Napredno upravljanje štampom – ključ ka poslovnom uspehu

Kada vaše poslovanje zahteva nekoliko štampača/multifunkcijskih uređaja, velika je verovatnoća da biste voleli da imate uvid i kontrolu nad poslovima koje ovi uređaji obavljaju. Bilo da se radi o nezavisnim rešenjima ili da dolaze kao deo paketa koji ste nedavno kupili, ovi moćni alati omogućavaju potpuno novu dimenziju korišćenja štampača.

Bez obzira na veličinu vaše kompanije štampa je neizostavni deo svakog poslovanja. Bilo da se radi o arhiviranju, štampi računa i otpremnica ili fizičkoj razmeni dokumenata među zaposlenima, štampa je aspekt poslovanja koji ne treba uzeti zdravo za gotovo.

Sa velikim brojem štampača u okviru jedne kompanije, održavanje, praćenje rada i zamena potrošnog materijala je ozbiljan posao. Umesto angažovanja ljudstva da održava svaki štampač posebno, postoje softveri koji su namenjeni upravo gore pomenutim aktivnostima: praćenju statusa, rešavanju problema u radu i nadgledanju sveukupnog rada.

S druge strane, ukoliko imate potrebe za definisanjem uloga korisnika, ograničavanjem pristupa prema korisniku ili grupi, te optimizacijom štampe ne bi bilo loše automatizovati i ovaj aspekt poslovanja. U okviru određenih paketa iPlus ponude kompanije Original korisnici dobijaju PrintFleet i SafeQ softvere. Šta korisnici dobijaju sa ova dva softverska paketa?

Flota štampača

Softver pod nazivom PrintFleet je zamišljen kao sistem za nadgledanje i upravljanje uređajima, kao i za prikupljanje, čuvanje i analiziranje bitnih podataka o samim uređajima.

Kao i svaki moderan softver, PrintFleet je osmišljen kao cloud rešenje, što omogućava veliku fleksibilnost pristupa sa bilo kog operativnog sistema ili uređaja koji u sebi ima web browser. Osnovna ideja PrintFleet softvera je centralizovano i pojednostavljeno upravljanje velikim brojem povezanih uređaja, bez obzira da li su od istog ili različitog proizvođača. Sve se obavlja preko jednog interfejsa koji objedinjuje nadgledanje, održavanje, servisiranje i nabavku potrošnog materijala.

Intuitivni interfejs je veoma pregledan i omogućava brzi tabelarni uvid u sve bitne informacije rada uređaja: naziv, status, broj odštampanih strana, serijski broj, lokacija…. Jednostavnim odabirom bilo kog uređaja dobijaju se detaljne informacije koje uključuju statistiku korišćenja, frekvenciju rada, te nivo boje u pojedinačnim tonerima. Zahvaljujući centralizovanom prikupljanju podataka, sa jednog mesta je moguće analizirati rad u određenom vremenskom periodu, potrošnju tonera, kao i pratiti kada je menjan potrošni materijal, te izvršiti narudžbinu novog, direktno iz softvera. Za slučaj da propustite da poručite potrošni materijal ili se javi neki problem sa bilo kojim umreženim uređajem, na raspolaganju vam je i mogućnost dodavanja automatskih upozorenja putem elektronske pošte, koji će obavestiti zaposlene zadužene za održavanje ili nabavku.

Prednosti koje korisnik ima korišćenjem SafeQ softvera su pre svega kreiranje jasne slike koliko svaki korisnik štampa, sa mogućnostima da ograniči pristup sistemu štampe ili nekom njegovom delu. U kombinaciji ova dva softvera korisnici jednostavno mogu da zaborave na bilo kakvo održavanje štampača.

Da bi se serviserima olakšao posao, PrintFleet poseduje i interaktivni plan prostorija sa lokacijom uređaja i brzim pregledom statusa jednostavnim pozicioniranjem kursora iznad štampača. Integrisani modul za generisanje izveštaja omogućava vrlo detaljno definisanje podataka koje izveštaj treba da obuhvati, sa velikim brojem različitih parametara.

Bezbedno i pametno upravljanje

YSoft SafeQ rešenje omogućava kompanijama i organizacijama da unaprede bezbednost, kontrolišu troškove štampe i definišu preciznu kontrolu nad onim što pojedinačni korisnici ili grupe mogu da urade na štampačima. Kontrola štampe podrazumeva ograničavanje funkcija uređaja (npr. korisnik ima pravo da kopira i štampa, a zabranjeno mu je skeniranje), ograničavanje upotrebe uređaja u smislu količina štampe po korisniku, zabrana korišćenja kolor štampe po korisniku i tome slično.

Kao i PrintFleet, SafeQ je cloud rešenje, čime se omogućava jednostavna instalacija i fleksibilno pristupanje, pa se nećemo ponavljati oko prednosti ovakve implementacije. Jako interesantna opcija koju SafeQ poseduje je takozvani „print roaming“. Zahvaljujući ovoj opciji, dovoljno je da dokumenta koja želite da odštampate pošaljete na server, a onda realizujete štampu na lokaciji koja vam najviše odgovara. Naravno, potrebna je autentifikacija, kako ne bi došlo do povrede privatnosti, a dokle god su uređaji umreženi nije bitno da li štampu obavljate u vašoj kancelariji, susednoj zgradi ili na drugom kontinentu.

Veoma zgodna opcija koju poseduje SafeQ rešenje jeste pristupanje nedavno štampanim dokumentima preko interfejsa štampača, pa je moguće ponovo pristupiti dokumentima koji su nedavno štampani i ponoviti štampu, bez potrebe da se vraćaju do svog računara.

Džepni računari koje nosimo sa sobom su uređaji sa kojima se u toku dana više družimo nego sa članovima uže porodice. Zbog toga SafeQ omogućava podjednako udoban rad preko pametnih telefona, i preko klasičnih računara. Podržane su i mogućnosti bežične štampe (AirPrint), kao i slanje dokumenata na predefinisan email čime se inicira automatska štampa na unapred određenom štampaču.

Zahvaljujući PrintFleet softveru, koji prati uređaje (brojčanike uređaja, statuse uređaja, stanje tonera, bubnjeva i drugih potrošnih delova…) korisnik ne mora da razmišlja o štampačima u sistemu, jer se te informacije prosleđuju provajderu. Provajder na ovaj način dobija relevantne informacije koje mu omogućavaju da korisniku pruži pravovremenu uslugu (isporuka potrošnog materijala, otklanjanje kvara, preventivni servis…). Prednost korišćenje PrintFleet softvera je što korisnici imaju uslugu koju su platili, a ne moraju da brinu o problemima, održavanju i potrošnom materijalu.

CBPR tehnologija omogućava SafeQ rešenju da najveći deo posla obavlja na računaru klijenta, bez dodatnog opterećivanja servera pa se na ovaj način ostavlja mogućnost uštede resursa. Glavna ušteda se ostvaruje kroz povećanje produktivnosti korisnika i optimizovanu upotrebu uređaja za štampu. Sam softver prikuplja podatke o radu uređaja, i omogućava uvid u rad, navike zaposlenih i određivanje kritičnih tačaka u lancu funkcionisanja sistema. Na ovaj način moguće je izvršiti optimizaciju rada uređaja i zaposlenih što može direktno dovesti do povećanja efikasnosti rada i smanjenja troškova.

PrintFleet i SafeQ uz iPlus

Iako kao nezavisna rešenja PrintFleet i SafeQ nisu mali izdatak za kompanijski budžet, uz iPlus pakete koje nudi kompanija Original, korisnici dobijaju ove softvere kao deo paketa. Kako iPlus predstavlja kombinaciju hardvera, softvera i održavanja, na jednom mestu je moguće rešiti sve probleme oko kupovine uređaja, održavanja i nabavke potrošnog materijala. Dok PrintFleet dolazi standardno uz sve iPlus pakete, SafeQ je takođe svima dostupan, ali na nižim nivoima usluge je za njega potrebna doplata. Na taj način je, pored optimizacije štampe, moguće podići bezbednost na viši nivo.

Na kraju dana, sinergijom ova dva softverska rešenja korisnici uopšte ne moraju da razmišljaju o štampačima, jer softveri komuniciraju direktno sa provajderom. Ovako se korisnik oslobađa dodatnih obaveza oko održavanja i bilo kakvih problema, što je i suština iPlus usluge.

Korisna adresa: www.originalgrupa.com

Autor: Marko Nešović