Perihard Therefore: Rešenje za upravljanje dokumentima

Unapredite poslovne procese uz Perihard i njihovo rešenje Therefore, namenjeno upravljanju dokumentima. Kad pričamo o mo­der­nom po­slo­va­nju, mi­sli­mo na sve flek­si­bil­ni­je načine ra­da, u­ključujući stal­ni ili pov­re­me­ni po­sao na da­lji­nu, kan­ce­la­ri­je o­tvo­re­nog pros­to­ra gde ni­ko ne­ma „svoj“ ra­dni sto i gde se in­for­ma­ci­je i do­ku­men­ta ra­zme­nju­ju u di­gi­tal­nom o­bli­ku.

La­ko nam je da po­mi­sli­mo da je to no­va re­al­nost, ali is­tra­ži­va­nje ko­je je Canon spro­veo po­ka­zu­je da, u­prkos sve većem bro­ju di­gi­tal­nih do­ku­me­na­ta, po­tre­ba za štam­pa­njem ne je­nja­va. Na­pro­tiv! U drža­va­ma cen­tral­ne i is­točne Ev­ro­pe, u čak 44 od­sto kom­pa­ni­ja 2017. go­di­ne štam­pa­li su vi­še ne­go ra­ni­je, dok se u 39 od­sto kom­pa­ni­ja obim štam­pa­nja ni­je bi­tno pro­me­nio. To, uz ve­li­ko po­većanje bro­ja do­ku­me­na­ta u di­gi­tal­nom o­bli­ku, i sve veća po­tre­ba za di­gi­ta­li­za­ci­jom do­ku­me­na­ta ko­ji u or­ga­ni­za­ci­ju sti­žu već od­štam­pa­ni – rad s do­ku­men­ti­ma čini mno­go komplek­sni­jim.

Ne­uređen sis­tem

U uobičaje­noj kan­ce­la­ri­ji po­slov­na do­ku­men­ta na­la­ze se na vi­še lo­ka­ci­ja. Za­po­sle­ni ih čuva­ju na svo­jim računa­ri­ma, kre­ira­jući struk­tu­ru fol­de­ra ko­ja je nji­ma naj­lo­gični­ja. Deo do­ku­me­na­ta sin­hro­ni­zu­je se s cloud ser­vi­si­ma, ko­ji ima­ju ne­ku svo­ju lo­gi­ku, u za­vi­snos­ti od to­ga da li sva­ki zaposle­ni ima svoj na­log ili se de­li je­dan kom­pa­nij­ski.

Po­red to­ga, ve­lik broj do­ku­me­na­ta na­la­zi se u e‑mail po­ru­ka­ma i do­bar deo njih os­ta­ne tu. Za ra­zme­nu se ko­ris­te ek­ster­ni hard‑dis­ko­vi i USB me­mo­ri­je, a deo do­ku­me­na­ta zav­rši i na smar­tfon i ta­blet uređaji­ma, uz i­zme­ne ko­je je bi­lo ne­op­ho­dno oba­vi­ti u le­tu… Ar­hi­va do­ku­me­na­ta, u za­vi­snos­ti od za­ko­no­dav­stva i in­ter­nih pro­pi­sa, u­glav­nom obu­hva­ta i štam­pa­ne i di­gi­ta­li­zo­va­ne do­ku­men­te, ko­ji su slo­že­ni po ne­koj svo­joj lo­gi­ci.

U ova­ko kom­plek­snom o­kru­že­nju, te­ško je us­ta­no­vi­ti ko­ja je ver­zi­ja do­ku­men­ta fi­nal­na i gde se na­la­zi, a još te­že učini­ti je dos­tu­pnom svi­ma ko­ji mo­gu sa­mos­tal­no da je nađu u bi­lo kom tre­nut­ku. S dru­ge stra­ne, ose­tlji­ve in­for­ma­ci­je mo­gu pos­ta­ti la­ko dos­tu­pne lju­di­ma i­zvan or­ga­ni­za­ci­je – što mo­že do­ves­ti do ne­ga­tiv­nih po­sle­di­ca.

Pro­me­na pa­ra­digme

Kom­plek­san i ne­uređen sis­tem, o­dno­sno ne­pos­to­jeći sis­tem u­prav­lja­nja do­ku­men­ti­ma, ima dve ključne ka­rak­te­ris­ti­ke ko­je je po­tre­bno pro­me­ni­ti. Naj­pre, ba­zi­ran je pri­mar­no na hi­je­rar­hij­skoj struk­tu­ri fol­de­ra ko­ja je ja­sna i lo­gična, ali pre­te­žno ono­me ko je ta­kvu struk­tu­ru na­pra­vio. Sva­ko ima ne­ki svoj sis­tem i način ra­zmi­šlja­nja, a kad sis­tem pos­ta­ne pre­ve­lik i obu­hva­ta in­for­ma­ci­je od vi­še oso­ba, sve vi­še gu­bi svo­ju o­snov­nu svrhu.

Dru­go, do­ku­men­ta se um­no­ža­va­ju i na­la­ze na vi­še lo­ka­ci­ja is­tov­re­me­no (lap­top, USB, e‑mail…) i te­ško je is­pra­ti­ti ko­ja je ver­zi­ja ak­tu­el­na. Re­še­nje je u to­me da se odus­ta­ne od hi­je­rar­hij­ske struk­tu­re u o­bli­ku sta­bla fol­de­ra i pri­me­ni pro­ce­sni pris­tup, gde za sva­ki do­ku­ment tre­ba da­ti od­go­vor na tri pi­ta­nja:

• O ka­kvoj vrsti do­ku­men­ta se ra­di?
• Ko ima pra­vo pris­tu­pa tom do­ku­men­tu?
• Ka­kve o­zna­ke že­li­te da sta­vi­te na do­ku­ment da bis­te ga la­ko iden­ti­fi­ko­va­li?

Da bis­te na efi­ka­san način pris­tu­pa­li do­ku­men­ti­ma bez hi­je­rar­hij­ske struk­tu­re, po­tre­bno je re­še­nje kao što je Therefore.

Za­što The­re­fo­re?

Kao kom­pa­ni­ja sa o­grom­nim is­kus­tvom u do­me­nu ra­da s do­ku­men­ti­ma, Canon je Therefore Corporation na­pra­vio kao sve­obu­hva­tan sis­tem za u­prav­lja­nje do­ku­men­ti­ma. On omo­gućava pro­jek­to­va­nje sve­obu­hva­tnog pro­ce­sa ra­da s do­ku­men­ti­ma, ar­hi­vi­ra­nje elek­tron­ske po­šte, ske­ni­ra­nje do­ku­me­na­ta ra­di čuva­nja u di­gi­tal­nom o­bli­ku, kao i auto­mat­sko pri­ku­plja­nje do­ku­me­na­ta ko­ji i­zla­ze iz sis­te­ma or­ga­ni­za­ci­je.

Uko­li­ko se Therefore pri­me­ni na pra­vi način, ra­dni pro­ce­si u fir­mi pos­taće op­ti­mi­zo­va­ni­ji i or­ga­ni­za­ci­ja će os­tva­ri­ti u­šte­du u vre­me­nu i nov­cu. Po­red to­ga, po­većaće se be­zbe­dnost a pro­ce­si pos­ta­ti tran­spa­ren­tni­ji.

Na pri­mer, kad že­li­te da ar­hi­vi­ra­te no­vi, pot­pi­sa­ni ugo­vor, mo­že­te ga o­značiti di­rek­tno na e­kra­nu mul­ti­fun­kcij­skog uređaja i na­kon ske­ni­ra­nja, on će auto­mat­ski bi­ti ar­hi­vi­ran u Therefore sis­te­mu. Is­to to je mo­guće ura­di­ti iz prak­tično sva­ke a­pli­ka­ci­je ko­ja se obično ko­ris­ti u kan­ce­la­rij­skom o­kru­že­nju.

Po­što je sva­ki do­ku­ment de­fi­ni­san vrstom i ima svo­je o­zna­ke, a sme­šten je u cen­tral­nom skla­di­štu do­ku­me­na­ta – sva­ko s pra­vom pris­tu­pa mo­že la­ko da ga nađe, ne­ma po­tre­be da se du­pli­ra i kom­pli­ko­va­na hi­je­rar­hij­ska struk­tu­ra o­dla­zi u is­to­ri­ju.

Be­zbe­dnost i…

Therefore čuva do­ku­men­te na be­zbe­dnom mes­tu, ka­ko bi oni os­ta­li dos­tu­pni u slučaju ot­ka­za in­for­ma­ci­onog sis­te­ma, kao i da bi bio one­mo­gućen pris­tup oso­ba­ma ko­je ni­su ov­lašćene. To obu­hva­ta i usa­gla­še­nost sa za­kon­skom re­gu­la­ti­vom ka­ko u do­me­nu čuva­nja po­da­ta­ka, ta­ko i u do­me­nu ade­kva­tnog uni­šta­va­nja do­ku­me­na­ta ve­za­nih za lične po­dat­ke oso­ba. Canon‑ovo re­še­nje to mo­že da auto­ma­ti­zu­je i o­slo­bo­di vas bri­ge ko­ja mo­že da na­pra­vi prav­ne pro­ble­me.

Iz u­gla kon­tro­le pris­tu­pa, Therefore ko­ris­ti sis­tem s tri be­zbe­dno­sna ni­voa. O­snov­ni je sis­tem Windows Active Directory ko­ji kon­tro­li­še pris­tup do­ku­men­ti­ma i me­mo­ri­ji, ta­ko da ne­ma po­tre­be za kre­ira­nje do­da­tnog ko­ri­sničkog ime­na i lo­zin­ke. Dru­gi je ni­vo Therefore po­de­ša­va­nja, gde se mo­gu u­klo­ni­ti ne­ke op­ci­je za o­dređene gru­pe ko­ri­sni­ka. To se obično pri­me­nju­je da ko­ri­sni­ci ne bi ko­men­ta­ri­sa­li ili štam­pa­li do­ku­men­ta. Na kra­ju, tu je Rights ser­ver s do­da­tnim op­ci­ja­ma da se po­je­di­nim oso­ba­ma do­de­li pra­vo pris­tu­pa fol­de­ru ili do­ku­men­tu ko­ji uobičaje­no ne bi bio do­zvo­ljen.

…auten­tičnost do­ku­menta

Sa­drži­na i po­re­klo do­ku­men­ta mo­že da se ga­ran­tu­je sa­mo ako je skla­di­šte do­ku­me­na­ta na pra­vi način za­štićeno od fal­si­fi­ko­va­nja. Za­to se sva­kom do­ku­men­tu u Therefore ser­ve­ru mo­že do­da­ti di­gi­tal­ni pot­pis ko­ji ga­ran­tu­je auten­tičnost svih in­for­ma­ci­ja.

To­kom pro­ce­sa pro­na­la­že­nja do­ku­men­ta, Therefore ser­ver ve­ri­fi­ku­je pot­pis ka­ko bi ko­ri­sni­ku ga­ran­to­vao da je do­bio ve­ro­dos­toj­nu in­for­ma­ci­ju. To se o­dno­si i na elek­tron­sku po­štu, ko­ja se di­rek­tno iz Outlook‑a mo­že pre­ba­ci­ti u cen­tral­no skla­di­šte do­ku­me­na­ta ta­ko da se sva ko­mu­ni­ka­ci­ja na­la­zi na je­dnom mes­tu, za­je­dno s do­ku­men­ti­ma i dru­gim faj­lo­vi­ma ve­za­nim za o­dređeni pro­je­kat, ka­ko bi se na je­dnom mes­tu mo­gla vi­de­ti ce­lo­ku­pna sli­ka.

Ra­dni pro­ces (Wor­kflow)

Ka­da ko­mad pa­pi­ra pu­tu­je kroz kan­ce­la­ri­ju, ko o­dlučuje ko­jim prav­cem će ići, ko­li­ko taj pro­ces tra­je i ko­ji za­da­ci se obav­lja­ju? Čes­to je te­ško sa­zna­ti gde se na­la­zi ori­gi­nal­ni do­ku­ment i ka­kve su po­sle­di­ce kad se za­drži neg­de to­kom tog pro­ce­sa. Therefore In­te­gri­sa­ni ra­dni pro­ces po­ma­že vam da kon­tro­li­še­te svu tu pro­men­lji­vost i omo­gućava op­ti­mi­zo­va­nje ra­dnih pro­ce­sa u fir­mi.

To ne sa­mo da šte­di vre­me i no­vac ne­go i do­pri­no­si po­većanju be­zbe­dnos­ti i tran­spa­ren­tnos­ti pro­ce­sa. Therefore Po­slov­no i­zda­nje obu­hva­ta fun­kci­onal­nost ra­dnog pro­ce­sa i nje­gov vi­zu­el­ni pri­kaz po­moću prev­lačenja mi­šem, što po­je­dnos­tav­lju­je kon­fi­gu­ri­sa­nje i pri­la­gođava­nje.

Tri ver­zije

Therefore re­še­nje dos­tu­pno je u tri va­ri­jan­te – za je­dnog ko­ri­sni­ka, za ra­dne gru­pe i za čita­vu or­ga­ni­za­ci­ju. Ver­zi­ja za po­je­din­ce ide­al­na je u si­tu­aci­ja­ma kad će sa­mo je­dna oso­ba ili je­dna ra­dna sta­ni­ca bi­ti za­du­že­ni za kom­ple­tan po­sao di­gi­ta­li­za­ci­je, što je čest slučaj u be­zbe­dno­sno ose­tlji­vim sis­te­mi­ma po­put voj­ske ili po­li­ci­je.

Ver­zi­ja za ra­dne gru­pe na­me­nje­na je ti­mo­vi­ma od 5 ili 10 lju­di, ko­ji su čes­to deo veće or­ga­ni­za­ci­je, ali ne pos­to­ji po­tre­ba da se u dru­gim sek­to­ri­ma omo­gući rad s is­tim do­ku­me­nti­ma ili se že­li tes­ti­ra­ti pro­ces s ma­njim bro­jem za­po­sle­nih pre uvođenja u ce­lo­ku­pnu or­ga­ni­za­ci­ju.
Na kra­ju, tu je ver­zi­ja za ce­lu or­ga­ni­za­ci­ju, ko­ja se la­ko pri­la­gođava po­tre­ba­ma ma­lih, sre­dnjih i ve­li­kih kom­pa­ni­ja ko­je že­le da pra­va do­ku­men­ta bu­du dos­tu­pna pra­vim lju­di­ma i da po­većaju efi­ka­snost ra­da svo­jih za­po­sle­nih.

Par­tner za im­ple­men­ta­ciju

Kom­pa­ni­ja Perihard ima vi­še od 25 go­di­na is­kus­tva u do­me­nu štam­pa­nja do­ku­me­na­ta i du­go­go­di­šnji je Canon‑ov Gold Partner. Nje­ni stručnja­ci su pra­vi sa­go­vor­ni­ci za sva­ko­ga ko ra­zmi­šlja o uvođenju re­da u svoj rad s do­ku­men­ti­ma. Oni će vam pre­po­ručiti ka­ko naj­bo­lje da ure­di­te svo­je pro­ce­se, ko­ja je ver­zi­ja Therefore re­še­nja pra­va za vas i pro­ves­ti vas kroz kom­ple­tan pro­ces im­ple­men­ta­ci­je. U sa­ra­dnji s nji­ma, os­tva­rićete tri ključne pre­dnos­ti Therefore sis­te­ma: efi­ka­snost, eko­no­mičnost i be­zbe­dnost.

Korisna adresa: pe­ri­hard.com