Comtrade Doculibrium – put do svih dokumenata

Prema podacima iz jula 2021. godine, u okviru kancelarijskog poslovanja dnevno nastane oko 900 grama papirnog otpada po zaposlenom. To znači da u Srbiji stvorimo više od 375 tona papirnog otpada svake godine. Duže od jedne decenije kompanija Comtrade pronalazi načine da ova statistika bude drugačija, a cifre drastično niže.

Za početak – krenuli smo iz svoje kuće, prateći svakodnevni rad zaposlenih i njihovu interakciju s poslovnom papirologijom. Kompletnu dokumentaciju smo razvrstali i klasifikovali u našim zavodnim knjigama, koje nazivamo delovodnicima. Zatim smo primenili principe čuvanja sve prispele i isporučene pošte, nezavisno od toga da li je ona dostavljena u digitalno ili tradicionalnim kurirskim kanalima. Nakon što smo svu dokumentaciju posložili u jedinstvenu bazu, bili smo u mogućnosti da digitalizujemo puteve papirnih dokumenata. Šta to, u stvari, znači?

Još uvek – papir…

Svakog dana, u korporacijama se potpisuje na desetine i stotine ugovora. Svaki ugovor je neophodno da prvo pročitaju sve relevantne službe u preduzeću (kao što su pravna i finansijska), a zatim da ga odobre i parafiraju. U praksi, jedan ugovor u papirnom obliku završava u rukama velikog broja službenika, a često se dešava da se oni nalaze na različitim lokacijama u okviru korporacije. S druge strane, kada je u pitanju dokumentacija koja prati dostavu robe ili usluga, u vidu otpremnica, zapisnika ili faktura, ovaj proces može biti kompleksniji i trajati po nekoliko dana. Detaljnim snimanjem životnog ciklusa svakog tipa dokumenta, u stanju smo da digitalizujemo i automatizujemo kompletne poslovne procese, bez obzira na veličinu preduzeća, broj zaposlenih ili obim poslovanja.

Automatizacijom zadataka i maksimizacijom kontrolabilnosti, obezbedili smo povećanu produktivnost i unapredili efikasnost izvršavanja procesa za preko 40 odsto, a pored toga višestruko smanjili vreme pretrage i pronalaženja relevantnih dokumenata.

Digitalno potpisivanje

Od početka razvoja dokumentacionih sistema pa do danas, svedoci smo velikog broja tehnoloških i zakonodavnih promena. Novi izazovi su uputili na razvoj sistema u smeru koji je do tada bio viđen samo u naučnoj fantastici. Prvi od mnogih jeste digitalno potpisivanje i pečatiranje dokumentacije. Iako se celokupni poslovni procesi odobrenja završe u sistemu za upravljanje dokumentacijom, na kraju je neophodno da se sve fizički odštampa, potpiše i skenira, kako bi se konačna verzija dokumenta sačuvala u digitalnoj formi u samom sistemu.

Kreirali smo takvo okruženje u kojem je moguće digitalnim sertifikatom potpisati, pa i pečatirati dokument i voditi računa o validnosti svakog sertifikata. Takođe, nije bitno da li se sertifikat nalazi na fizičkom medijumu, kao što je smart kartica, na serveru kompanije u čije ime se potpisuje ili na javnom cloud-u. S druge strane, sva potpisana dokumentacija se mora čuvati prema zakonskim rokovima, ali i prema internim pravilima, koje same kompanije propisuju.

Danas imamo sve preduslove za scenario u kojem se dokumenta ne skladiše u magacinima i arhivskim kućama, već u digitalnoj arhivi kompanije, koja nas redovno obaveštava o statusu naše arhivske građe – šta je novo, čemu se najviše pristupa i koju dokumentaciju možemo da izdvojimo, tj. da uništimo. Jedna od najbitnijih stvari u vezi sa arhiviranjem jeste mogućnost da se u vrlo kratkom roku pronađe sva neophodna i povezana dokumentacija za određeni slučaj, što je veoma bitno kada dođe do sudskih sporova ili bilo kog vida korporativne revizije.

Procesi bez zastoja

U modernom društvu koje pokreće talas konstantnih promena, neophodno je da se poslovni procesi u kompanijama odvijaju neometano. Pošto su učesnici u pomenutim procesima u stalnom pokretu, poseban deo Comtrade Doculibrium rešenja čini mobilna aplikacija. Danas svi korisnici aplikacije mogu bezbednim kanalom pristupiti dokumentima i obaviti sve željene radnje za najkraće moguće vreme – u ne više od tri koraka.

Dok ste čitali ovaj članak, u kancelarijama širom naše zemlje proizvedeno je oko 11 kilograma papirnog otpada. Ukoliko je vaša kompanija deo ove statistike, pravo je vreme da otkrijete Doculibrium rešenje, uštedite na troškovima papira, očuvate prirodu i ubrzate poslovne procese.

Korisna adresa: comtradeintegration.com/sr/

Autor: Ivan Živanović, Business Development Manager, Comtrade System Integration