Upravljanje dokumentima u AKORD ERP‑u
ERP poslovni softver ne može biti kompletan ukoliko ne sadrži Document Management Sistem (DMS). Zato je kompanija Ipsylon implementirala DMS u sve važne funkcionalnosti poslovnog softvera Akord ERP.
Savremeno poslovanje karakteriše razmena ogromnog broja dokumenata, kako u štampanom, tako i u digitalnom formatu. Kvalitetno organizovanje, skladištenje i upravljanje dokumentima kompanije predstavlja važan segment poslovanja u okviru svake delatnosti i bitan je deo svakog integrisanog poslovnog softvera. Kompanija Ipsylon iz Novog Sada je upotpunila svoju ponudu tako što je implementirala DMS u sve važne funkcionalnosti poslovnog softvera Akord ERP.
Osnovne karakteristike DMS‑a kao sastavnog dela poslovnog softvera Akord ERP su: skeniranje svih vrsta internih i eksternih dokumenata, njihovo arhiviranje u elektronskom formatu, sortiranje i organizovanje dokumenata u bazi podataka, lako i brzo pronalaženje željenog dokumenta i zaštita od neovlašćenog pristupa.
Pretraga dokumenata u bazi je brza i jednostavna jer postoji način da se unesu podaci o mestu fizičkog čuvanja originalnog dokumenta, što ubrzava nalaženje i smanjuje mogućnost njegovog gubljenja. Jednostavnost pretrage konkretnog dokumenta ogleda se i u tome što korisnik sam određuje kriterijume pretrage u konkretnoj transakciji. Kao rezultati pretrage učitavaju se svi dokumenti koji zadovoljavaju kriterijume koje su definisali korisnici. Posebno je pogodno korišćenje ključnih reči koje su definisane prilikom unosa dokumenta radi lakše pretrage i dolaženja do željenog dokumenta.
DMS rešava problem dostupnosti dokumenata koji se nalaze na udaljenim lokacijama, a koje imaju kompanije čiji su kapaciteti geografski razdvojeni. Značajna ušteda u odnosu na klasično poslovanje fizičkom arhivom ogleda se u većoj brzini distribucije i dostupnosti dokumenata u svakom momentu.
DMS predstavlja jednu od najvažnijih funkcionalnosti Akord‑a, pored niza standardnih procesa u okviru celina Finansijsko knjigovodstvo, Robno‑materijalno poslovanje, Ljudski resursi, Osnovna sredstva i sitan inventar, Web poslovanje itd.
Ipsylon, www.akord.rs
