Radite pametnije sa dokumentima: Sendys Explorer

U vremenu kada tehnika oko nas postaje sve pametnija, uči kako da komunicira sa nama, pa i sa drugim uređajima ne čudi što je evolucija naterala proizvođače da upotrebljivost uređaja podigne na viši nivo. Jedno od pametnih rešenja koje kompanija OKI nudi u cilju podizanja produktivnosti na svojim MF uređajima zove se Sendys Explorer.

Ako zamislite kancelarijsko okruženje, bilo ono moderno ili od pre desetak godina, štampači/multifunkcijski uređaji su element bez kojeg poslovanje jednostavno ne funkcioniše. Koliko god da ste digitalizovani, birokratija će od vas u jednom trenutku zahtevati fizičku kopiju, skeniranje ili umnožavanje dokumenata. Ako pogledamo razna istraživanja na temu rada sa dokumentima možemo doći do različitih zaključaka, ali se sva slažu u jednom – skoro petina vremena zaposlenih odlazi na proces obrade dokumentacije. Ako bi se to vreme iskoristilo na pametniji način, to bi imalo direktnog uticaja na produktivnost. Tu na scenu stupa Sendys Explorer.

Maksimizujte efikasnost

Sendys Explorer je softverski alat zasnovan na Web serveru koji umnogome pomaže u procesu upravljanja dokumentima. Ukoliko se čitav proces ubrza, od samog početka – skeniranja, preko arhiviranja, dodatnog korišćenja, i menjanja do štampanja, povećanje produktivnosti je neminovnost. Osnovna ideja Sendys Explorer koncepta je prepoznavanje teksta i transformacija skeniranih slika u digitalne formate korišćenjem OCR (Optical Character Recognition) tehnologije (Google Tesseract u besplatnim i ABBYY RS u premijum verzijama). Nakon procesa digitalizacije korisnici dobijaju veliku fleksibilnost rada sa dokumentima, pa mogu da distribuiraju fajlove elektronskom poštom, kroz mrežne i cloud lokacije, štampače i sisteme za upravljanje dokumentima (DMS).

Konektori

Proces skeniranja dokumenata se može obaviti preko povezanih OKI uređaja ili preko telefona (postoje verzije za Android i iOS), gde vaša kamera postaje moćan alat za skeniranje dokumenata. Zahvaljujući takozvanim konektorima koji se mogu naknadno dokupiti, Sendys Explorer se povezuje s cloud servisima (Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, Yandex disk, Dropbox i Microsoft Sharepoint), a moguće je koristiti i postojeća digitalna dokumenta, bilo da se ona nalaze u vašem računaru ili telefonu. Kada povežete Sendys Explorer sa ovim Document konektorima, moguće je direktno otpremati dokumenta na pomenute cloud servise, tako da oni momentalno postanu dostupni svima u organizaciji.

Pored Document konektora koji omogućavaju upload skeniranih dokumenata tu su i konektori kao što su Flex i Output Manager. Kupovinom Flex konektora se može prilagoditi proces skeniranja dokumenata, mogu se definisati ulazna polja dokumenta, kao i polja za meta‑podatke. Pored ulaznih opcija, Flex konektorom se omogućava slanje skeniranih dokumenata direktno ka Samba klijentu, deljenoj mrežnoj lokaciji, FPT klijentu ili file sistemu.

Ako želite više kontrole nad štampom na uređajima sa Sendys Explorer‑om, Output Manager konektor nudi dodatni set opcija, kao što su autentifikacija pre procesa štampe, pojačana bezbednost, nadgledanje procesa štampe prema korisnicima, kao i merenje troškova za svakog korisnika posebno. Ovo je veoma zgodno za velike organizacije jer se, pored pojačane bezbednosti, lako mogu identifikovati mesta na kojima je ušteda moguća.

Kako to izgleda u praksi

Ako korišćenje Sendys Explorer‑a i potrebnih konektora prevedemo u praksu, to bi izgledalo ovako: vozač firme, Nenad isporučuje robu iz Čačka u Niš. Nakon isporuke, Nenad dobija račun i preko mobilne aplikacije ga slika, pokreće OCR alat, koji prepoznaje sadržaj, nakon čega se on otprema u adekvatan folder na Dropbox‑u, koji je povezan preko Dropbox konektora.

S druge strane, računovodstvo je, zbog smanjivanja troškova povereno firmi iz Subotice. Ksenija iz računovodstva dobija obaveštenje da je roba isporučena, i odmah kreće u pretragu prema imenu firme. Zahvaljujući prepoznatom tekstu putem OCR alata, proces pretrage je mnogo jednostavniji, nakon čega Ksenija proverava račun na svom računaru, preuzimanjem dokumenta sa Dropbox‑a. Nakon provere i utvrđivanja da je sva kako treba, ona šalje poruku svojoj koleginici Milici da je sve u redu i da se račun može arhivirati. Milica preko panela multifunkcionalnog uređaja i Sendys Explorer‑a pronalazi traženi dokument, štampa ga i smešta u arhivu, nakon čega je čitav proces završen u jednom danu. U slučaju da je kasnije potrebno pristupiti ovim dokumentima, dovoljno je preko Web interfejsa, mobilne aplikacije ili, u slučaju da je potrebno štampanje, panela štampača, unese ime firme – sledi pretraga i preuzimanje odnosno štampanje dokumenta.

U tradicionalnom sistemu proces bi izgledao ovako: Nenad u ponedeljak isporuči robu iz Čačka u Niš i nosi račun sa sobom, zajedno sa svim računima robe koju je tog dana isporučio i preuzeo. Zbog gužve na putu, Nenad se vratio posle 17h, pa je dokumenta u kancelariju doneo sutra ujutru. Koleginica Nevenka preuzima dokumenta, ručno proverava da li je sve tu i sprema ih za slanje računovodstvu. Nakon nekoliko dana, kada se skupilo dovoljno papira, Nevenka sprema dokumenta za slanje u računovodstvo. U petak se dokumenta šalju poštom, i zbog štrajka poštara u Suboticu, stižu tek u sredu. Ksenija zatim prima dokumenta, ručno ih razvrstava, proverava, zavodi i sprema Milici za arhiviranje. Umesto da sve bude gotovo za nekoliko minuta, ovaj proces se može odužiti na nekoliko dana. Pored toga, fizička dokumenta se mogu izgubiti u transportu, nije moguće pretraživanje, a proces naknadnog pristupanja dokumentima je u prvom scenariju mnogo jednostavniji i ne zahteva fizičku pretragu papira.

Sendys Explorer je moćni alat koji korisnicima omogućava da značajno unaprede rad sa dokumentima, dok s druge strane daje sveobuhvatnu sliku svih povezanih uređaja i obezbeđuje nadgledanje njihovog rada zarad maksimizacije efikasnosti

Ako ovako postavite svakodnevne aktivnosti, Sendys Explorer zajedno s konektorima umnogome povećava fleksibilnost čitavog tima i umanjuje mogućnost da dođe do greške u procesu ručne obrade raznih dokumenata. Kada na to dodate da su sva dokumenta koja se otpreme na neki od ovih cloud servera dostupna za štampu direktno preko panela OKI štampača, pametnog telefona, tableta ili Web interfejsa, jasno je da je fleksibilnost podignuta na mnogo viši nivo u odnosu na tradicionalno upravljanje dokumentima.

Jednostavno korišćenje

Bilo da se radi o Web interfejsu, panelu MF uređaja ili mobilnoj aplikaciji, osnovna ideja Sendys Explorer‑a je bila da se sve maksimalno pojednostavi. Za interfejs su korišćene „pločice“ Metro interfejsa koje je Microsoft uveo sa Windows‑om 8. OCR nudi prepoznavanje teksta u dokumentima, a predefinisane su i opcije kao što su PDF, Word, Excel, Txt i drugi, bilo da dokumenta unosite preko telefona ili štampača. Ukoliko želite da odmah prosledite neki od dokumenata, moguće je koristiti telefone iz imenika i slati ih direktno na faks.

Kada se radi o procesu koji omogućava deljenje podataka i pristup velikog broja korisnika, bezbednost je tema na koju je potrebno obratiti pažnju, a Sendys Explorer administratorima nudi mogućnost kontrole pristupa. Bilo da se radi o korisničkom imenu/šifri, PIN pristupu ili RFID kartici, moguće je zahtevati neki vid autentifikacije pre pristupa dokumentima. Korisnik takođe može definisati svoje privatne foldere za fajlove kojima samo on ima pristup, a moguće je dodeljivati i pristup pojedinačnim korisnicima ili ih proglasiti javno dostupnim za sve korisnike.

Postanite brži i efikasniji – besplatno

Sendys Explorer je moćni alat koji korisnicima omogućava da značajno unaprede rad sa dokumentima, dok s druge strane omogućava sveobuhvatnu sliku svih povezanih uređaja i nadgledanje njihovog rada zarad maksimizacije efikasnosti. Korisnici mogu da koriste Web interfejs, panel MF uređaja ili pametni telefon, kako bi skenirali, menjali, delili ili štampali dokumenta, a sve u zavisnosti od toga šta im više u datom trenutku odgovara. Ceo proces ubrzava i olakšava rad sa dokumentima, a na kraju i štedi vreme zaposlenima, čime se direktno povećava njihova produktivnost.

Alati poput Sendys Explorer‑a podižu upotrebljivost OKI multifunkcionalnih uređaja na mnogo viši nivo, omogućavajući im da bude jedna od najbitnijih karika u procesu koji se fokusira na unapređenje poslovanja u sferi rada sa dokumentima. Napomenućemo još i da postoje dve verzije Sendys Explorer‑a – besplatna i Premium, te da je osnovna razlika u korišćenju ABBY RS OCR‑a za prepoznavanje teksta, umesto besplatnog Google Tessaract OCR‑a. Uz osnovnu verziju aplikacije ne dolaze pomenuti konektori koji se mogu dokupiti naknadno, prema potrebama i mogućnostima organizacije.

Ovo znači i da uz OKI multifunkcionalne uređaje imate priliku da bez ikakvog dodatnog ulaganja iskoristite Sendys Explorer i unapredite rad sa dokumentima, kako biste podigli produktivnost svojih zaposlenih. Ako želite zaista profesionalni alat kojim ćete pored svega ovoga moći da automatizujete procese skeniranja, da vršite njihovu transformaciju u Office formate, te da sve to povežete na cloud servise i dodatno nadgledate sve što vaši zaposleni štampaju, odaberite odgovarajuće konektore pomoću kojih će Sendys Explorer ostvariti svoj pun potencijal.

Korisna adresa: Original Grupa