mestu naći podaci iz SharePoint online sajtova i OneDrive for Business cloud storage‑a, kao i sadržaji iz Office 365 Video portala.
I Yammer je integrisan – videće se linkovi koji su deljeni putem njega, a uskoro će biti moguće i direktno kroz Delve nastaviti Yammer diskusije. Pored svega toga, Delve prikazuje i fajlove prikačene uz e‑mail poruke kako biste imali pristup svim bitnim informacijama gde god da su smeštene i bez potrebe da pamtite gde ste šta prethodnih dana sačuvali.
Bitno je istaći i da Delve ne menja prava pristupa informacijama u vašem Office 365 okruženju – svaki član tima videće samo one informacije kojima je i pre upotrebe Delve‑a imao pristup. Korisnici, naravno, ne vide privatne aktivnosti drugih saradnika, poput toga koje su dokumente čitali, e‑mail‑ove primili ili poslali, odnosno Skype for Business razgovore u kojima su učestvovali.
Kuda dalje
Samo za šest meseci primene u okviru Office 365 sistema, Office Graph mapirao je više od šest milijardi akcija i interakcija, što pokazuje da postoji ogroman rezervoar konekcija koje nisu bile iskorišćene. Kako bude nastavljao da analizira odnose i pruža uvide u relevantne informacije i sadržaje, može se očekivati da Office Graph omogući i da se ode koji korak dalje od pretrage i pronalaženja informacija. Njegova snaga, kao i mogućnost učenja, omogućiće nastanak različitih inteligentnih alata i novih načina za kolaboraciju kako bi pojedinci, timovi i cele organizacije postigle više sa onim što već imaju. S druge strane, pored internih informacija, bitno je omogućiti i proširivanje van zatvorenog sistema. Office Graph nastaviće razvoj u tom smeru, a bitan korak za to biće API alati kojima će zainteresovani programeri i Microsoft‑ovi partneri moći da povežu svoje aplikacije i tako Office Delve učine još moćnijim alatom za produktivnost na radnom mestu.
Neće svi Office 365 korisnici moći da rade s Delve‑om – ovaj alat deo je Office 365 Enterprise E1‑E4 pretplata (i odgovarajućih A2‑A4, odnosno G1‑G4 pretplata za akademske i državne organe). Pored toga, Delve će biti deo Office 365 Business Essentials i Business Premium pretplatničkih paketa. Postojeći korisnici navedenih paketa ne moraju da se posebno prijavljuju za Delve – biće im automatski aktiviran istovremeno kad bude dostupan i novim pretplatnicima pojedinih paketa. Ne sumnjamo da će se Office Delve pokazati korisnim, i to ne samo u velikim organizacijama, a s većim brojem redovnih korisnika videćemo koliki je realni domet ovog alata, kao i koje bi dodatne mogućnosti korisnici želeli da vide.
Marko Herman
(Objavljeno u časopisu PC#220)
