AB Soft: Arhiv pod kontrolom
Svako preduzeće se iz dana u dan susreće sa opsežnom dokumentacijom koju treba klasifikovati, arhivirati i čuvati. AB Soft ERP je tu od pomoći, a pri tom je i potpuno usklađen sa zakonom.
O Zakonu o arhivskoj građi i njegovim pratećim dokumentima se već nekoliko godina govori, ali iz raznih razloga, najčešće tehničke prirode, njegova primena još nije počela. Zakonodavac kaže da će ovog puta 1. januar značiti prekretnicu i da se očekuje da preduzeća i ostali privredni subjekti koji su u obavezi da se pridržavaju ovog zakona počnu to i da rade.
Dve grupe dokumenata
AB Soft je nedavno održao webinar za svoje korisnike, na kojem su zainteresovani imali priliku da se upoznaju sa najvažnijim zakonskim zahtevima, kao i mogućnostima AB Soft ERP-a da omogući korisnicima evidenciju arhivske građe i generisanje neophodne dokumentacije koja se predaje nadležnim arhivima.
„Postoje dve grupe dokumenata koje su u fokusu ovog zakona. Tu je prvo arhivska građa, koja predstavlja specifičnu vrstu dokumentarnog materijala. Specifičnost se ogleda u tome što arhivsku građu čine dokumenta koja imaju određeni kulturni, istorijski i, generalno gledano, društveni značaj. Arhivsku građu smo u obavezi da čuvamo trajno i podnesemo nadležnom arhivu na čuvanje po isteku 30 godina od dana njenog nastanka“, kaže Predrag Stojanović konsultant u AB Soft-u i specijalista za ovu temu i dodaje:
„Dokumentarni materijal, sa druge strane može da se uništi nakon što je protekao definisani rok čuvanja“.
Naš sagovornik nas upućuje da se Zakon i prateći dokumenti ne ograničavaju samo na dokumentaciju u papirnom obliku, već uređuje i pitanja sve češće dokumentacije u elektronskoj formi. Deo važnih odredbi po pitanju elektronskih dokumenata, a posebno u vezi načina manipulacije i čuvanja definisan je Zakonom o elektronskim dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju i pratećim pravilnicima.
Modul za upravljanje poštom, dobro poznati POST, je prošao detaljnu proveru usaglašenosti sa zakonima i doradu koja je omogućila neophodnu funkcionalnost
„Važno je znati da se karakter dokumenta određuje prema njegovom izvornom obliku. Ako je nastao na papiru, onda ga treba tako tretirati, čak i kada je napravljena kopija u elektronskom obliku. I suprotno, odštampani dokument koji je nastao i prosleđen u elektronskoj formi, je samo njegova kopija i kod arhiviranja i tretmana treba ga tretirati kao elektronski dokument“, kaže Stojanović.
Šta donosi ERP
Modul za upravljanje poštom, dobro poznati POST, je prošao detaljnu proveru usaglašenosti sa zakonima i doradu koja je omogućila neophodnu funkcionalnost. To se u najvećoj meri odnosilo na ugradnju neophodnih šifarnika za kategorizaciju dokumentacije koja je podložna postupku arhiviranja i to na način da se primene sve opcije kako je to zakonodavac propisao. Naravno, svaki subjekt, korisnik AB Soft ERP-a, u modulu POST može da definiše šifarnik prema svojim potrebama, tu ograničenja nema sve dok je takva klasifikacija dokumentacije odobrena od strane nadležnog državog organa. Kasnije, tokom rada, shodno načinu kako se dokumentacija prima ili prosleđuje, moguće je kroz modul POST evidentirati, a ako se radi o elektronskim dokumentima i na zakonom propisani način bezbedno pohranjivati takvu arhivsku građu.
Sistem će pored toga omogućiti i upravljanje građom kojoj je istekao rok čuvanja, prvo pregledom postojeće dokumentacije po ovom kriterijumu, a zatim i generisanjem neophodne dokumentacije za izlučivanje i uništavanje. I na kraju, a to je posebno važno, iz POST-a može da se generiše Arhivska knjiga koju smo u obavezi da dostavljamo nadležnom Arhivu svake godine do 30. aprila za prethodnu godinu.
„Uredba navodi da će se obezbediti mogućnost elektronske dostave, ali o tome, osim te informacije, nema neophodnih podataka za nas kao proizvođače softvera o protokolima dostave, formatu koji će se koristiti i slično. Mi redovno pratimo objave zakonodavca i kada budemo imali dovoljno informacija o tome pristupićemo i razvoju tog dela softvera. Za sada je moguće izlistati i štampati Arhivsku knjigu u zakonom predviđenom formatu“, za kraj nam kaže gospodin Predrag Stojanović.
