Pet pitanja za konsultanta

Izbor poslovnog softvera je složen proces. U izgledu je dugoročno partnerstvo između korisnika i ponuđača, pa se opravdano nameće izbor optimalnog pristupa čitavom procesu. Odokativna metoda, detaljna analiza, opisi u časopisima, sajmovi, iskustvo, prezentacije ili neka vrsta magije? Ili od svega pomalo? Razgovarali smo s ekipom kompanije Extreme, koja nam je otkrila tajnu njihove pomoći kompanijama u ovom delikatnom procesu.

Na koji način Extreme pomaže zainteresovanim kompanijama u izboru poslovnog softvera? Kako teče sam proces?

Svaki, pa i najsofisticiraniji softver je alat za obavljanje nekog posla, koji omogućava ili olakšava izvođenje procesa unutar kompanije. Proces počinje razgovorom sa menadžmentom ili ključnim korisnicima o ciljevima uvođenja softvera i njegovom budućem mestu u podršci procesima firme. Nakon sagledavanja ciljeva i zahteva, bitna je pomoć u odluci da li nabaviti neki gotovi softverski paket, neku fleksibilnu platformu koja omogućava dosta prilagođavanja ili, u nedostatku boljeg rešenja, razvijati aplikaciju „od nule“. Čak i veoma posvećeni korisnici retko imaju znanje i resurse da, uz tekući posao, ozbiljnije analiziraju ponudu na tržištu za iole složeniji softverski sistem, pa je iskustvo i znanje spoljnih saradnika od poverenja često ključan faktor u sužavanju izbora na prebrojiv skup rešenja. Konačna odluka se ne donosi brzo i lako i uvek je predmet kompromisa između troškova, očekivanih vrednosti i dobiti od implementacije, iskustva implementatora i potvrde referenci pa i raznih uticaja unutar same kompanije koji ne moraju da budu u vezi sa kvalitetom samog rešenja.

Kakvo je iskustvo Extreme‑a u saradnji sa zainteresovanim kompanijama? Koji su to najčešći problemi koje kompanije imaju? Iz koje industrijske grane su te kompanije i za koju vrstu poslovnog softvera im najčešće pomažete?

Šaroliko. Sarađujemo i sa našim najvećim grupama kompanija i sa firmama od pet ljudi. Sa firmama koje su odlično organizovane i jasno znaju šta žele a i sa firmama gde se artikulišu procesi i zahtevi po pola godine, pa i više… Ono što je svim tim firmama zajednički imenitelj je da su uspešne i da žele da budu još uspešnije.

Kada pričamo o problemima, poslujemo u vreme kada je većina firmi od uvođenja PDV‑a na neki način rešila pitanje poslovnog softvera za finansijsko i robno poslovanje. Značajan broj firmi se sada okreće rešavanju poslovnih izazova u upravljanju odnosima sa krajnjim korisnicima, procesima sa poslovnom dokumentacijom, procesima i evidencijama za obezbeđenje kvaliteta, internom komunikacijom kroz korporativne portale, mobilnom prodajom, razvija se i tržište za rešenja u oblaku – polako ali sigurno. U svakoj firmi uvek ima problema. Odgovornost menadžmenta je da uoči probleme i vidi da li ugrožavaju lanac isporuke vrednosti klijentima i koliko problem firmu već košta – ako softversko rešenje može da pomogne i u narednih par godina eksploatacije manje košta od toga, odluka se sama nameće, jer onda firma ima veće ukupne troškove ako ne uvede softver. To što nismo prepoznali i izmerili neki trošak, ne znači da on ne postoji… Slična matematika se može uraditi i za rešenja koja služe da podrže povećanje prodaje.

Trgovina, proizvodnja hrane, distribucija robe široke potrošnje, profesionalne usluge, agrobiznis, farmaceutska, konditorska i prerađivačka industrija i javni sektor su najčešći korisnici naših usluga.

Za šta vas kompanije najčešće angažuju u procesu izbora softvera?

Politika firme je da klijente savetujemo prateći njihov najbolji interes kao da je naš sopstveni, koristeći pritom sva naša znanja i iskustva. Ako vidimo da ciljevi i zahtevi korisnika nisu bliski oblastima u kojima mi poslovno delujemo, rado ih uputimo na partnerske firme koje po našem mišljenju mogu da im budu od veće koristi.

Klijenti nas angažuju za konsultantske usluge analize, unapređenja i uvođenja novih poslovnih procesa i usluge izrade profesionalnih projektnih zadataka, sa kojima klijenti mogu potražiti isporučioce rešenja na tržištu. Isporučujemo velikom broju firmi Microsoft Dynamics CRM rešenja i rešenja na Microsoft Sharepoint platformi – od manjih preko znatnih prilagođavanja platformi do praktično potpuno zaokruženih Web aplikacija koje izrađujemo prema specifičnim zahtevima korisnika. Mada to po opštem (a i našem) mišljenju ne spada u red preporučljivih praksi, često za klijente radimo sveobuhvatne projekte: analizu postojećih procesa, dizajn budućih procesa, projektni zadatak koji definiše softverske zahteve i zatim i razvoj i implementaciju rešenja i prateće usluge obuke, podrške i održavanja. Extreme naravno još od svojih prvih dana savetuje i isporučuje i sve vrste softverskih licenci vodećih proizvođača softvera iz našeg portfolia i pruža i usluge postavke infrastrukturnog softvera.

Sa kojim poslovnim softverom ili rešenjem i na koji način do sada imate primarno najviše iskustva?

Sa pomenutim Microsoft CRM i Sharepoint platformama. Dobra implementacija CRM rešenja daje zaposlenima i menadžmentu centralizovan pogled na njima bitne podatke o klijentima, koje umešan menadžment može da iskoristi za razvoj poslovanja na mnogo načina. Zato od početka govorimo o ciljevima, jer ako nemate ciljeve, onda vam malo koji podaci mogu biti od bitne koristi. CRM za svaku firmu ima drugo značenje i praktično nema dve potpuno iste implementacije, mada postoje brojni zajednički elementi u njima. Naša želja je da svakako u budućnosti svoja CRM iskustva iz domena distribucije i agrobiznisa upakujemo u gotova rešenja koja se brzo mogu implementirati a ostavljaju dovoljno prostora da se ispoštuju specifični zahtevi kroz softverska ili parametrizovana prilagođavanja rešenja.

Sharepoint je sa druge strane vrlo prisutan u našim firmama, ali jako slabo iskorišćen kada se pogledaju njegove mogućnosti. Najviše iskustva imamo u sistemima za upravljanje dokumentacijom – odobravanju ulaznih finansijskih dokumenata, upravljanju ISO/QMS dokumentacijom i pratećim zapisima, procesima koji čine obradu predmeta u državnim ustanovama i preduzećima. Imamo značajna iskustva i u oblastima izrade internih korporativnih portala, kao medijuma za objedinjavanje organizacione kulture u većim firmama ili grupama vlasnički povezanih firmi, gde rade ljudi koji se ne poznaju a treba da sarađuju na brojnim projektima na kojima su angažovani. Radimo i potpuno prilagođene aplikacije za upravljanje ljudskim resursima. U upravljanju dokumentacijom je plan da gotovim rešenjima omogućimo bržu isporuku softvera koji unapređuje efikasnost u ovoj oblasti.

Imate li neke opšte preporuke za kompanije u vezi sa tržištem poslovnog softvera kako bi im olakšali sam proces?

U velikoj ste prednosti ako ste dobro utvrdili svoje ciljeve i nacrtali sadašnje ili buduće procese i tek onda krećete u potragu za rešenjem. Ako znate da su drvene kuće koje gradi vaša firma nestabilne jer su slabi spojevi, već ste u maloj prednosti… Možete pitati da li postoje deblji i jači ekseri i čekić, kako izgledaju danas mašine i tehnologija za lepljenje spojeva i da li postoji neki vama nepoznat način sečenja greda takav da se uklapanjem postigne bolja stabilnost. Uporedite ovo sa firmom koja još ni ne zna zašto su njene drvene kuće nestabilne, a izlazi na tržište da potraži rešenje… Stara je izreka kaže da brodu koji ne zna u koju luku plovi, ni jedan vetar ne odgovara.

Ne treba da očekujete da će softver sam od sebe rešiti organizacione probleme u vašoj firmi. Ne verujte u magiju, softver je alat, kao i robot koji radi odlično ono za šta smo ga isprogramirali. Ako niste u stanju da sagledate praktičnu vezu i dobit na relaciji cilj‑čovek‑softver‑rezultat, razmotrite još jednom nabavku, vratite se korak nazad i probajte ponovo. Organizacije nema bez ljudi, koji znaju tačno od koga i kako posao dolazi do njih, šta je njihov deo posla i kako posao dalje ide od njih ka sledećem učesniku u lancu isporuke vrednosti ili krajnjem korisniku. Ako dobro uklopite softver i ljude, imate dobitnu kombinaciju – uvažite vaše zaposlene u svemu što su njihovi realni zahtevi u skladu sa ciljevima firme, pridobićete ih za projekat, a ako razmislite i o stvarnim vrednostima za njih od upotrebe softvera, imate mnogo veće izglede da zaista stvari izmenite na bolje.

Nekako su u Srbiji uvek teška vremena za biznis. Naše mišljenje je da ni tamo gde mislimo da je mnogo bolje nema lakih poena, dakle onih bez truda, rada, posvećenosti i zalaganja. Genijalci možda i mogu da postignu lake poene ali to ne računamo, jer što bi rekao legenda menadžmenta Peter Drucker, uvek je previše slaba ponuda genijalaca na tržištu da bismo se oslonili na nju za praktičnu primenu u poslovnim sistemima.

Miodrag Ranisavljević

(Objavljeno u časopisu PC#214)