Elixir interne komunikacije: Jačanje poslovne efikasnosti i timskog duha
Važna HR priča iz prakse Elixir grupe, domaće porodične kompanije koja se sastoji od dva proizvodna kompleksa u Srbiji, šest kompanija na četiri lokacije i više od 1800 zaposlenih. Iza svake uspešne priče obično stoji pravi tim! U ovom slučaju njega čini kooperacija dve ekipe – zamisao Elixir kompanije u izvedbi Extreme tima iz Beograda.
Veliki i složeni sistemi koji kontinuirano rastu, poput Elixir grupe, u Srbiji su među prvima skinuli prašinu s važnosti alata za interne komunikacije koji su do pre nekoliko godina bili malo zapostavljeni. U Elixir poslovnom sistemu su se vodili time da povećaju zadovoljstvo zaposlenih dejstvom na više vektora. Želeli su da procese različitog tipa učine transparentnijim i pristupačnijim, da potpomognu povezivanje kolega koji rade u različitim gradovima i članicama, povećaju produktivnost boljim upravljanjem dokumentacijom, kao i da usvoje jasan tok informisanja u svojoj kompaniji koja broji više od 1800 posvećenih i radnih ljudi.
Softverska firma Extreme im je to i obezbedila implementacijom Internog portala.
Razvoj organizacije i interne komunikacije
Zadovoljstvo velikog broja zaposlenih je jedna vrsta izazova koje se usložnjava fizičkom udaljenošću – Šabac, Prahovo, Beograd, Novi Sad… svi su jednoznačno i pravovremeno informisani, bez obzira na to u kojoj od šest Elixir kompanija se nalaze. Međutim, digitalna Elixir zajednica ne obezbeđuje samo centralno mesto obaveštavanja već i internu povezanost i osećaj pripadnosti. Pohvala za bilo koju vrstu pomoći ili asistencije nekog od kolega je nešto što se neguje sekcijom Pohvali kolegu.
Osim međusobne veze između kolega, u Elixir-u je i komunikacija s menadžmentom dvosmerna ulica. Nekada je dolazak do svakog predstavnika menadžmenta posebno osetljiv i ne baš lagan – nekad ide vertikalno, a nekad vertikalno, malo horizontalno pa opet vertikalno, pa samim tim je i vrlo često obeshrabrujući put za zaposlene.
Važnost povratne informacije i kolektivne uključenosti i informisanosti menadžmenta najvišeg nivoa ovde nije upitan. Svako od zaposlenih, u svakom trenutku može da postavi pitanje, odgovori na anketu ili predloži svoju ideju u sekciji Prijavi ideju.
Kolaboracija, HR zahtevi i upravljanje dokumentacijom
Efikasno pronalaženje i upravljanje dokumentacijom bio je jedan od ciljeva pri izradi Internog portala na kom se nalazi virtuelna Elixir zajednica. Osim ovog, cilj je bio i jedno mesto za sve alate, aplikacije i IT podršku.
Što je sistem složeniji i firma veća, to je uticaj Internog portala na poslovnu efikasnost veći. Transparentnost procesa, jasne tačke postavljanja HR zahteva i unapred postavljena očekivanja doprineli su zadovoljstvu zaposlenih, a sve to u paketu sa upravljanjem dokumentacijom, obrascima i formularima, direktno je uticalo na produktivnost u obavljanju poslova. Niko od zaposlenih ne gubi vreme na pretraživanje hrpe arhiviranih dokumenata, poslatih mejlova, informisanje oko procedure za evidenciju putnih troškova ili radnih naloga i kome se obraća ako mu je potrebna IT podrška.
Biblioteka znanja
Znanje je jedan od najznačajnijih temelja i potencijala svake kompanije, pa i Elixir-a. Deljenje bitnih saznanja, dobrih praksi s različitih izvora podstiče brži lokalni rast zaposlenih, ali i razvoj čitave organizacije. Koliko god male ili velike bile, bitne činjenice i prakse ne ostaju u silosima i samo u određenim kompanijama. Kultura o deljenju znanja i inovacija sada ima svoje mesto i neguje se još više.
Zašto je Interni portal bio izabrana digitalna platforma?
Na tržištu postoji veliki broj alata koji nude pojedinačno svaku od ovih funkcionalnosti. Međutim, za one koji žele da imaju sve na jednom mestu Interni portal (Intranet portal) zasigurno je dobra opcija jer je centralno mesto za sve alate, HR procese i dokumentaciju s mogućnošću integracije s drugim, različitim HR alatima koji mogu biti Microsoft, SAP ili nekog trećeg proizvođača.
U fazi pronalaženja partnera, Elixir se odlučio za firmu Extreme koja ima dugogodišnje iskustvo u radu sa SharePoint platformom. Osim razrade funkcionalnosti i zahteva, vrlo je bio bitan i dizajn samog portala koji utiče na poistovećivanje sa identitetom firme, ali i na personalizovano iskustvo – Elixir portal se razvija i unapređuje, sa ciljem jasnog predstavljanja identiteta poslovnog sistema. Pored toga, definisana su i prava pristupa – svaka pozicija i ovlašćenja na portalu u skladu s njom.
Interni portal u Elixir-u danas, tri godine od implementacije
Od 2020. godine pa sve do danas, Interni portal Elixir grupe kontinuirano se unapređuje i raste s brojem zaposlenih i u skladu s njihovim potrebama, samim tim se povećava njegov uticaj na efikasnost tima, zadovoljstvo zaposlenih i uspeh kompanije. Zahvaljujući veoma intenzivnom radu ekipe koja se bavi ovim poslom u Elixir-u, zaposleni koji imaju pristup portalu, svakoga dana mogu da pročitaju nove tekstove, informišu se o aktivnostima na nivou celog sistema i kroz rubriku Foto dana, podele ideje, pohvale kolege – povežu se na kvalitetan način, što i jeste cilj ovakvog načina razmene poruka.
