Vendor menadžment: Prodavci pod kontrolom

Moderna strategija poslovanja u dobroj meri oslanja se na efikasnu nabavku robe i usluga. Prodavaca ima napretek, a zahvaljujući modernim komunikacijama i globalizaciji tržišta, više niste ograničeni samo na one koji su iz vašeg neposrednog okruženja. Zato upravljanje odnosima s prodavcima sve više dobija na značaju.

Svet poslovnog softvera vrvi od skraćenica a na mnoge od njih već smo navikli. Znamo da nam ERP pomaže da kontrolišemo prihode, troškove, vodimo poslovne knjige i sve što uz to ide. Tim softverom pratimo procese u proizvodnji, planiramo kadrove i koristi nam za još mnogo drugih stvari. CRM je nezamenljiv u otkrivanju novih kupaca, razvoju prodajnih kanala i primeni prodajnih strategija. DMS nam na okupu čuva i prezentuje silnu dokumentaciju i da ne nabrajamo više… Sve to znamo, ali šta je VMS?

Iza ove skraćenice, naravno preuzete iz engleskog jezika, krije se Vendor Management Softver. Poslednju reč možete da zamenite i sa System, nećete pogrešiti. Dakle, radi se o upravljanju vendorima. Eto još jedne reči koju smo tako rado prihvatili iz engleskog, a zapravo nismo baš potpuno sigurni da li znamo njen pun smisao i značenje. Pogledom u rečnike otkrivamo da je vendor dobavljač robe ili usluga koje su nam potrebne. Pre pedeset, sto ili dvesta godina kada bismo rekli vendor, odmah bi svi pomislili na ulične prodavce svakojakih kućnih potrepština – od voća i povrća do pokućstva ili sitnog alata koji je svakom domu potreban. Vendor bi nas podsetio i na one koji pribavljaju ili pružaju usluge – na primer, sitni preduzimači i slično.

Danas u poslovnom svetu pod pojmom ‘vendor’ podrazumevamo sve koji nam dobavljaju raznu robu i usluge, uključujući tu i sam rad. Dakle, za nas su vendori dobavljači kancelarijskog materijala, preduzetnici ili kompanije koje isporučuju našu robu, sijaset servisera koji održavaju opremu u našem preduzeću, advokati, knjigovođe i – saradnici koje angažujemo da za nas obave povremene ili privremene poslove, dakle honorarci. Spisak onih koji spadaju u vendore mnogo je širi, nema potrebe, a ni mesta da ih sve nabrajamo. Primetićete da u ovu kategoriju nismo uključili dobavljače materijala koji koristimo da bismo napravili naš proizvod. Mada i oni, u najširem smislu, takođe spadaju u vendore, za njih se češće u engleskom jeziku i terminologiji modernog poslovnog žargona koristi reč suppliers.

I na kraju ovog, ne baš kratkog uvoda, pokušajmo da sve to prevedemo na srpski jezik. Dakle, vendor je prodavac od kojeg kupujemo robu ili usluge koje su nam potrebne, dok je supplier dobavljač ili snabdevač sirovinama i materijalima neophodnim za izradu našeg proizvoda.

Zato ovog puta želimo da vas upoznamo sa softverom ili sistemima, ako vam je tako draže, koji ne upravljaju odnosima s dobavljačima, već s prodavcima. Tako se, zapravo, VMS postavlja kao druga strana poslovne komunikacije koja počinje u CRM‑u gde, kao što znamo, vodimo evidenciju i upravljamo sveukupnim odnosima s kupcima – sadašnjim, potencijalnim i budućim. Rezultate korišćenja CRM‑a svakodnevno primećujemo jer primamo veliki broj poruka elektronske pošte u kojem nam se nude svakojaka roba ili usluge, a nije mali broj ni telefonskih poziva u kojima raznorazni prodavci hoće da nas privole na razgovor, ako već nismo spremni da dođemo na prezentaciju. I ako smo nešto kupili, a pritom i ostavili podatke za kontakt, prodavci će nas kontaktirati uvek kada imaju nešto što oni smatraju da nam je interesantno.

Većinu tih ponuda ignorišemo, prosto se trudimo da na njih zaboravimo, jer u većini slučajeva nudi nam se nešto što nam nije potrebno ili nešto što već znamo gde ćemo kupiti. Jedan od razloga jeste i taj što nemamo ustavnovljen sistem za upravljanje odnosima sa sadašnjim i budućim prodavcima. Očigledna posledica toga je da smo sasvim sigurno više puta do sada propustili mogućnost da napravimo povoljniju trgovinu od one koju ustaljenim kanalima obavljamo već godinama. VMS je softver koji je upravo osmišljen da nam pomogne u procesu nabavke i to na način koji direktno korespondira s tehnologijama i poslovnim strategijama koje je u prvi plan izbacio CRM.

Šta VMS može da učini za vas

Prva stvar u kojoj VMS može da vam pomogne jeste proces izbora prodavca. Koristili softver ili ne, ovaj posao suštinski se odvija u nekoliko koraka. Na početku definišete svoje potrebe, odnosno karakteristike robe ili usluga koje vam nedostaju. Potom, uz malo ili malo više aktivnosti spoznajete ko su mogući prodavci, kontaktirate ih, prikupljate ponude i na kraju donosite odluku, odnosno zaključujete kupovinu. Problemi koje VMS u ovom prilično pravolinijskom procesu rešava vezani su pre svega za evidenciju potreba, kontakata i ponuda. Na drugom nivou pomaže vam da što objektivnije sagledate mogućnosti za nabavku i donesete pravu odluku. I, kao investicija za buduće nabavke, ostaje vam dobro uređen katalog prodavaca i robe, odnosno usluga koje mogu da isporuče. Bez softvera, sva ova dokumentacija ili, ako vam je tako draže, prikupljeno znanje o prodavcima ostaje zarobljeno u gomili papira na stolu, kratkim pribeleškama u rokovniku, sećanju koje vremenom bledi.

I kada s nekim prodavcem zaključite posao i kasnije nastavite da s njim na manje‑više redovnoj bazi sarađujete, VMS vam pruža mogućnost da vodite preciznu evidenciju, uključujući dinamiku, asortiman, cene, rokove isporuke, garancije, reklamacije – dakle sve relevantne podatke koji prate prodajni i postprodajni ciklus. Kako istorija saradnje napreduje, tako napreduje i mogućnost da kroz softver evaluirate trendove, upoređujete iskustva s raznim isporučiocima i unapređujete svoje odnose s prodavcima.

A od dobrih odnosa s prodavcima u velikoj meri zavisi i kvalitet vaših nabavki. Istina je da je kupac uvek u pravu i od tog pravila ne odstupamo. Samo, dobar kupac uvek ima na umu da i prodavac ima neka pravila, uslove, potrebe, baš kao što ih i vi postavljate u svom poslu. Arogantan i nerazumno zahtevan kupac koji smatra da je prodavac dužan da reši i one probleme koji nemaju direktne veze s njim, nije tačka oslonca u razvoju poslovanja. Ma koliko kupovali, to ne znači da ćete uvek imati dobre uslove (ne kod jednog nego kod većine prodavaca) ukoliko u postprodajnom ciklusu bespotrebno trošite tuđe vreme i snagu. Unapređenjem poslovnih odnosa s prodavcima, poštovanjem uzajamno dobrih odnosa, umesto stalne promene isporučioca, jer „prethodni više nije dobar kao što je bio“, uštedećete silno vreme i poboljšati kvalitet usluge. A, ako se ne varamo, to je vaš cilj. VMS vam pomaže da bolje sagledate ne samo vaše već i potrebe, zahteve i uslove koje postavlja ona druga strana u poslu.

Put u VMS svet

Očigledno je da VMS, ukoliko procenite da vam je potreban, donosi unapređenje poslovanja, pre svega kroz kvalitetnije održavanje poslovnih odnosa i sveobuhvatniji pogled na tržište robe i usluga koji su vam potrebni. Ostaje još samo da pogledamo gde se taj famozni VMS krije.

Ukoliko koristite ERP, to može da bude dobro polazište. Sistemi koji su veoma zastupljeni na svetskom tržištu najverovatnije nude izbor dodatnih modula koji pružaju ove funkcionalnosti i praktično ih integriše u sistem koji posedujete. Takvo rešenje može da bude dobro i valja se raspitati kod implementatora o mogućnostima, rokovima i ceni nadogradnje. Drugo, manje udobno ali i dalje rešenje u okviru postojećeg ERP‑a, svodi se na aktiviranje postojećih funkcionalnosti i kreiranje radnih procesa koji omogućavaju da se koristi deo funkcionalnosti kakve pruža VMS. Za početak i to može da bude dovoljno, mada sigurno nećete imati pravi i celokupni sistem za upravljanje odnosima s prodavcima.

Već smo rekli da je CRM ona „druga strana“ u komunikaciji. Zato neki od ovih sistema pružaju mogućnost da se koriste i kao VMS. U nekim slučajevima takođe je potrebno da se sistem unapredi dodatnim modulima, a u nekima je to pitanje aktiviranja odgovarajućih funkcionalnosti i poslovnih procesa. I tu važi savet da se o svemu podrobno raspitate kod implementatora.

Najveće korporacije odlučuju se za VMS‑ove koji pružaju puno mogućnosti i lako se povezuju sa ERP i CRM softverom koji se najčešće nalazi u firmama te veličine. Sem u malom broju slučajeva, takav softver je za naše uslove preglomazan i preskup, a oni koji koriste takve sisteme imaju dovoljno snage i mogućnosti da odaberu i implementiraju proizvod koji je baš po njihovoj meri.

Svima ostalima na raspolaganju je mogućnost da (za razumno malo izdvojenih para) krenu u svet VMS‑ova, a sve zah­valjujući blagodetima cloud koncepta. Ponuda je svakim danom sve bolja, kvalitet softvera i njegove mogućnosti neprestano se unapređuju, a cene se kreću već od desetak dolara mesečno po korisniku ovog sistema. Naravno, tu je i mogućnost besplatnog probnog rada.

I da zaključimo ovu priču o nečem, verujemo za mnoge od nas, sasvim novom, a pritom potencijalno veoma korisnom softveru, predlažemo vam da posetite neke od sajtova proizvođača VMS softvera. Dobro polazište za dalja istraživanja naći ćete na sledećem linku www.capterra.com/vendor‑management‑software/.

Milan Bašić

(Objavljeno u Časopisu PC#223)