Sezona popisa – pozovite ICT…
Popis robe i dobara je neophodna procedura u poslovanju, ali često podrazumeva dug put do nepreglednih papirnih spiskova i njihovu mukotrpnu analizu. Međutim, uz nove tehnologije popis može da bude mnogo lakši, pa čak i zabavan.
Upravljanje inventarom, osnovnim sredstvima za rad, proizvodnim materijalom, ali i gotovim proizvodima utiče na uspešnost poslovanja jedne kompanije znatno više nego što se na prvi pogled može zaključiti. Čak je i Goldratova „Teorija ograničavajućih faktora“ prepoznala protok dobara kroz kompaniju kao jedan od tri najbitnija elementa uspešnog poslovanja. Upravljanje dobrima, osnovnim sredstvima, još je važnije ako se kompanija bavi proizvodnjom i prodajom fizičkih dobara.
Kako bi se eliminisali ograničavajući faktori u poslovanju, upravo tada je veoma bitno efikasno i pouzdano upravljati protokom materijala kroz kompaniju na putu ka krajnjem kupcu. Nepotrebno zadržavanje sredstava u bilo kojoj fazi proizvodnje, pa čak i na samom kraju u magacinu, negativno utiče na poslovanje firme. Kada su kvarljivi proizvodi u pitanju, situacija je još delikatnija jer se mora omogućiti pravilna cirkulacija robe u skladištu i time očuvati njena vrednost.
Popis kao rešenje
Kao rešenje nameću se različiti oblici popisa, koji imaju za cilj utvrđivanje kako karakteristika i brojnosti dobara ili osnovnih sredstava za rad, tako i njihove tačne lokacije. Pravilno izveden popis može znatno smanjiti vreme potrebno za osvežavanje minimalno neophodnih zaliha, ograničiti troškove i omogućiti pravilno predviđanje tempa nabavki potrebnih dobara ili osnovnih sredstava neophodnih za nesmetan rad preduzeća.
Kontrola protoka dobara ne može se sprovesti bez informacije o brojnom stanju i egzaktnoj lokaciji sirovih komponenti, polufabrikata i, naravno, krajnjeg proizvoda. Popis kao najefikasniju alatku u borbi za poboljšanje efikasnosti, ma koliko neophodna bila i koliko pouzdanih i korisnih informacija pružala, većina zaposlenih smatra ozbiljnim teretom koji se, u zavisnosti od tipa posla, mora „izneti“ najmanje jednom godišnje ili jednom u toku poslovnog tromesečja.
Ulazak u četvrti kvartal poslovanja i približavanje kraja kalendarske godine, koja obično znači i svođenje godišnjih računa, a samim tim i vršenje popisa, nametnula nam je obavezu da domaćim kompanijama predočimo nekoliko najznačajnijih rešenja što za popis osnovnih sredstava, što za popis ostalih dobara, koja ovu neophodnu aktivnost mogu znatno ubrzati, učiniti je gotovo bezbolnom i vrlo pouzdanom.
Tehnološka pomoć
Nove tehnologije svojim uplivom u sve segmente društva potisnule su papir kao osnovno sredstvo komunikacije u poslovanju. Popis dobara više ne podrazumeva hrpe papira koje treba prepisati, kopirati, analizirati i na kraju uskladištiti u beskrajno rastućoj arhivi. Novim tehnologijama, poput bar‑kodova i RFID čipova, proces popisa svih artikala sveo je na minimum mogućnost greške zbog nepreglednih papira i gotovo eliminisao problem arhiviranja čineći informacije dobijene popisom pristupačnijim, opsežnijim i upotrebljivijim u izradi ekonomičnije poslovne strategije.
Sistemska rešenja domaćih kompanija, koja se uglavnom sastoje iz hardverske i softverske komponente, tako su koncipirana da rešavaju problem svakog aspekta popisa – od označavanja dobara, odnosno osnovnih sredstava, preko samog popisa do analize i sortiranja prikupljenih podataka. Gotovo sva rešenja koja ćemo predstaviti u ovom pregledu omogućavaju pravilno definisanje osobine predmeta popisa, tačnu fizičku lokaciju, kao i radnu jedinicu gde je alociran, označavanje nalepnicama s bar‑kodom i njihovo pravilno očitavanje, i na kraju, učitavanje prikupljenih podataka sa samog popisa u centralnu bazu podataka radi dalje obrade.
Za zaposlene koji rade na popisu ovo konkretno znači da će umesto hrpe papira u rukama držati prenosne terminale, odnosno ručne računare. Njima će očitavati prethodno pripremljene nalepnice koje se nalaze na predmetima i njihovim lokacijama, a prikupljeni podaci učitavaće se automatski, bežičnim putem u odgovarajuće softversko rešenje. Ukoliko je to, zbog fizičke lokacije nemoguće, sinhronizacija će se obavljati periodično ili po obavljenom popisu na centralnoj lokaciji.
Zaokružen proces
Prednosti bar‑kodova i ručnih terminala koje prati i odgovarajući softver prilagođen specifičnim potrebama svakog korisnika prepoznale su brojne domaće kompanije, a mi smo odabrali nekoliko najinteresantnijih što hardverskih, što softverskih rešenja. Namera nam je da pregled koji sledi pomogne sadašnjim, ali i budućim preduzetnicima da odaberu prave alatke i rešenja za popis u svojoj kompaniji.
Ivan Stojanovski
