Poslovne analize – pogled u budućnost

Poslovna inteligencija, odnosno Business Inteligence (BI) je veoma pretenciozan naziv koji značajno prevazilazi stvarne mogućnosti bilo kog od programskih rešenja ovog tipa koja se nude na tržištu. Mnogo realnije bi bilo nazvati ih „Poslovni izveštaji i analize“, što bi znatno više odgovaralo onome što softverska rešenja iz ove grupe, među kojima je i UniDocs Business Box, stvarno rade.

Osnovna namena BI rešenja je da menadž-mentu obezbede što detaljnije i preciznije podatke iz svih segmenata poslovanja i prikažu na način koji pomaže da se poslovne odluke i planovi donesu na vreme i da one budu zasnovane na istinitim pokazateljima, a ne samo na osećaju rukovodioca koji ih donosi. Dakle, analize i izveštaji, pre svega moraju biti: pravovremeni, tačni i jasno prikazani. Šarenilo i lepota njihovog prikaza, pri čemu mislim na šarene dijagrame, pitice, trodimenzionalne efekte i slično, znatno je manje važna i praktično ne utiče na kvalitet poslovnih odluka.

Dakle, kada razmišljate o uvođenju posebnih softverskih modula za podršku donošenju poslovnih odluka, redosled kriterijuma treba da bude sledeći:

• Pravovremenost – izveštaji i analize treba da budu zasnovani na podacima koji opisuju poslovne promene koje će se tek desiti, koje su u toku, a naravno i one koje su već završene. Ako se tretiraju samo poslovne promene koje su odavno završene, kriterijum pravovremenosti se ozbiljno dovodi u pitanje.
• Tačnost – podaci o poslovnim promenama moraju poticati iz jedinstvenog izvora, odnosno jedinstvene, integrisane baze podataka i moraju oslikavati istovremeno stanje svih poslovnih promena. Ovo pre svega znači da se analize ne smeju zasnivati na grupama podataka koji su uzeti u različito vreme i iz različitih izvora, jer su u tom slučaju gotovo sigurno međusobno neusklađeni, nepotpuni, a veoma često i sasvim netačni.
• Jasnoća prikaza – prikaz izveštaja i analiza mora biti pregledan sa mogućnostima uvida u zbirne podatke, ali i silazak u detalje koji su dali prikazane zbirove. Na taj način, menadžer koji ih koristi može zaista samostalno analizirati uzroke pojedinih globalnih pojava ili trendova na jednom mestu i kroz jedan korisnički interfejs.

Tek ako su svi navedeni kriterijumi ispunjeni ima smisla povesti računa i o atraktivnosti prikaza pojedinih analiza i izveštaja, odnosno kakve su mogućnosti različitih grafičkih prikaza (dijagrami, boje, efekti i slično).

Podrška poslovnom odlučivanju u UniDocs Business Box sistemu

UniDocs Business Box softver je zasnovan na konceptu upravljanja poslovnim dokumentima, poslovnim procesima i poslovnim promenama. U ovom konceptu poslovna promena obuhvata znatno širi skup od samih računovodstvenih promena, a svaka promena i dokument ulaze u poslovne analize i izveštaje, bez obzira na to da li je proknjižena ili ne. Zbog toga UniDocs Business Box predstavlja jedan od retkih sistema u kojima poslovne analize rade i u slučaju da se računovodstveni modul uopšte i ne koristi, odnosno da se poslovne promene i ne obrađuju računovodstveno.

Posledica ovakvog pristupa je da poslovne analize i izveštaji u UniDocs Business Box sistemu obuhvataju i objedinjavaju poslovne promene koje su u toku, koje će se tek dogoditi, kao i one koje su planirane sa onima koje su završene i potencilano računovodstveno obrađene. Ove poslovne promene mogu da potiču sa različitih poslovnih dokumenata kao što su ugovori (potpisani, u pripremi, izvesni, i tako dalje), porudžbenice, predračuni, radni nalozi, ali i sa finansijskih dokumenata (računi, odobrenja, zaduženja, nalozi). Kada postoji ovakvo jedinstvo stvarnih i planskih informacija, onda je moguće obezbediti i određena predviđanja o tome šta bi se sa našim poslovnim sistemom moglo događati u nekom budućem vremenu.

Jedna od najatraktivnijih analiza u okviru UniDocs Business Box sistema je procena likvidnosti za proizvoljan budući period, u okviru koje se pojavljuje dnevno predviđanje likvidnosti, uz jasno isticanje svakog dana kada je likvidnost ugrožena. Ovakva predviđanja daju pun smisao obradi planiranih ugovora i uslova za čiju realizaciju postoji visok stepen verovatnoće. Njihova obrada i stalno analiziranje obezbeđuju praćenje uticaja na ukupno stanje poslovnog sistema i prevenciju neželjenih situacija, kao što su nedostatak sredstava u pojedinim fazama, kašnjenja i slično.

Sve analize se mogu gledati interaktivno na ekranu, što omogućava da se otvaraju poslovni dokumenti u vezi sa prikazanim pokazateljima i poslovnim promenama, da se ulazi u detaljne promene, odnosno da se do detalja sagleda šta stoji iza određenih zbirnih podataka. Sve ovo je moguće jer UniDocs Business Box u svojoj bazi podataka čuva i sve poslovne promene i sve poslovne dokumente koji su međusobno „svesni“ svojih veza. Naravno rezultati analiza se mogu sačuvati u nekom od predviđenih oblika, od statičnih izveštaja tekstualno‑tabelarnog tipa (.pdf, .doc) do dinamičkih tabela Excel tipa. Izvoz podataka iz informacionog sistema treba koristiti veoma pažljivo, pre svega zbog toga što podaci samim trenutkom izvoza postaju „zastareli“, pošto se u poslovnom sistemu stalno dešava nešto novo na osnovu poslovnih promena.

Analize i izveštaji kreirani u UniDocs Business Box sistemu se ne odnose samo na finansijske činioce poslovanja, već pokrivaju i sve ostale aspekte, kao što su kadrovi, sredstva, proizvodi, materijali i drugo. UniDocs Business Box softver je specifičan i po tome što se mogu analizirati i obavljeni poslovni procesi, kako po njihovoj efikasnosti, tako i po učesnicima. Na taj način se može kontinuirano raditi na unapređenju poslovnih procesa i povećanju njihove efikasnosti, a samim tim i efikasnosti poslovnog sistema.

Sistem obezbeđuje potpunu sledljivost procesa, u procesima učestvuju poslovni dokumenti, a poslovni dokumenti nose i izazivaju poslovne promene. Zamislite samo kakve potencijale za poslovne analize nosi ovakva celovita informacija o čitavom sistemu i njegovom poslovanju. Takve analize suštinski podržavaju proces donošenja najozbiljnijih i najdelikatnijih poslovnih odluka i postaju objektivna podloga za donošenje pravovremenih i utemeljenih odluka.

Na kraju, da se ne shvati pogrešno, UniDocs Business Box uvek teži da bude lep, šaren, privlačan, pa i on ima svoje „pitice“, različite vrste dijagrama, efekte i slično, ali to svakako nisu njegove najvažnije karakteristike. Najvažnije je da se potrebna analiza dobije pravovremeno, da bude precizna i tačna, a da njen jasan prikaz omogući brzo razumevanje, koje će pomoći donošenju pravilne odluke. UniDocs Business Box obezbeđuje upravo to.

www.osa.rs, www.unidocs.rs

Boris Damjanović

Boris Damjanović je direktor razvoja i jedan od osnivača kompanije „OSA Računarski inženjering“