Zašto bi trebalo da zakazujete svoje emailove

Da li uvek odmah odgovarate na imejlove? Ili ih puštate da se gomilaju?

Saznajte više o prednostima zakazivanja emailova

Postavite jasne granice

Ne rade svi ono što bi se smatralo „normalnim“ radnim vremenom. Ako ste noćna sova koja voli da proverava prijemno sanduče u 2 sata ujutru, jer nemate ništa bolje da radite, to je možda za vas u redu. Ali može li slanje kasnih emailova navesti vaše saradnike da pomisle da ste dostupni u svako doba, danju ili noću? Ako pošaljete mejl posle posla u 19:00. u petak, možda nećete imati sreće da dobijete odgovor emailom, trenutnu poruku ili telefonski poziv. Možete izbeći postavljanje nerealnih očekivanja od sebe tako što ćete zakazati svoje odgovore za vreme kada očekujete da ćete biti budni i dostupni. Ovo može biti neposredno pre nego što počnete da radite ujutru ili u vreme ručka sledećeg dana. To vam omogućava da dobro iskoristite vreme zastoja kako biste se sledećeg dana mogli fokusirati na važnija pitanja (ili čak napraviti mesta u svom radnom rasporedu da popijete kafu).

Uverite se da vaši mejlovi stignu na vrh gomile

Postoje i taktički razlozi za odlaganje vaših odlaznih poruka. Email je medij koji se nije mnogo promenio od svog početka. Neki email klijenti pokušavaju da preurede vaše prijemno sanduče prema uočenoj važnosti, ali ne koriste svi ove funkcije. Neki email klijenti i dalje preferiraju sortiranje prijemnog sandučeta po obrnutom hronološkom rasporedu. Ako pošaljete poruku u 22h, noć pre nego što je trebalo da bude pročitana, postoji velika šansa da će vaša poruka biti sahranjena do 9 sati ujutru sledećeg dana. Ako želite da se vaša poruka pojavi bliže vrhu gomile, zakažite da bude poslata neposredno pre nego što želite da je primalac pročita.

Savet: Ne zaboravite da napišete svoju email imajući na umu vreme za koje očekujete da će biti isporučena. Na primer, možete reći „Dobro jutro“ ili „Vidimo se popodne“ kad god to kontekst zahteva.

Odgovorite odmah, dok su vam misli sveže

Postoji dobar argument za odgovaranje na email kada stigne, pod pretpostavkom da imate vremena za to (i potpuno ste trezni). Kada pročitate email koja zahteva odgovor, vaš mozak će početi da sastavlja odgovarajući odgovor bez obzira da li to želite ili ne. Može biti teško zapamtiti sve što ste imali da kažete sledećeg dana. Zato bi trebalo da razmislite o pisanju i zakazivanju odgovora, kako ne biste zaboravili šta ste imali da kažete na prvom mestu. Možda će vam biti lakše da se ponovo isključite znajući da ste rešili problem. Na kraju krajeva, nećete brinuti o svakoj stvari koju treba da uradite sutra.

Odložite slanje da biste izvršili izmene

Neki odgovori putem emaila zahtevaju malo više vremena i pažnje od drugih. Bavljenje osetljivim stvarima ili važnim odlukama može biti komplikovan proces koji. Zato je važno odvojiti vreme kako biste bili sigurni da vaš odgovor sadrži sve što želite da kažete, a da pritom ostanete u granicama poslovnosti. I u ovim okolnostima možete dobro iskoristiti planer emaila. Ovi alati vam omogućavaju da se posvetite odgovoru, a znajući da imate nekoliko sati ili dana da izvršite izmene bilo koje odlazne poruke ako je potrebno. Ovo je čak korisno i za standardne, uobičajene radne odgovore. Na primer, možete da pregledate sve emailove napisane kasno uveče tokom jutarnjeg putovanja pre nego što budu poslate. Neka ovo postane deo vaše rutine, ali nemojte biti zadovoljni nakon što pritisnete dugme „Schedule” (sat ipak otkucava).

Većina usluga sada podržava zakazivanje

Nije bilo tako davno da ste morali da se oslonite na uslugu treće strane, dodatak za email klijenti ili skupu nadogradnju usluge da biste mogli da zakažete email. Na sreću, mnoge usluge sada uključuju zakazivanje pošte kao deo svojih standardnih funkcija. Na primer, Gmail vam omogućava da zakažete odlaznu poruku tako što ćete kliknuti na strelicu padajućeg menija u polju „Send“ i umesto toga izabrati “Scheduled Send“. Microsoft Outlook-ova desktop aplikacija vam omogućava da zakažete email pomoću funkcije „Delay Delivery“. Apple je dodao zakazivanje pošte u svoje iOS 16 i iPadOS 16 Mail aplikacije, a ova funkcija je takođe ušla u Mail za macOS Ventura.

Naučite i da opozovete slanje emaila

Iako tehnički nije moguće „poništiti“ slanje emaila, mnoge usluge sada oglašavaju ovu funkciju. U mnogim slučajevima, ove usluge uvode kašnjenje pre nego što se poruka pošalje, tako da možete brzo da zaustavite kretanje emaila. Učenje kako da koristite ovu funkciju može vam pomoći da izbegnete neprijatnost ili da pošaljete poruku u pogodnije vreme.

Gmail ima funkciju opoziva slanja od 2015. godine, a Outlook ima sličnu funkciju. Apple Mail u iOS 16, iPadOS 16 i macOS Ventura je takođe predstavio ovu funkciju (samo potražite dugme „Undo“ koje se pojavljuje odmah nakon što pritisnete send). Apple je takođe predstavio ovu funkciju u iMessage-u.

Izvor: Howtogeek