eLikvidatura: Vaša kombinacija za SEF
Prošlo je više od godinu dana od kada je SEF mnogima postao svakodnevica. Dok je nekima olakšao posao, postoje oni kojima se na pominjanje ovog akronima prvo javi neka nelagodnost.
Zatim se podstakne razmišljanje na to da li su pored redovnih obaveza, u svoju dnevnu agendu ukalkulisali dovoljno vremena za pristupanje ovom državnom servisu, proveri, kontroli i preuzimanju faktura.
Zašto je to tako i da li svaku softversku novinu moraju da prate i radost i neizvesnost? Ako ne pametniji, godinu dana smo iskusniji kako u direktnom radu sa SEF-om, tako i slušanju klijenata koji dele gorepomenutu sudbinu.
Da vidimo kako je teklo prilagođavanje i gde smo trenutno…
O sistemu elektronskih faktura se puno pisalo i dosta toga se već zna. Najave državnih organa, publikacije tehničkih uputstava, kao i brojni vebinari na temu novih izmena postojećih funkcionalnosti i/ili izazova u korišćenju SEF-a doprineli su tome.
Prirodno (a malo i zbog zakonske uslovljenosti), fokus privrednih subjekata gravitirao je ka izlaznoj dokumentaciji. Sektori finansija uključivali su se u brojne radionice, dok su se ERP-ovci utrkivali kako implementirane sisteme prilagoditi novom okruženju.
Prepoznali smo potrebu biznisa, povezali je s drugim bolnim tačkama i izašli s rešenjem. Pravo je vreme
da porazgovaramo
Pitanje ulazne dokumentacije vrebalo je iz senke. Da li to znači da smo se kao implementatori softverskih rešenja svesno opredelili da i mi vrebamo iz senke? Da li je to bilo ispravno? Gde je tu naša uloga, a i računica?
Naime, uvođenje SEF-a kao posrednika u komunikaciji između organizacija, podrazumevalo je da sada ovlašćeni predstavnici odlaze na portal eFakture, pretražuju, preuzimaju, potom i odobravaju/odbiju fakture. Notifikacije o pristiglim fakturama u vidu mejla umeju da zatrpaju inboks, tako da u realnim uslovima, od odgovornih osoba se očekuje „dežuranje” na portalu. Čak i da zanemarimo subjektivni osećaj mnogih kako korisnički interfejs ne oduševljava previše, a da je korišćenje pretrage kompleksno, nova praksa je defacto značila dodatno angažovanje ljudi iz finansija (računovodstva).
Osim toga, za sve one koji do tada nisu, bio je to dobar trenutak da razmisle o digitalizaciji procesa odobravanja ulaznih faktura. Upravo je to prepoznao tim ljudi koji stoji iza ovog teksta i izašao s rešenjem „eLikvidatura”.
Sama ideja o rešenju za proces odobravanja ulaznih faktura nije nova, budući da aplikacija sa istim nazivom već godinama uspešno živi u nekim velikim sistemima naše privrede, ali sa SEF-om je (u duhu upravo održanog Sajma automobila) dobio ne samo nove felne i/ili karoseriju nego i motor.
Savremenija platforma
Sa on premise verzije prešao je u cloud, a zahvaljujući brojnim servisima u okviru M365 ekosistema (uz fokus na Power Platformu), postao je dostupan i srednjim i manjim firmama. Konkretno, pričamo o korisničkom interfejsu i skladištenju dokumentacije na SharePoint Online-u, automatizaciji procesa uz pomoć Power Automate-a, odobravanju iz Outlook-a i MS Teams-a, servisnim informacijama i logovima čuvanim u klijentovoj bazi na cloud-u. Integracija s drugim cloud i OnPrem servisima odvija se takođe uz pomoć dostupnih alata M365 i Power Platforme.
U praksi, to znači da eLikvidatura putem aplikativnog interfejsa komunicira sa SEF-om i u realnom vremenu preuzima fakture i njene priloge, upisuje metapodatke dostupne u XML fajlu i evidentira sve promene. Uz to, zahvaljujući mehanizmu fleksibilne matrice dodeljivanja prava pristupa i odobravanja, omogućava brzo interno odobravanje/odbijanje kroz željeni broj nivoa i prosleđivanje te informacije nazad na SEF. Obezbeđen je, dakle, zaokružen proces i potpuna dvosmerna komunikacija.
Detalji poput praćenja celokupne istorije kretanja dokumenta i njegovog procesa odobravanja, opcionog uključivanja u proces osobe u zavisnosti od iznosa na fakturi ili slanje redovnih podsetnika nosiocima zadataka, samo su neke od dostupnih funkcionalnosti. Kraj procesa često može da znači i upisivanje informacija u ERP, što olakšava knjiženje.
Da cela priča bude bolja, administracija kompletne aplikacije spuštena je na nivo biznisa, na posebnu radost IT ekipe.
Brza implementacija
Generalno, sama implementacija, koja uključuje i kraću analizu klijentskih procesa, traje tri radna dana i podrazumeva postavljanje demo, produkcionog okruženja, održavanje korisničke, odnosno obuke administratora rešenja. Za prebacivanje SharePoint site-a koristi se PnP provisioning engine, dok su svi automatski procesi upakovani u Solution koji se prebacuje kako na demo, tako i na produkciono okruženje (Power Apps Environment). Razlog ovakvog pristupa leži u mogućnostima testiranja i primeni novina koje nam SEF donosi. A verujte, još kako donosi!
Da li to znači da mi ne moramo uopšte da odlazimo gore i proveravamo bilo šta? – Upravo tako.
Pitanje koje autor ovog teksta najviše voli da čuje na svakom tehničkom pre-sales sastanku i odgovor za koji to isto važi kod klijenta.
Da se vratimo malo na iskustveni put iz uvoda. Kada su finansije u pitanju, obećati klijentu da se u potpunosti može osloniti na vaš softver prilično je smelo. Pretpostavke da će SEF raditi bez zastoja, da će servis bar putem aplikativnog interfejsa biti uvek dostupan, da neće doći do iznenadnih izmena strukture XML-a (kao neuspeli eksperiment), da će dozvoliti slanje faktura u minusu ili odobravanje automatski odbijenih faktura, bile su verovatno suviše optimistične, možda i naivne.
eLikvidatura putem aplikativnog interfejsa komunicira sa SEF-om i u realnom vremenu preuzima fakture i njene priloge, upisuje metapodatke dostupne u
XML fajlu
Takođe, očekivati od klijenta da ga nikad „srce ne povuče” i zanemari našu aplikaciju, direktno se uloguje na SEF-ov korisnički portal i ručno odobri fakturu, zato što je u pitanju HITAN SLUČAJ i želi što pre da se reši tog bremena, bilo bi još naivnije, jer ne zahteva poznavanje novog softvera, već ljudske prirode. – A tu smo valjda i pametni, ne samo iskusni.
Zbog svega ovoga, bilo je potrebno napraviti brojne kontrolne mehanizme u komunikaciji sa SEF-om i sve to evidentirati. Svaki log dokumenta, njegov status, razlog neuspešnog preuzimanja ili prosleđivanja informacija na SEF (ukoliko je bilo neuspešno). Tu dolazi do izražaja unapred definisana struktura klijentske cloud baze, koja nam daje neophodnu sigurnost i miran san.
Digitalizacija bez neizvesnosti
Uzimajući sve navedeno u obzir, da li smo zaista vrebali iz senke? Možda je to i dobar izraz. Prepoznali smo potrebu biznisa, povezali je s drugim bolnim tačkama i izašli s rešenjem. Ukoliko se i vi pronalazite u tome da vam SEF oduzima dragoceno vreme, imate poteškoće u radu sa ulaznim fakturama, ali i ako ste baš sada shvatili da bi bilo dobro neke procese digitalizovati i automatizovati, mislim da je pravo vreme da porazgovaramo!
Autor: Marko Obradović, Konsultant za digitalizaciju procesa
