Biti spreman za GoLive
Kakve promene donosi uvođenje ERP sistema u firmi? Problema je manje ako se sve u startu dobro zasnuje…
Organizacije širom sveta imale su blizak susret sa brzim, kompleksnim i traumatičnim promenama koje donosi implementacija ERP sistema. Polazeći od toga da je osnovna uloga ERP sistema, kao i drugih informacionih sistema, da uz pomoć tehnologije obezbedi protok informacija između ljudi i njihovog okruženja, jasno je da Sistemi za upravljanje resursima (eng. Enterprise Resource Planning – ERP) spadaju među najsloženije poslovne sisteme i donose najviše promena.
Ono što često nedostaje su iskustva i saveti kako uspešno realizovati sve promene paralelno. Da biste bolje razumeli promene koje donosi implementacija ERP sistema, sve promene možemo svrstati u tri glavne kategorije:
Tehnološke promene i ERP
Izraz tehnološke promene se koristi da opiše sveobuhvatni proces inventivnosti, inovacija i širenja tehnologije ili procesa. Termin je sinonim sa tehnološkim razvojem, tehnološkim dostignućima i tehnološkim progresom. Srž tehnoloških promena je izum tehnologije ili procesa, stalni proces unapređivanja tehnologije i njeno širenje.
Idući od opšteg ga konkretnom u mogućnosti smo da definišemo sve uzročno posledične veze i lakše sagledamo posledice.
- Tehnologija – Primena naučnih znanja na praktične svrhe, naročito u inženjerstvu.
- IT projekti – Pojedinačni ili zajednički poduhvat iz oblasti informacionih tehnologija koji je pažljivo planiran kako bi ostvario određeni cilj.
- Informacione tehnologije – Tehnologija koja uključuje razvoj, održavanje i korišćenje računarskih sistema, softvera i mreža za obradu i distribuciju podataka. Tehnologije u tom kontekstu postaju alat za prenos, skladištenje i obradu podataka.
- Implementacija IS sistema podrazumeva da obrađeni podaci postaju informacije koje se korišćenjem IS distribuiraju ljudima.
- Implementacijom ERP sistema koji se sastoje od višefunkcionalnih (finansije, proizvodnja, marketing, prodaja, itd. ), višejezičkih, višezakonski podržanih softverskih modula, koji nude integraciju procesa unutar cele organizacije dolazi do integracije odeljenja i funkcija unutar kompanije u jedan sistem, dok se podaci nalaze u jedinstvenoj bazi podataka, dostupnoj različitim odeljenjima radi deljenja inormacija i međusobne komunikacije.
Tek primenom ERP sistema uspostavlja se direktna veza između potreba čoveka sa jedne strane i mogućnosti tehnologija sa druge strane. Dok implementacija IS podrazumeva samo promenu načina rada „sa istim informacijama istih aktivnosti“, implementacija ERP sistema menja i sam način obavljanja aktivnosti poslovnog procesa i koristi se za operaciono planiranje a u cilju optimizacije internih poslovnih procesa i resursa na nivou čitavog preduzeća.
Korisnicima koji nisu imali ranija iskustva sa ERP sistemima, ERP sistemi povećavaju kompleksnost koji proističu iz novog interfejsa i velike količina podataka a problemi u navigaciji i izveštavanju dodatno doprinose problemima upotrebljivosti. Problem „upotrebljivosti“ se često javlja kao odgovor na prihvatanje tehnologije i rezultat može biti otpor korisnika ka ERP sistemu.
Jednostavan primer ovoga je navigacija, tj. traženje prozora u kome se izvršava tražena naredba. Problemi u nalaženju odgovarajuće komande mogu da dovedu u frustracije korisnika i nepoverenja u sistem. Slično je i sa mogućnošću pravljenja izveštaja. Ukoliko izveštaj koji im je potreban nije ugrađen u sistem, to takođe može da dovede do nepoverenja u sistem i odbojan stav prema njemu. Dakle, korisnici nisu protiv novih tehnologija, već su protiv tehnologija koje ne poznaju, u kojima se ne snalaze i sa kojima imaju probleme u radu.
Otpor korisnika ubrzo nestaje ukoliko postoji:
- razumevanje svrhe i važnosti reinženjeringa
- usmeravanje ka poslovnim funkcionalnostima sistema
- prilagođen korisnički interfejs
- kontrola podataka kroz determinisan sistem izveštavanja.
Organizacione promene i ERP
Iz gore navedenog jasno je da je organizacija procesa rada u direktnoj je korelaciji sa implementacijom ERP sistema, jer uvođenje poslovnog ERP sistema dovodi do promene poslovnih procesa, a time i do promene organizacije. Izraz organizacione promene se koristi da opiše promene timova i organizacija od trenutnog stanja do željenog budućeg stanja uz minimalni otpor i maksimalno prihvatanje novog sistema.
Organizacione promene su kritične i često zanemaren aspekt uspešne implementacije poslovnih sistema. ERP rešenja obuhvataju više procesa i poslova u organizaciji i bilo koje promene ovih sistema utiču na dnevne operacije mnogo pojedinaca i njihovo ponašanje. Organizacione promene koje najviše utiču na lošu implementaciju ERP sistema su:
- Nedostatak rukovođenja
- Problemi u komunikaciji među službama
- Nedostatak dugoročne strategije
- Neuključivanje zaposlenih
- Nedostatak nadležnosti i odgovornosti
Svrha upravljanja organizacionim promenama je da presretne rizike po projekat, uključujući troškove, vremenske rokove i performanse. Projekti koji su imali dobro upravljanje organizacionim promenama, prema McKinsey istraživanju, su imali 143% povratka investicija, a loše upravljanje organizacionim promenama je imalo svega 35% povratka investicija.
Kadrovske promene i ERP
Izraz kadrovske promene se odnosi na promene zaposlenih ili menjanje funkcija zaposlenih. Ove promene nastaju kao posledica tehnoloških i organizacionih promena, odnosno kada se izmenama u funkcionisanju sistema izgubi ili stvori novo radno mesto. Sve promene i efekti koji se očekuju od primene savremenih ERP sistema ostaju neprimenjeni ukoliko se ne uzmu u obzir kadrovi.
Kadrovske promene koje najviše utiču na implementaciju ERP sistema su: promene u vrsti posla, gubitak statusa, promene u odnosima među zaposlenima, gubitak moći, promene u sistemu donošenja odluka, nesigurnost, neupoznatost, nerazumevanje…Ono što zaposleni vide u trenutku naleta promena, je nesigurnost i neizvesnost u različitim oblicima. Briga za očuvanje radnog mesta, procene sposobnosti, potrebe za novim znanjima i mnogi drugi zahtevi za adaptacijom utiču na pojavu odbojnosti prema promenama i pojavu odbrambenih mehanizama, tako da je odluka o usvajanju rezultat niza individualnih odluka, jer način reagovanja pojedinca zavisi od individualnih stavova, verovanja i pretpostavki, a lični stavovi dovode do namere da se deluje. Tek namera da se deluje dovodi dalje do konkretnog ponašanja.
Odluka je posledica percepcije preferencija pojedinca, koje su rezultat poređenja neizvesnih ličnih, organizacionih i globalnih dobiti i šteta ovog procesa, neizvesnih koristi inovacije sa neizvesnom cenom njenog usvajanja, pri čemu različiti subjekti mogu doneti različite odluke o usvajanju u istoj situaciji. Konačno, celokupan projekat implementacije ERP sistema, kao informacionog sistema, jednim delom, oslanja na vrednosti i stavove pojedinca.
Da bi pojedinci mogli uspešno da ispune novonastale zahteve, oni moraju da shvate suštinu i korisnost promene, da nađu svoje mesto u novom sistemu i da se dodatno obuče, pri tome, proces usvajanja je kompleksan i pod uticajem je svih aspekata društva, organizacije i pojedinca, a ne samo tehnologije koja se implementira.
Implementacija ERP sistema treba da obezbedi opstanak, ali i rast i razvoj organizacije. Međutim, bez obzira na važnost, merenje i postizanje očekivane poslovne koristi od ovih investicija i dalje ostaje posebno složen zadatak. Situacije je paradoksalna, jer ERP sistemi dovode do boljeg poslovanja organizacije, ali je moguće da se uvođenje novih sistema izvrši kobno. Upravo se na ovoj činjenici definše paradoks IT produktivnosti. Da bi se obezbedila produktivnost i uspešna implementacija potrebno da se integrišu ljudi, procesi i tehnologija na takav način da promene dovedu do dobrog poslovnog modela.
Dobar poslovni model, ERP sistem će da učini još efikasnijim, a loše organizovan poslovni model više neće biti samo usko grlo, nego će dovoditi do zastoja u radu sistema, što će se odraziti direktno na svakog pojedinca u njemu.
Piše: Snežana Jelić Tišma
