Da li ERP ima rep?

Žargonski govoreći, „repovi“ predstavljaju nedovršene poslove, a uspostavljanje ERP softvera je složen projekat i događa se ponekad da on ne uspe. Kako prevazići izazove, izabrati rešenje po meri korisnika, efikasno ga uvesti… i znati kada se implementacija završava?

ERP (Enterprise Resource Planning) je integralni informacioni sistem zasnovan na istoimenoj klasi poslovnog softvera. Tradicionalna ERP rešenja rade na infrastrukturi korisnika, dok se u novijoj praksi sve češće nudi ERP u oblaku. Najčešće su to modularna rešenja, gde centralni modul čine finansije i računovodstvo s pridruženim izveštavanjem (FiCo) a dalje, u zavisnosti od delatnosti, kupac se opredeljuje za nabavku, prodaju, proizvodnju, usluge, servisiranje…

ERP služi kao podrška poslovnom sistemu, zasnovan je na dokumentima koji se koriste u poslovnim procesima, a na osnovu statusa mogu se pratiti faze u kojima se nalaze. Svaki korisnik u sistemu ima različita prava, čime se kontroliše i prati rad svakog pojedinca. Na ovaj način kompanija ima sveobuhvatan uvid u troškove, prihode, uska grla itd – omogućava joj se da prati resurse čitavog preduzeća i upravlja njima.

Firma je „živ sistem“ koji se neprestano menja i prilagođava promenama u okruženju. Zbog toga je veoma važno da proces uvođenja ERP-a ne traje duže od tri do šest meseci. Većina implementacija ne uspe baš zato što se „razvuku“ na jednu ili više godina

Pravo vreme za ERP

ERP rešenja su zlatni standard za velika i srednja preduzeća, a koriste se tek u ponekom malom i mikro preduzeću. Neposredno po osnivanju preduzeća, ERP vam uopšte ne treba. Cilj novoosnovanih preduzeća je da prežive, a fokus je na efektivnosti, ne i na efikasnosti. Za početak su vam dovoljni Word ili Excel. Za mikropreduzeća čak je i SEF (sistem elektronskih faktura Poreske uprave) ili neko slično rešenje u oblaku sasvim zadovoljavajuće, posebno ako su to uslužna preduzeća koja izdaju mali broj faktura.

Kada se obim poslovanja i broj zaposlenih povećaju, vreme je za neki poslovni program koji nije preterano skup, a jednostavan je za korišćenje. To su softveri koji se prodaju „u viđenom stanju“, bez previše prilagođavanja, ali sa skromnim mogućnostima izveštavanja. Pošto je u ovoj fazi razvoja preduzeća knjigovodstvo najčešće eksterno, preporuka je da se uzme softver koji koristi knjigovođa.

Vremenom promet raste, finansijska situacija postaje stabilna, preduzeće ima stalne kupce, formira se organizaciona struktura. U jednom momentu, zbog rasta koji preduzeće ne može da isprati, situacija postaje komplikovana. Loša je organizacija, ne postoji jasan uvid u troškove, podelu rada, odgovornosti… Tada je vreme za reinženjering poslovnih procesa i uvođenje ERP-a.

Opisali smo tipičan scenario korišćenja poslovnih softvera u kompanijama, ali u praksi ne mora da bude tako. Na primer, ako je osnivač prethodno radio u nekom preduzeću i koristio knjigovodstvenu aplikaciju ili ERP kojim je bio zadovoljan, možda će želeti da preskoči fazu “Word i Excel“ dokumenata za fakturisanje te odmah da počne da koristi neki konkretan softver.

ERP rešenja su zlatni standard za velika i srednja preduzeća, a koriste se tek u ponekom malom i mikro preduzeću

Strane kompanije, prilikom osnivanja svojih predstavništava, često implementiraju sopstveni ERP (roll-out) tako što određeni broj licenci prebacuju svojoj podružnici ili novoosnovano preduzeće kupuje i implementira ERP u zemlji poslovanja, te ga povezuje s matičnim ERP rešenjem radi izrade konsolidovanih izveštaja. Ako ipak sledimo tipičan scenario, postavlja se pitanje…

Koje ERP rešenje odabrati?

Na našem tržištu u ponudi je mnoštvo softvera ERP klase, s više od 100 ponuđača koji prodaju i/ili implementiraju globalna, regionalna ili lokalna ERP rešenja. U nastavku neće biti opisan nijedan od pomenutih softvera, verujem da više o ponudi možete da saznate u ovom BIZIT bloku. PC Press već duže od 10 godina obrađuje ovu temu, a na sajtu možete pronaći i besplatno pročitati specijale koji su se bavili pregledom ERP rešenja prethodnih godina.

Svaki od ERP softvera poseduje značajne funkcionalnosti, one rade na različitim sistemima za upravljanje bazama podataka, mogu biti lokalna ili cloud rešenja… Prodaju se kao imenovane licence, dodeljene radnim stanicama ili konkurentne licence koje se vezuju za korisnike. Na primer, pet konkurentnih licenci znači da pet korisnika istovremeno može da pristupi informacionom sistemu.

ERP rešenja se najviše razlikuju prema vertikalama: pogledajte obavezno reference proizvođača/dobavljača poslovnog softvera koje su u okviru delatnosti u kojoj posluje vaše preduzeće

Većina njih, barem kada se radi o ERP softverima koji postoje duže od 10 godina, prošla je sve „dečje bolesti“, tj. radi u skladu sa zakonskim okvirima i zadovoljava potrebe mnoštva korisnika. Razlikuju se, u najvećoj meri, prema vertikalama. Što znači, kada se odlučite da kupite ERP rešenje, pogledajte obavezno reference proizvođača/dobavljača poslovnog softvera i to one u okviru delatnosti u kojoj posluje vaše preduzeće. Ako se bavite proizvodnjom, gledate da li je imao implementacije u ovoj grani. Detaljnije, ako se bavite proizvodnjom mleka, gledate da li dobavljač ERP softvera ima iskustva u mlekarskoj industriji: kako je rešio prijem mleka od dobavljača, kooperaciju, laboratorijske kontrole, karakteristike…

Važan podatak je i koliko zaposlenih ima proizvođač/dobavljač poslovnog softvera, koja je struktura zaposlenih i da li on može da radi razvoj/doradu rešenja u skladu sa specifičnostima vašeg preduzeća. Što je razvoj „dalje“ od konsultanata, to ćete duže čekati da se softver doradi u skladu s
vašim zahtevima.

Šta plaćate kada kupujete ERP?

Pored licenci, vi plaćate i rad konsultanata prilikom implementacije informacionog sistema. Uspostavljanje ERP rešenja je složen projekat koji se odvija u nekoliko faza:

• snimanje stanja i izrada Nacrta uvođenja;
• parametrizacija prototipa i priprema izveštaja;
• simulacija;
• obuka korisnika za rad u softveru;
• živi start sistema (Go Live) i
• podrška nakon živog starta.

U zavisnosti od metodologije uspostavljanja, broj faza može da bude manji ili veći. Ono što je zajedničko većini njih jeste da proces implementacije prolazi nekoliko iteracija, tako da, čak i kada se formalno ne koriste agilne metodologije, one to suštinski jesu.

Bitno je napomenuti i da je organizacija „živ sistem“ koji se neprestano menja i prilagođava promenama u okruženju. Zbog toga je veoma važno da proces uvođenja ne traje duže od tri do šest meseci. Većina implementacija ERP-a ne uspe baš zato što se razvuku na jednu ili više godina. Fluktuacija zaposlenih i visoka dinamika promena, u ovom slučaju, uspostavljanje ERP-a čine nemogućom misijom.

Uz ERP, kompanija ima sveobuhvatan uvid u troškove, prihode, uska grla… Ukratko, omogućava joj se da prati resurse čitavog preduzeća i upravlja njima

Prilikom kupovine ERP-a važno je da od dobavljača dobijete inicijalnu procenu koliko će vas koštati implementacija u fazi uvođenja i u fazi podrške. Posebno je važno da obratite pažnju na podršku nakon živog starta, jer tu realno može da se očekuje minimalno mesec dana aktivnog angažovanja, što u praksi znači da treba da platite jednog do dva konsultanta koji će sedeti kraj vas ili biti dostupni za daljinsku podršku u radu. Što je uspešnija implementacija, manji su troškovi nakon živog starta, ali oni postoje i nikako nemojte da ih zanemarite.

Pored ERP rešenja, koje treba da poseduje know-how koji će vam pomoći da uvedete i unapredite poslovne procese, kao i iskusnih ERP konsultanata, koji treba da dobro poznaju poslovne procese, mogućnosti softvera i poseduju iskustvo u uvođenju, važan faktor je i na strani kupca. Od presudnog značaja je jasan stav vlasnika/menadžera i želja da projekat uspe, a zatim stručnost i raspoloživost ključnih korisnika, uz što manju fluktuaciju zaposlenih. Najbolje implementacije ERP-a su uvek u onim kompanijama koje poseduju i neguju kvalitetne kadrove. U pojedinim slučajevima, oni postaju konsultanti i sposobni su za samostalnu implementaciju ERP rešenja u filijalama kompanije.

Da li se implementacija ikada završava?

Posao se nikad ne završava. Promene u okruženju utiču na organizaciju te se ona neprestano menja. Specifičnosti u poslovanju, pre ili kasnije, zahtevaju dorade informacionog sistema. To može da bude programiranje novih funkcionalnosti ili izrada izveštaja. Važno je da sa strane dobavljača imate partnera koji može da doda ono što nedostaje. Druga mogućnost je da naučite da radite u Excel-u – on je „najbolji prijatelj“ većine analitičara. Ako ste uložili hiljade evra u novi informacioni sistem, a suštinski radite u Excel-u, možda ste u nečemu pogrešili, zar ne?

ERP rešenja su beskrajna priča ali, kao istoimena knjiga, to je lepa priča koja pomaže i konsultantima i korisnicima da rastu. Što je bolji odnos između ove dve suprotstavljene, ne i zaraćene, strane, to su bolji i rezultati. Izazova u implementaciji ERP-a uvek ima, ali u većini slučajeva oni se prevaziđu. Rezultat je pouzdan informacioni sistem koji u svakom trenutku može da vam kaže gde se nalazite i kuda idete. Šta ćete bolje?

Autor: Slavko Vujnović