Document Managing System – Kada papir nije dovoljan

Danas su nosioci i prenosioci podataka bez kojih ne možemo u poslovanju postali toliko raznovrsni… Pored tradicionalnog papira i elektronskih dokumenata, tu su još e‑mail‑ovi, faksovi koji nikako da odu u penziju, Web, društvene mreže, a na njima pored teksta sve važniji postaju audio i video zapisi. I svim tim dokumentima treba upravljati na pravi način. Dakle, DMS…

Ako tre­ba da i­zdvo­ji­mo se­gmen­te po­slov­no‑in­for­ma­ci­onih sis­te­ma ko­ji su u po­sle­dnjoj de­ce­ni­ji do­ži­ve­li naj­veće pro­me­ne, vi­so­ko po­zi­ci­oni­ran (ako ne i prvi na toj lis­ti) bio bi sis­tem za u­prav­lja­nje do­ku­men­ti­ma, DMS. Sa­mo do­bro upućene to neće i­zne­na­di­ti, dok je za većinu ovaj sis­tem ne­ka­ko skraj­nut na pe­ri­fe­ri­ju in­te­re­so­va­nja i pri­me­ne. Ne bez ra­zlo­ga, jer u mo­ru va­žni­jih i onih „još va­žni­jih“ stva­ri ko će da se ba­vi u­prav­lja­njem do­ku­men­ti­ma. Za­kon, ko­ji se već du­go po­ka­zu­je kao je­di­ni po­kre­tač pro­me­na u srpskim pre­du­zećima, pot­pu­no je ne­de­fi­ni­san u tom po­gle­du. Do pre i­zve­snog vre­me­na, ka­da je prvi put do­ne­kle re­gu­li­san sta­tus do­ku­men­ta­ci­je u elek­tron­skom o­bli­ku, mo­že se reći da su pro­pi­si čak obes­hra­bri­va­li pri­me­nu DMS‑a u po­slo­va­nju.

Gle­da­jući srpske in­for­ma­tičke pri­li­ke, čak i or­ga­ni­za­ci­je ko­je su u sve­tu vi­še de­ce­ni­ja o­slo­nje­ne na in­ten­ziv­nu pri­me­nu DMS sistema, da­kle zdrav­stvo, prav­ni sis­tem, držav­na u­pra­va, ban­ke i osi­gu­ra­nja, do­la­zi se do za­ključka da se ni­je sti­glo mno­go da­lje od mi­kro­fil­mo­va i ka­ta­lo­ga s me­ta­po­da­ci­ma po­go­dnim za pre­tra­ži­va­nje po una­pred de­fi­ni­sa­nim kri­te­ri­ju­mi­ma.

Da ne za­lu­ta­mo i po­mi­sli­mo da je u sve­tu do­ku­men­ta­ci­ja na pa­pi­ru oti­šla u za­bo­rav, o­svrnućemo se na ne­ko­li­ko činje­ni­ca. Pre­ma is­tra­ži­va­nju InfoTrends‑a iz 2017. go­di­ne, ko­je je obu­hva­ti­lo ma­la i sre­dnja pre­du­zeća u SAD, čak 46 od­sto kom­pa­ni­ja ka­že da je u svom po­slo­va­nju pri­mar­no o­slo­nje­no na do­ku­men­ta­ci­ju u pa­pir­nom o­bli­ku. To je vi­sok pro­ce­nat, da­le­ko vi­ši ne­go kod ve­li­kih kor­po­ra­ci­ja, a ra­zlog za to je bri­ga ma­lih da tro­ško­vi di­gi­tal­ne tran­sfor­ma­ci­je kom­pa­ni­je ne „ugu­še“ re­dov­no po­slo­va­nje. Dru­go is­tra­ži­va­nje is­te kom­pa­ni­je, ko­ja se ne­dav­no u­dru­ži­la s kom­pa­ni­jom Buyers Lab čineći no­vu pod ime­nom Keypoint Intelligence, po­ka­zu­je da pa­pir ne­ma na­me­ru da se po­vuče iz kan­ce­la­ri­ja. Čak 70 od­sto an­ke­ti­ra­nih kom­pa­ni­ja i­zja­vi­lo je u 2015. go­di­ni da će ko­ličina pa­pir­ne do­ku­men­ta­ci­je os­ta­ti na is­tom ni­vou ili će ras­ti u na­re­dnom pe­ri­odu. Pri­tom, za prak­tično is­ti pe­ri­od, EMC očeku­je da će di­gi­tal­ni uni­ver­zum sa 4,4 ze­ta­baj­ta u 2013. godini na­ras­ti na 44 ze­ta­baj­ta u 2020. go­di­ni. Da­kle, rast na sve stra­ne.

Svi kao je­dan

DMS, kao cen­tral­na tačka spa­ja­nja i u­prav­lja­nja do­ku­men­ti­ma i in­for­ma­ci­ja­ma, mo­rao je u po­sle­dnjoj de­ce­ni­ji sil­no da se tran­sfor­mi­še. S je­dne stra­ne, nas­tav­ljen je da­lji ra­zvoj na po­lju kon­ver­zi­je pa­pir­nih do­ku­me­na­ta u elek­tron­sku for­mu, sa sve sav­rše­ni­jom kon­ver­zi­jom sa­drža­ja u di­gi­tal­nu for­mu ko­ja po­tom mo­že da se skla­di­šti, pre­tra­žu­je i ko­ris­ti rav­no­prav­no sa sa­drža­jem ko­ji je i­zvor­no nas­tao u di­gi­tal­nom o­bli­ku. Na dru­goj stra­ni je ra­zvoj sis­te­ma pri­ku­plja­nja elek­tron­skih do­ku­me­na­ta iz ra­znih i­zvo­ra: pro­gra­ma za o­bra­du tek­sta, ta­be­la, crte­ža, da po­me­ne­mo sa­mo ne­ke, pre­ko sis­te­ma za ra­zme­nu elek­tron­ske po­šte, krat­kih po­ru­ka, pa sve do sa­drža­ja ko­ji su i­zvor­no po­hra­nje­ni na so­ci­jal­nim mre­ža­ma. Pre­gršt i­zvo­ra ko­ji, osim činje­ni­ce da su no­si­oci in­for­ma­ci­ja, ne­ma­ju baš mno­go to­ga za­je­dničkog. Sa­držaj, for­mat, način skla­di­šte­nja, o­dno­sno pri­me­nje­ne te­hno­lo­gi­je, to­li­ko su ra­znov­rsne da ih ne vre­di po­mi­nja­ti. I što je još va­žni­je, no­ve te­hno­lo­gi­je stal­no pris­ti­žu, a ni­ko ne na­zi­re kraj to­me.

I ka­da ste po­mi­sli­li da je tu kraj mu­ka­ma tvo­ra­ca mo­der­nih DMS‑ova, mo­ra­mo reći da je to tek početak. Ova­ko pri­ku­plje­ni po­da­ci su nes­truk­tu­ri­ra­ni i njih je te­že pre­tra­ži­va­ti i kla­si­fi­ko­va­ti ne­go one struk­tu­ri­ra­ne u ne­ka­kvoj ba­zi po­da­ta­ka. Me­ta­po­da­ci mo­gu da po­mo­gnu, ali ni­su pra­vo re­še­nje. Za­hva­lju­jući te­hno­lo­gi­ja­ma na­pre­dne pre­tra­ge, pre sve­ga nes­truk­tu­ri­ra­nih po­da­ta­ka (ne­ke od njih sva­ko­dnev­no ko­ris­ti­mo iako ni­smo pre­vi­še sve­sni to­ga), po­da­ci po­hra­nje­ni u ne­kom od mo­der­nih DMS‑ova pos­ta­ju vi­šes­tru­ko upo­tre­blji­vi­ji i, sa­mim tim, vre­dni­ji.
Ko­načno mo­že­mo da oda­hne­mo – o DMS‑u na kra­ju dru­ge de­ce­ni­je 21. ve­ka sa­da zna­mo sve. Ima­mo so­ftver ko­ji ne sa­mo da ume da pre­tvo­ri pa­pir­ne do­ku­men­te u elek­tron­ske, već sli­ke pre­toči u tekst ko­ji po­sle in­dek­si­ra i omo­gućava nam brze i na­pre­dne pre­tra­ge, baš kao što su one mo­guće i iz dru­gih i­zvo­ra di­gi­tal­no kre­ira­nih do­ku­me­na­ta – fajl‑sis­tem, elek­tron­ska po­šta, dru­štve­ne mre­že…

Da ne za­bo­ra­vi­mo da do­da­mo i o­dra­ni­je po­zna­tu nam do­bru oso­bi­nu DMS‑a: vođenje računa o to­me ko je, ka­da i ka­ko me­njao do­ku­ment, uz čuva­nje je­dnog bro­ja ver­zi­ja ko­je su ta­ko nas­ta­le. Time je i bezbednost veća.

A sa­da svi za­jedno

I ta­ko, ko­rak po ko­rak, do­šlo je do pri­ro­dnog spa­ja­nja ra­zličitog so­ftve­ra u je­dan fun­kci­onal­ni­ji. Ka­da pričamo o DMS‑u, mo­gli smo ce­lu stvar da u­sme­ri­mo i u cen­tar pa­žnje pos­ta­vi­mo so­ftver za tim­sku sa­ra­dnju ili, mo­žda, so­ftver za u­prav­lja­nje po­slov­nim pro­ce­si­ma. Da­nas se ra­di o je­dnom so­ftver­skom sis­te­mu ko­ji o­bje­di­nju­je i omo­gućava sve tri fun­kci­je ko­je su od su­štin­ske va­žnos­ti ka­da ra­zmi­šlja­mo o pro­to­ku i ra­zme­ni in­for­ma­ci­ja, nji­ho­voj for­mal­noj pre­zen­ta­ci­ji, skla­di­šte­nju no­si­la­ca (do­ku­me­na­ta) i kon­tro­li ka­ko pris­tu­pa, ta­ko i sle­da ra­dnji u nji­ho­vom nas­ta­ja­nju, o­bra­di i po­to­njem ko­rišćenju.

Prvi ko­ra­ci ove in­te­gra­ci­je ni­su učinje­ni juče. Se­ti­mo se sa­mo da je Microsoft SharePoint por­tal jav­nos­ti pred­stav­ljen još 2001. go­di­ne. Do­bro, pi­taćete ka­kve ve­ze ima SharePoint sa DMS‑om. Ra­zmi­sli­te još je­dnom – ova plat­for­ma omo­gućava nam da skla­di­šti­mo do­ku­men­ta iz ra­znih i­zvo­ra, ra­zme­nju­je­mo in­fo­ma­ci­je na ra­znim for­mal­nim i ne­for­mal­nim ni­vo­ima s ra­zličitim za­in­te­re­so­va­nim gru­pa­ma, vo­di­mo računa o ver­zi­ja­ma do­ku­me­na­ta, pos­tav­lja­mo ra­dne to­ko­ve i pra­va pris­tu­pa. Da li vas sve to upućuje na DMS? Na­rav­no da je od­go­vor po­tvrdan. SharePoint ni­je sa­mo DMS, ma­da i to mo­že da bu­de. Na kra­ju, ako u ne­kom pre­tra­ži­vaču pos­ta­vi­te upit da vam i­zlis­ta DMS pro­i­zvo­de, nje­ga nećete naći ma­da je po ne­kim is­tra­ži­va­nji­ma u­pra­vo ova nje­go­va ulo­ga naj­ras­pros­tra­nje­ni­ja. Ovaj Microsoft‑ov pro­i­zvod ni­je naj­re­pre­zen­ta­tiv­ni­ji, ali ni­je ni naj­sta­ri­ji, ma­da je si­gur­no među naj­sta­ri­ji­ma ako go­vo­ri­mo o in­te­gra­ci­ji re­še­nja za vi­še po­slov­nih po­tre­ba u je­dno so­ftver­sko o­kru­že­nje.

Ka­da već pričamo o in­te­gra­ci­ji, pri­me­tna je ten­den­ci­ja po­ve­zi­va­nja DMS‑a sa sro­dnim pa­ke­ti­ma, pre sve­ga sa CMS‑om, dok je kod je­dnog de­la ERP‑ova pri­me­tna ten­den­ci­ja da se u o­dređenoj me­ri ov­la­da fun­kci­ja­ma ti­pičnim za DMS, pre sve­ga na po­lju čuva­nja i dos­tu­pnos­ti do­ku­me­na­ta ko­ji su i­zvor po­da­ta­ka za sam ERP.

Pov­ra­tak u svet pa­pira

DMS je kre­nuo od po­tre­be da se pa­pir­ni do­ku­ment pre­ve­de u elek­tron­sku for­mu i po­tom kao ta­kav čuva ra­di lak­še dos­tu­pnos­ti. Bi­lo je pu­no priča o bu­dućnos­ti u ko­joj će vla­da­ti „kan­ce­la­ri­ja bez pa­pi­ra“, ali to se ni­ka­da ni­je do­go­di­lo – pa­pir i da­lje vla­da, a čini se da ne­ma na­me­ru da us­ko­ro us­tu­kne pred di­gi­tal­nim sve­tom.

Shva­tiv­ši to i, pros­tom računi­com tro­ško­va, do­šlo se do za­ključka da je je­dna­ko va­žno i u­prav­lja­ti pro­ce­som pre­tva­ra­nja elek­tron­skih u pa­pir­na do­ku­men­ta. I ta­ko nas­ta­do­še ra­zni Printing Management sis­te­mi, ko­ji obu­hva­ta­ju kon­so­li­da­ci­ju in­sta­li­ra­nih har­dver­skih re­sur­sa, brže i je­fti­ni­je o­drža­va­nje i kon­tro­lu nas­ta­na­ka tro­ško­va ko­ji, za­pra­vo, ni­su ta­kom ma­li. Na­ročito u po­slo­va­nju ko­je ne mo­že bez pa­pi­ra i broj­nih do­ku­me­na­ta ko­je ne­ko no­si, pot­pi­su­je, ar­hi­vi­ra jer to za­kon tra­ži.

Sve to se o­sla­nja na Print Management so­ftver ko­ji mo­že da se na­ba­vi od ne­za­vi­snih pro­i­zvođača ili u sklo­pu re­še­nja za u­prav­lja­nje štam­pom ko­je nu­de svi ve­li­ki pro­i­zvođači štam­pača. I­zbor je ši­rok i sva­ko tu mo­že da nađe pra­vu me­ru i­zmeđu mo­gućnos­ti ko­je su po­tre­bne i ce­ne ko­ju tre­ba da pla­ti.

I­znaj­mi­ti ili ku­pi­ti?

Ham­le­tov­ska di­le­ma ko­ja je i ov­de ne­za­obi­la­zna. DMS i PMS, dva sro­dna i us­ko po­ve­za­na sis­te­ma, u o­grom­noj me­ri o­slo­nje­na su na har­dver: ske­ne­re, skla­di­šta po­da­ta­ka i štam­pače. Ka­ko pre­du­zeće ras­te i ka­ko pro­la­zi vre­me, ovi re­sur­si pos­ta­ju sve op­te­rećeni­ji i sve ih je vi­še. A sva­ki har­dver tra­ži i od­go­va­ra­juće pre­ven­tiv­no i in­ter­ven­tno o­drža­va­nje. Eko­nom­ska računi­ca je i ov­de ne­umo­lji­va – ako ne o­drža­va­te na vre­me, tro­ško­vi po­prav­ke su veći, a ži­vo­tni vek uređaja kraći. A tog o­drža­va­nja i ne­ma to­li­ko mno­go da vam se is­pla­ti da za­po­sli­te ser­vi­se­ra. Ta­kođe, uko­li­ko ka­pa­ci­tet pos­ta­ne pre­ma­li, a vre­me za za­me­nu re­sur­sa ni­je is­te­klo, on­da ku­pu­je­te no­ve re­sur­se i tro­ši­te vi­še pa­ra ne­go što bi tre­ba­lo.

Sve u sve­mu, ka­da je reč o har­dve­ru, a tu mi­sli­mo pre sve­ga na ske­ne­re i štam­pače, i­znaj­mlji­va­nje kom­ple­tne u­slu­ge ko­ja ne po­dra­zu­me­va sa­mo har­dver već i so­ftver za u­prav­lja­nje štam­pom, na­bav­ku po­tro­šnog ma­te­ri­ja­la i ser­vi­si­ra­nje čini se kao ve­oma a­trak­ti­van i­zbor. Kod nas ima vi­še po­nuđača, pa i mo­gućnost i­zbo­ra ne ne­dos­ta­je.

Ka­da je reč o DMS‑u i za nje­ga ne­op­ho­dna skla­di­šta po­da­ta­ka, i­zbor je slo­že­ni­ji. S je­dne stra­ne, tu je cloud u ko­jem mo­gu da bu­du i so­ftver i po­da­ci, što i ni­je ta­ko lo­še dok to­ga ne­ma mno­go. Ni­su svi sprem­ni da ne­kom dru­gom pre­pus­te bri­gu o be­zbe­dnos­ti – i u sve­tu pos­to­je broj­ne di­le­me u ve­zi sa si­gur­nošću po­da­ta­ka „u o­bla­ku“. S dru­ge stra­ne, a­trak­tiv­na je ide­ja da i­znaj­mi­te so­ftver ko­ji se po­kreće na ne­ka­kvim ser­ve­ri­ma ko­je o­drža­va sam pro­i­zvođač so­ftve­ra, uz stal­no naj­no­vi­ju ver­zi­ju pro­gra­ma. A i tro­ško­ve je lak­še pra­ti­ti i pri­la­gođava­ti mo­gućnos­ti­ma i po­tre­ba­ma. Za­to je u po­sle­dnje vre­me ve­li­ku pa­žnju pri­vu­kla op­ci­ja hi­bri­dnih sis­te­ma u ko­ji­ma so­ftver i­znaj­mlju­je­te i ni­je vam po­tre­ban har­dver da ga po­kre­ne­te, ali su po­da­ci i da­lje kod vas na va­šim ser­ve­ri­ma i dis­ko­vi­ma. Ili, što bi naš na­rod re­kao – i ja­re i pa­re.