BIZIT 2024: Specifičnosti i rizici pri implementaciji ERP sistema

U prošlosti, većina firmi je imala u svom sastavu organizacionu jedinicu kojoj je bio zadatak da izrađuje softver i razvija informacioni sistem za konkretno preduzeće. Već u poslednjim decenijama prošlog veka od te prakse se odustalo i danas se taj zadatak poverava specijalizovanim firmama. Uz to, na tržištu postoje generički softverski sistemi koji se, uz minimalne adaptacije, mogu implementirati u najveći broj preduzeća. Oni mogu da se kupe, ili češće iznajme, uz ugovorenu periodičnu naknadu.

Nova era poslovanja zahteva znatno više od proste evidencije promena. Neophodno je integrisati sve interne sisteme i poslovne procese. Integrisani softverski sistem ERP (Enterprise Resource Planning) predstavlja skup informacionih podsistema i aplikacija, kojima se pokriva kompletan proces upravljanja informacijama i svim radnim tokovima jednog preduzeća.

Poslovni informacioni sistem, bilo da se implementira kao gotovo softversko rešenje, ili da se gradi ”po meri” naručioca, danas se razvija uz pomoć spoljnih saradnika – softverskih kuća. Ovaj proces traje od par meseci do par godina i predstavlja ozbiljnu finansijsku stavku u budžetu preduzeća – naručioca. Međutim, mnogi su faktori koji dovode do problema tokom implementacije, kako na strani naručioca, tako i na strani implementatora. U nastavku teksta, izloženi su karakteristični problemi i neka praktična iskustva.

Specifičnosti Implementacije ERP SISTEMA

Najčesće iza želje da se uvede ERP stoje nerealna očekivanja da će se ulaganjem u ERP poslovanje krenuti putem uspeha i dugoročnog prosperiteta. Ovakva očekivanja su daleko od realnosti i mogu doneti samo razočaranje. ERP je alat, koji kao i svaki drugi alat, možete da koristite namenski, dobro i nenamenski, loše. Aktuelna praksa je dovela do pojave novih problema između firme – naručioca i firme – implementatora ERP sistema, od kojih, na žalost, neki završavaju i na sudu.

Uvođenje ERP-a nije ni najmanje jednostavan proces. Mnoge velike kompanije umalo nisu propale uvodeći ERP. Potrebno je maksimalno se osigurati da do neuspeha u uvođenju ERP-a ne dođe usled nedovoljnog broja ljudi ili nepripremljenosti i otpora koji će pružiti zaposleni.

Za upravljanje projektom implementacije informacionog sistema u velikoj meri važi isto što i za upravljanje projektima generalno. Mnoge tehnike i metode upravljana projektima se mogu primeniti i na upravljanje projektima implementacije informacionih sistema. Međutim, ovi projekti imaju određene karakteristike koje ih čine drugačijim:

• Teško je definisati kompletan spisak zahteva za ERP projekat pre nego što se počne sa razvojem.
• Razvoj softverske tehnologije je mnogo brži nego kod ostalih tehnologija.
• Većina softverskih tehnologija nije dovoljno zrela da bi imala skup najboljih praksi i pravila.
• Razvoj ERP softvera uključuje korišćenje više različitih tehnologija, s tim što svaka od njih ima veliku kompleksnost, tako da jedna osoba ne može u potpunosti sve da ih savlada.

I pored brojnih napora da se poveća uspešnost implementacija ERP sistema, veliki procenat ovih projekata je i dalje neuspešan. Svega trećina projekata implementacije ERP sistema u potpunosti zadovolji postavljene kriterijume. Pravilna primena metodologija implementacije doprinosi da se poveća kvalitet implementiranih ERP rešenja.

Projekti implementacije ERP-a mogu da propadnu pre nego što počnu, zbog načina na koji su organizovani i postavljeni. Često nije moguće saznati da li je projekat uspeo ili propao do samog kraja. Tek kad je sistem spreman za testiranje i razvoj, može se primetiti njegov loš kvalitet.

Veoma je važno da se pravilno razmotre svi zahtevi koje ERP treba da ispuni, jer upravo od njih zavise i neke od ključnih postavki. Faza analize je ključna za razumevanje poslovnih procesa i želje preduzeća za unapređenjem istih. U fazi dizajna se razlažu svi zahtevi klijenta. U fazi razvoja i testiranja se pristupa razvoju dogovorenog i testiranju. Nakon uspešnog testiranja razvijenih funkcionalnosti pristupa se implementaciji ERP-a, a nakon toga se prelazi na fazu obuke korisnika i kontinuirane podrške u radu.

U preduzećima u našem okruženju postoji velika nestandardizacija procesa i tokova dokumenata, tako da je dodatno otežano implementirati neki ERP koji podrazumeva određen nivo standardizacije svih poslovnih porcesa. Kada se pristupi uvođenju i prilagođavanju ERP sistema u složenim poslovnim sistemima, javlja se potreba za razvojem novih funkcionalnosti, pa čak i modula, koji će omogućiti potrebne informacije. Implementacija ERP-a je dodatno otežana sledećim:

• Prethodno postojanje nekvalitetnog informacionog sistema (bilo da je on podržan informacionom tehnologijom ili ne)
• Nedovoljno jasna organizaciona struktura i tokovi dokumenata u sistemu
• Nepostojanje standarda
• Želja menadžmenta za brzim uvođenjm svih potrebnih funkcionalnosti odjednom.

Mnogi problemi sa ERP sistemima u organizacijama nastaju zbog neadekvatnog ulaganja u obuku angažovanog osoblja. Uspeh zavisi od veštine i iskustva zaposlenih, računajući i obuku kako održavati sistem da funkcioniše ispravno. Mnoge kompanije smanjuju troškove smanjujući budžet za obuku. Manja preduzeća često nemaju dovoljno kapitala, što dovodi do toga da njihovim ERP sistemom upravlja osoblje sa neadekvatnim znanjima o njemu.

Nažalost, kvalitetni informacioni sistemi su veoma skupi za domaća preduzeća koja, i kada se odluče za njihovo uvođenje, žele da dodatno smanje sve nepotrebne troškove. Smanjivanje troškova implemenatcije nekog ERP-a radi bolje konkuretnosti je samo prividno ušteda u vremenu i novcu. Svaki projekat u kome nisu detaljno sprovedene sve faze implementacije kasnije zahteva ponovno vraćanje na iste. Ovo dovodi do daleko dužeg trajanja implementacije ERP-a i umnogome uvećava troškove, ali i rizike implementacije.

Problemi vezani za implementaciju ERP sistema

1. Najčešći uzrok problema vezanih za ERP sisteme su neprecizni ugovori

Ugovor između firme naručioca i firme isporučioca ERP-a mora, pre svega, da sadrži vrlo precizno definisan nivo ugovorene usluge (SLA, Service Level Agreement), sa svim detaljima. Uz to, mora da definiše obavezu izrade zapisnika, ne samo po završetku implementacije pojedinih modula, već po svim pitanjima koja se tiču SLA – bilo da su u skladu sa njim, ili da predstavljaju određena obostrano usaglašena odstupanja.

Za ne poverovati je u kom broju slučajeva obe ugovorne strane iz nemara ne sačinjavaju ove zapisnike, čak i kada ih osnovni ugovor na to striktno obavezuje (što je ređi slučaj).

Kada ovakva praksa završi na sudu, jedino na osnovu čega se može rekonstruisati tok realizacije ugovora i definisati krivica neke od ugovornih strana su izjave aktera, koje su često neprecizne i kontradiktorne.

• Neusklađena očekivanja oko nivoa pruženih usluga su u osnovi većine sporova

Već pomenuti nivo ugovorene usluge podrazumeva da su jasno definisana očekivanja – pre svega firme naručioca. Firma naručilac se bavi nekom poslovnom delatnošću i ne poznaje dovoljno metodologiju implementacije ERP sistema, niti kompleksnost, probleme i izazove koji se tokom implementacije javljaju. Uz to, ne znaju tačno čak ni koje su (i u kom obimu) usluge ugovorili sa isporučiocem. Nivo ugovorenih usluga povlači i nivo odgovornosti obe strane za uspeh projekta. Zato će ukratko biti definisane osnovne vrste usluga koje su predmet ovakvih ugovora.

Usluge prilagođavanja

Prilagođavanje podrazumeva proširenje ili izmenu funkcionisanja sistema. Prilagođavanje ERP sistema može biti veoma skupo i komplikovano. Neki od ERP paketa nemaju mogućnost prilagođavanja pojedinih segmenata. Neki pak ERP paketi su izrazito generički u svojim izveštajima i upitima, tako da se očekuje prilagođavanje prilikom svake implementacije. No, često ne postoje garancije da će prilagođavanje funkcionisati i sa sledećom nadgradnjom softvera.

Izrada dokumentacije prilikom prilagođavanja softvera je aspekt koji se često zanemaruje. Iako se može učiniti kao krupan i skup dodatak prilikom prilagođavanja, od velikog je značaja da je neko odgovoran za izradu i testiranje dokumentacije. Sav trud oko prilagođavanja može postati uzaludan bez dokumentacije o tome kako ga koristiti, a obuka novih kadrova nemoguća.

Usluge konsaltinga

Usluge konsaltinga obuhvataju inicijalnu implementaciju ERP sistema i puštanje u rad prilagođenog sistema, ali i savete o upotrebi ERP u poslovanju, pomaganje u sastavljanju izveštaja, kompleksnih traženja podataka ili implementacije poslovne inteligencije. Ove promene su karakteristične za lokalno poslovanje i nisu sadržane u samom ERP sistemu. Konsultantski tim je odgovoran i za planiranje i jedinsveno testiranje implementiranog sistema. Ovaj kritični deo projekta se često previdi.

Usluge održavanja i podrške

Kada se implementira ERP sistem, firme isporučioci obično nastave da pružaju pomoć, kako bi obezbedile kontinuitet funkcionisanja sistema. Sporazum o održavanju, zbog svojih nepreciznosti, takođe je vrlo često predmet sporova između ugovornih strana koji završavaju i na sudu.

Rezime

Na ERP tržištu u Srbiji dominiraju internacionalne kompanije, ali je i prisustvo domaćih IT preduzeća nesporno u razvoju ERP sistema prema specifičnim zahtevima korisnika (in house programiranje). Državni i javni sektor se više odlučuje za poznata svetska rešenja, dok se privrednici mnogo češće odlučuju za domaći ERP. Autori domaćeg softvera su, budući da posluju u zemlji, uvek dostupni, a sam softver, po primeni modernih tehnologija ne zaostaje za stranim ERP rešenjima koja se nude na našem tržištu. Domaća ERP rešenja takođe ne zaostaju za stranim i kada je u pitanju standardizacija, o čemu svedoči mogućnost njihovog povezivanja sa korporativnim rešenjima stranih kompanija.

Navedena situacija nas upućuje na činjenicu da će u budućnosti, na žalost, izvesno biti sve više sporova iz ove oblasti, te je jako važno da stručna i akademska sredina intenziviraju svoje aktivnosti kroz seminare i predavanja za ljude iz oblasti pravosuđa, jer oni moraju biti osposobljeni da urade svoj deo posla kada se susretnu sa slučajevima iz ove oblasti.

Zadatak svih kompetentnih institucija za IT oblast je da se postave interdisciplinarno i edukuju kako ljude iz sektora informacone bezbednosti, tako i zaposlene u oblasti pravosuđa, kako bi bili spremni da se suoče sa slučajevima ne samo cyber kriminala, već i sa sporovima vezanim za implementaciju IT tehnologija u poslovne sisteme.

Kako izabrati firmu koja će vam imlementirati ERP? Postoje dva načina da to uradite. Jedan je da angažujete i platite konsultanta a drugi da implementatore ERP rešenja lično potražite, upoznate i u razgovoru sa njima procenite sa kime se najbolje razumete. Apsolutno najbolji i najefikasniji način jeste – da dođete na BIZIT 6. i 7. novembra. Tamo će biti prisutne najznačajnije kompanije koje na ovim prostorima razvijaju sopstvena ERP rešenja ili implementiraju neka od svetskih. Na BIZIT-u ćete moći da čujete različite prezentacije, da upoznate ljude, zajedno ručate, popijete kafu, da razgovarate u prijatnom okruženju i procenite sa kime se najbolje razumete. Softverska rešenja su na programu prvog dana BIZIT-a, tada slušajte prezentacije a drugi dan iskoristite za upoznavanje i razgovore. Mi ćemo vam zakazati sastanke sa izabranim firmama.

Za najvernije i najvrednije BIZIT prijatelje, obezbeđen je popust koji važi za najranije prijave, do kraja ovog meseca. Posetite sajt www.bizit.rs i pogledajte detalje.

Vidimo se na BIZIT-u!

Autor: Prof. dr Dragana Bečejski Vujaklija, IT veštak