Dobar backup čuva vaše podatke na sigurnom mestu
Podataka je sve više, a njihov značaj za naše poslovanje, pa i naš život, postaje sve veći. Kako, u haosu informacija rasutih po raznim medijima i uređajima, garantovati bezbednost makar onoga što je ključno za firmu? Kako sačuvati porodične fotografije, kućne filmove i važne dokumente? Da li je rešenje tamo negde… u cloud‑u?
Da li napravite backup pošto po stoti put pročitate da nije pitanje da li će vaš disk otkazati nego kada će otkazati? Kada vas neko ili nešto „natera“ da napravite backup, urađen je dobar posao ali time ništa zapravo nije rešeno. Doduše, jedan backup je bolji nego nijedan, ali gledano na duži rok, vama nije potreban backup, već procedura kojom će se taj backup praviti redovno, bez vašeg truda, i gde će ta kopija biti dovoljna za oporavak svega što je bitno posle eventualne katastrofe. To važi za kućne korisnike, a pogotovu važi za firme, uz naglasak na drugi deo rečenice. Svaka firma (valjda) ima neku proceduru kojom se pravi backup, ali se mnogo puta pokazalo da ta rezervna kopija nije dovoljna da se stvari dovedu u red. Na njoj nema nekih važnih podataka, pre svega zato što ih niko u pravo vreme nije identifikovao kao važne.
Gde se kriju podaci
Podaci su rasuti svuda po vašem računaru – čak i ako dokumente uredno stavljate u folder Documents a slike u Pictures, razne važne stvari se automatski upisuju na mesta za koja prosečan korisnik ne zna ni da postoje. Očit primer je elektronska pošta koja se nalazi u PST fajlu zakopanom negde duboko ispod foldera c:\users. U susednom folderu su favoriti iz vašeg Internet Explorer‑a, programi smeštaju parametre svog rada u registry bazu, u svoj sopstveni folder ispod Program Files ili opet negde u c:\users… Svi ti podaci možda nisu od suštinskog značaja, ali se ipak neprijatno osećate kada ih izgubite pa morate da potrošite sate da ponovo sve konfigurišete.
Kako da znate da ste sačuvali sve što vam je potrebno? Postoji samo jedan siguran način – kada prelazite na novi računar, nemojte kopirati podatke na njega sa starog PC‑ja, nego sa backup‑a. Zatim nastavite redovan rad na novom PC‑ju, pa kad vam nešto zafali, prekopirajte to sa starog računara, ali i prepravite proceduru za backup tako da se taj (kako se ispostavilo važan) podatak čuva. Kad posle nekog vremena primetite da više ništa ne nedostaje, možete da rashodujete stari računar, sigurni da vam je procedura za backup postala preciznija. Ne zaboravite da napravite i backup te liste za backup.
Ne prelazi se baš svakoga dana na novi PC, tako da opisanu proceduru nije lako primeniti, a opet je ona neophodna. Jeftinija verzija je da napravite „sliku“ kompletnog diska koristeći program kao što je Acronis True Image, pa da tu kopiju (ili, još bolje, dve kopije) negde bezbedno uskladištite. Tako ste sigurni da ćete u slučaju totalne havarije prilično brzo dovesti sistem u radno stanje, a posle ćete s dnevnog backup‑a vratiti tekuće dokumente i poruke. Kreiranje slike diska ćete ponavljati povremeno, kad imate vremena i raspoloženja za to, a u međuvremenu vam je potreban redovan dnevni backup o kome nećete morati mnogo da razmišljate.
File History na delu
Za dnevni backup preporučujemo File History alatku koja je od verzije 8 sastavni deo Windows‑a. To je sjajan program od koga mnogi odustanu jer upotreba nije baš jednostavna. Potreban je, pre svega, neki uređaj van vašeg računara na koji će se podaci kopirati – to je obično eksterni USB disk ili neki deljeni folder na mreži. File History će, kada ga aktivirate, u pozadini povremeno kopirati važne fajlove na tu pomoćnu lokaciju, čuvajući čak i stare verzije datoteka, u skladu s prostorom za rad koji ste mu dodelili. Ako pomoćna lokacija u nekom trenutku nije dostupna (recimo, odnesete notebook računar od kuće, tako da on više nije u mreži), File History se neće buniti – strpljivo će čekati da ponovo „ugleda“ uređaj za backup i nastaviti svoj posao.
Sve to lepo zvuči, ali korisnike obično namuči ono „važne fajlove“ – File History će kopirati Documents, Music, Pictures, Videos i druge foldere koje Microsoft smatra važnim, ali da biste tome dodali neki folder koji vi smatrate važnim, potrebno je nekoliko ne baš očiglednih koraka. Koriste se biblioteke (Libraries), još jedna zgodna opcija Windows‑a za koju je malo ko čuo.
Otvorite Libraries folder (možete da kliknete na Start taster pa otkucate Libraries) a onda kreirajte novu biblioteku prigodnog imena. Zatim uđite u nju, pa među Library Tools izaberite Manage, zatim kliknite na Manage Library i najzad na Add. Dodajte, jedan po jedan, foldere čiji sadržaj želite da čuvate, a zatim pređite u Control Panel / File History pa proverite da li tamo piše da se kopiraju Libraries, Desktop, Contacts, and Favorites. Ako je tako, pričekajte neko vreme i proverite da li se u backup kopira i sadržaj foldera koje sto uključili u novi Library.
Pregled foldera koje File History snima otkriće fajlove čudnih imena, ali ne treba da brinete – stvar je u tome što su uz ime fajla upisani i podaci o tome koja je verzija snimljena i kada. Primenom opcije Restore vratićete fajl pod originalnim imenom, a ako nekad žurite, možete prosto da ga prekopirate sa odredišta i preimenujete – to je velika snaga ovog programa u odnosu na alate koji skupljaju sve fajlove u neku ogromnu arhivu iz koje samo oni mogu da ih izvuku. Mana je veće zauzeće prostora na backup disku i njegova veća fragmentacija, ali ko još o tome razmišlja…
Server i radne stanice
Pitanje backup‑a u firmi je znatno kompleksnije – mnogo računara raznih konfiguracija, mnogo ljudi raznih navika i opasnosti koje dolaze s raznih strana. Svaka iole veća firma danas ima server, i backup tog servera je obično dobro organizovan. Pokazuje se da je na taj način bezbedan samo deo podataka – ma koliko se trudili, teško ćete naterati ljude da podatke ne snimaju lokalno. Pre svega, kada kliknu na Save, Word im nudi lokalni Documents folder – ko da se muči i traži neki drugi?
Za divno čudo, lokacija Documents (ili bilo kog drugog) sistemskog foldera može sasvim lako da se promeni. Otvorite Computer, kliknite desnim tasterom na (recimo) Documents, izaberite Properties, pa onda Location i najzad Move. Na taj način možete da preusmerite podrazumevani folder na neku zgodnu lokaciju na serveru, što dobro funkcioniše za desktop računare. No, kada korisnik notebook‑a prvi put ponese svoju mašinu na put, na teren ili prosto kući, i kad primeti da je fajl na kome treba da radi ostao na serveru, potrudiće se da ubuduće snima sve na radnu stanicu. Ili još gore, praviće kopije foldera na oba mesta, pa jednom editovati jedno, drugi put drugo, brisati izmene koje su kolege napravile „pregazivši“ fajl na serveru lokalnim fajlom…
Neki administratori se zato odlučuju da deo fajlova koji nisu bitni za grupni rad ostave na radnim stanicama, uz backup korišćenjem File History aplikacije. Na taj način se živi u nekoj vrsti organizovanog haosa – bezbroj fajlova na bezbroj mesta, ali izvesna bezbednost postoji. Problem nastaje kod grupnog rada na istim fajlovima, za šta je potrebna minimalna disciplina koju često nije lako postići.
Sve je u pošti
Poseban problem je e‑mail. Za malu firmu e‑mail je beskrajni repozitorijum svega i svačega. Jeste, razni fajlovi se snimaju i na diskovima, ali to može slobodno i da se izgubi, jer „neko ga ima negde u e‑mail‑u“. Treba ga samo pronaći. Arhive s elektronskom poštom na lokalnim računarima rastu u beskraj, sve ih je teže pretraživati a još teže sačuvati. Microsoft Outlook u takvom scenariju poštu smešta u jedan PST fajl koji začas dostigne 5, 10 ili više gigabajta. U toj tački ga je komplikovano backup‑ovati – čim stigne jedna nova poruka PST se promenio, pa ponovo treba kopirati svih 5 GB preko sirote mreže, na siroti serverov disk. A gubitak PST fajla je ravan katastrofi. Kontakti, poruke, dogovori, formulari… sve je bilo u e‑mail‑u i sada je sve izgubljeno!
Preporučeno rešenje je da na serveru instalirate Microsoft Exchange – nije ga baš jednostavno konfigurisati, ali kada jednom to prebrinete, sve poslate i primljene poruke su na istom mestu, lako se čuvaju i pretražuju, duplikati ne zauzimaju previše prostora, a korisnici na radnim stanicama imaju utisak da je i dalje sve kod njih. Čak i laptopi mogu da „ponesu sa sobom“ novije poruke (Cached Exchange Mode), uz automatsko očuvanje konzistencije.
Ako nema uslova za instalaciju Exchange‑a, ostaje tradicionalno rešenje – e‑mail stoji kod provajdera, pa se POP ili IMAP protokolom prenosi na lokalni računar gde se čuva u PST fajlu. Ako iz nekog razloga PST fajl strada, uvek se poruke mogu ponovo preuzeti od provajdera – prenos će malo (duže) potrajati i nećete znati na koju ste poruku odgovorili a na koju niste, ali primljene poruke neće biti izgubljene. Poslate poruke su već druga priča – neki provajderi (recimo Gmail) čuvaju i njih, ali kod većine provajdera poruka „ode u svet“ a da se ne sačuva nikakav trag o njoj na serveru.
O tome treba da razmislite ako se uzdate u kopiju kompletne pošte kod provajdera, a uzgred se i zapitajte da li će on dopustiti da na njegovom disku stoji 50 gigabajta vaše pošte od pre tri godine; jeste, često piše da imate „neograničen“ e‑mail, ali vas posle iznenade „molbom“ da količinu podataka držite u razumnim okvirima. Kod drugih je sve u startu jasno – ako domen host‑uje Gmail, na raspolaganju vam je 15 GB, za 100 GB doplaćujete dvadesetak dolara godišnje, za terabajt stotinak… nije previše za sigurnost poruka u Google cloud‑u.
Backup u cloud
Ako ste već zaključili da je vaš e‑mail najsigurniji u cloud‑u, zašto taj zaključak ne biste proširili i na ostale podatke? Backup u cloud‑u je siguran, ali ga nije lako tamo „popeti“. Sve zavisi od toga koliko podataka imate – uz dobar link lako ćete se nositi s gigabajtima, ali ako imate terabajte podataka koji se često menjaju…
S druge strane, podaci će svakodnevno i tako putovati Internetom – nebezbedno je da se backup nalazi na mestu gde i podaci, potrebna je (barem) još jedna udaljena lokacija, a teško da ćete nositi diskove s podacima automobilom. Ako već prenosite informacije preko Interneta, onda je bolje da oni barem budu u bezbednosti nekog Microsoft‑ovog, Google‑ovog ili Amazon‑ovog data centra; tamo valjda znaju šta je bezbednost. Cena nije preveliki problem, pošto uz Office 365 pretplatu imate terabajt prostora na OneDrive‑u, a i kod drugih provajdera sličan kapacitet ćete naći pod povoljnim uslovima. Možete da podesite radne stanice tako da podatke odmah snimaju u cloud, pa će zaposlenima sve biti pristupačno gde god da se nađu, sve dok imaju pristup Internetu.
A mane ovog rešenja? Da stavimo na stranu pitanje privatnosti – pomirili ste se da vaši dragoceni podaci stoje na ko zna čijim diskovima – ali koliko ste zapravo sigurni da neki ozbiljan data centar ne može da izgubi podatke? Valjda barem oni rade ozbiljan backup, zar ne? Ali vam sve to znanje neće pomoći ako podaci jednog dana nestanu, a na telefon službe podrške se javlja robot koji ponavlja da je „vaš poziv veoma značajan za nas“. Ne znamo za slučaj takvog gubitka podataka, ali znamo za više slučajeva kada je ljudima Gmail nalog bio nedostupan jer su navodno „prekršili član X.Y.Z“ onog ugovora koji niko na svetu nije pročitao, a na koji svi kažu Next / Next / I Agree. Pa se vi posle objasnite s robotom, a dok se ne objasnite poruka jednostavno nema. Ne možete podatke da držite samo u cloud‑u; kopija mora da postoji i kod vas.
Dobitna kombinacija je dobar lokalni backup i kopija u cloud‑u. Uz uslov da se povremeno pravi „proba katastrofe“ pa da se sa backup‑a podigne (rezervna) mreža i proveri da li ona može da zameni originalnu. To je, kažete, skupo? Jeste, bezbedni podaci su skupi. Jedino što je skuplje od njih su nebezbedni podaci.
