AB Soft: Briga o  najdragocenijem  resursu

Postoje poslovni procesi koji su decenijama obuhvaćeni informacionim sistemima poput AB Soft‑ovog, a o kojima se do skoro nije mnogo govorilo. Ovog puta pažnju posvećujemo upravljanju kadrovima, ili kako se to danas moderno kaže – ljudskim resursima.

U bezmalo tri decenije, okviru AB Soft poslovno‑informacionog sistema, dva modula pokrivaju funkcije HR‑a. To su KAD i OZ. Prvi je namenjen upravljanju kadrovima, od prvog kontakta sa preduzećem, odnosno od prijave na konkurs, do trenutka kada radnik napusti firmu. OZ je posvećen obračunu zarada i kao takav važne informacije dobija iz KAD‑a, ali se sam posao često obavlja van kadrovske službe. Poslednjih godina ovom paru je pridružen i treći član – Web portal koji omogućava radnicima da direktno komuniciraju sa informacionim sistemom na način i u meri koja je potrebna. Da budemo precizniji, radnici kroz ovaj portal komuniciraju sa kadrovskom službom i menadžerima u oblasti koja se tiče radnih odnosa.

Aplikacija KAD

Kroz aplikaciju KAD stručnjacima za ljudske resurse je omogućeno da vode sve relevantne evidencije i to još od trenutka kada se uspostavi prvi kontakt sa osobom, a to je u vreme konkursa za radno mesto. Potencijalni kandidati se unose u bazu, a pored osnovnih podataka beleže se kontakti (preporuke), očekivanja kandidata od radnog mesta za koje konkurišu, veštine koje poseduje, i to kako one koje su relevantne za konkurs, tako i drugih navedenih u prijavi. Tokom trajanja izbora najboljih kandidata se unose i druge važne informacije kako bi se kompletirala evidencija o celokupnom procesu.

Veliku popularnost modul kadrovske evidencije može da zahvali novoj generaciji menadžera koji poslovne odluke ne donose na osnovu „iskustva“ i „osećaja“ već na osnovu – izveštaja. A ovde ih je sijaset

Moderni HRM upravo i traži ovakvo ponašanje sistema jer više nije dovoljno samo da kandidat ostavi najbolji utisak na komisiju za prijem. Potrebno je imati sveobuhvatnu istoriju na osnovu koje kandidat, i kada ne bude primljen, ostaje u bazi i naknadnom pretragom može da bude kontaktiran i za neko drugu buduću otvorenu poziciju u firmi. Takođe, kadrovska služba analizom podataka može da bolje prati trendove na tržištu rada, od ponude, profila kandidata, očekivanja od firme do istorije profesionalnog razvoja van konkretnog poslovnog okruženja.

Izabrani kandidat jednim potezom se prevodi u status službenika, onog trenutka kada potpiše ugovor o radu i on se evidentira u sistemu. I tokom radnog veka provedenog u firmi prati se profesionalni razvoj. Tu su evidencije treninga i osposobljenosti u kojoj su najvažniji podaci datum održavanja, tema, dužina trajanja, kao i ocena na kraju treninga. Skenirani sertifikati mogu da se povežu sa evidencijom, a ako je on vremenski ograničen i o tome će sistem da vodi računa kako bi se resertifikacija organizovala i održala na vreme. Ako firma snosi troškove stručnog usavršavanja, tu je opcija vođenja troškova koja može da bude i po danima treninga, ako je on višednevni.

A zaštita podataka?

Sa stanovišta Zakona o zaštiti podataka o ličnosti koji je u skladu sa GDPR‑om u ovom delu informacionog sistema se čuvaju bitni i osetljivi podaci. S druge strane, neki drugi naši zakoni su tu u neskladu i trebalo je naći zadovoljavajuće rešenje. Tako Zakon o računovodstvu određuje da se obračunske liste moraju da čuvaju doživotno. I tu nastaje problem jer radnik, ili kandidat na konkursu, kada prestane bilo kakav odnos sa firmom, može da zatraži, po Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, da se lični podaci obrišu.

Zato je napravljena analiza i utvrđen je minimalni skup podataka koji mora da ostanu zabeleženi, dok se svi ostali brišu. Tako se ne brišu ime i prezime koji su na obračunskoj listi, ali se brišu broj telefona, broj lične karte, e‑mail adresa i slični podaci. Sva prava koja proističu iz Zakona o zaštiti podataka o ličnosti su implementirana u aplikaciji. Zahtevi za izmenu, pregled, brisanje, prenos podatka se rade direktno iz aplikacije.

Rešenje za rešenja

Kroz modul KAD u sekciji „Kadrovske promene“ se izdaju sve vrste rešenja. Rešenje o zasnivanju radnog odnosa, rešenje o aneksu, prestanku radnog odnosa, godišnjem odmoru, odsustvima, prekovremenom radu. Postoji i mogućnost definisanja drugih specifičnih dokumenata, recimo Ponuda za promenu radnog mesta ili Rešenje o prekidu godišnjeg odmora.

Kroz aplikaciju KAD stručnjacima za ljudske resurse je omogućeno da vode sve relevantne evidencije i to još od trenutka kada se uspostavi prvi kontakt sa osobom, a to je u vreme konkursa za radno mesto

Kadrovskoj službi je omogućeno da na sveobuhvatan način upravlja odsustvima, bilo da se radi o godišnjem odmoru, plaćenom ili neplaćenom odsustvu. Prema predefinisanim kriterijumima se za svakog radnika ponaosob vodi evidencija o ukupnom broju dana godišnjeg odmora na šta utiču i godine staža, uslovi rada i broj iskorišćenih i raspoloživih dana. Uslovi se ažuriraju uglavnom jednom godišnje i „pamte“ za tu godinu. Postoje i korisnici koji proračun pokreću svakog meseca, a to se obično radi u prvoj godini zaposlenja u firmi. Pored brige na nivou radnika, tu je i briga na nivou organizacionih jedinica kako bi se obezbedilo da se ne ugrozi tehnološki minimum za nesmetano organizovanje i sprovođenje poslova.

Kod mnogih korisnika AB Soft‑ovog poslovno‑informacionog sistema, obračun plate počinje upravo u modulu KAD, gde se generišu karneti sa vremenom koje je svaki radnik proveo na poslu tokom konkretnog meseca. Naravno, sva odsustva se tu registruju i koriguju vreme provedeno na radu. U kadrovskoj evidenciji se vode i beneficije, pa se tako i prekomerna potrošnja, na primer mobilnog telefona, beleži i prenosi u obračun zarada kao obustava. Kasnije se automatski ili ručnim pokretanjem procedura, ovi podaci prenose u modul za obračun zarada gde se obavljaju sve kalkulacije na način kako je to zakonodavac propisao.

Veliku popularnost modul kadrovske evidencije može da zahvali novog generaciji menadžera koji poslovne odluke ne donose na osnovu „iskustva“ i „osećaja“ (mada i to ima uticaja) već na osnovu – izveštaja. A ovde ih je sijaset, teško ih je ovde i nabrojati. I to nije sve, već se novi stalno uvode u aplikaciju, a sve u skladu sa trendovima i zahtevima korisnika. Tako je rastući trend na tržištu rada velika fluktuacija radnika u određenim privrednim granama. Tu su promene jako dinamične i firme ima potrebu da se neprestano prilagođava kako bi zadržala najbolje radnike, privukla jednako dobre i pri svemu bila racionalna u trošenju sredstava. A dobra analiza na osnovu pouzdanih podataka je tu zlata vredna.

Sva prava koja proističu iz Zakona o zaštiti podataka o ličnosti su implementirana u aplikaciji

I na kraju – Web

Ideja sa kojom je nastao Web portal namenjen kadrovskim poslovima je da se smanji šetnja papirne dokumentacije, ubrzaju procesi i obezbedi kompletna istorija događanja u firmi. Čitav sistem je dvosmeran i najlakše ga je opisati na primeru najpopularnije aktivnosti na relaciji radnik‑menadžer‑kadrovska služba. Umesto zahteva za godišnji odmor napisanog na papiru, radnik podnosi zahtev u elektronskoj formi. Pritom kao olakšicu ima dostupne podatke o broju raspoloživih dana iz prethodne i tekuće godine. Tako može lako da odredi šta mu je najpovoljnije.

Po podnošenju zahteva menadžeru stiže poruka elektronske pošte o novom zahtevu i on ulaskom na portal zahtev može da vidi, kao i ostale podatke koji su mu od pomoći kod donošenja odluke da li se zahtev usvaja ili odbija. Ako je zahtev prihvaćen, kadrovskoj službi ostaje jedino da na osnovu dobijene informacije, naravno elektronskim putem, generiše rešenje koje će, opet u elektronskoj formi biti dostupno radniku preko ovog portala.

Pored zahteva za odsustva, preko portala radnik može da podnese i zahteve kojima mu se obezbeđuju sva prava po Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, kao i da ima uvid u svoje obračunske liste. Sve u svemu, lepo zaokružena celina koja vodi računa o najvažnijem resursu firme – kadrovima.

Korisna adresa: ABSoft.rs