ERP i strukturisanje preduzeća

ERP rešenja danas nisu samo moćni softverski alati kojima se optimizuje celokupno poslovanje preduzeća, već predstavljaju pozitivan katalizator organizacionih, strukturnih i promena u upravljanju informacijama pomoću kojeg firma čini taj težak, ali neophodan korak tranzicije i evolucije iz preduzetničkog u korporativni milje.

Sistemi za planiranje i upravljanje kompanijskim resursima (Enterprise Resource Planning – ERP) nastali su devedesetih godina prošlog veka, inicijalno podržavajući robno‑materijalno poslovanje, upravljanje sirovinama/repromaterijalima, međuproizvodima i poluproizvodima, finalnim proizvodima i zalihama. Postepeno se nadograđujući novim segmentima (modulima), današnja ERP rešenja nisu samo moćni softverski alati kojima se optimizuje celokupno poslovanje preduzeća, već često predstavljaju pozitivan katalizator organizacionih, strukturnih i promena u upravljanju informacijama pomoću kojeg firma čini taj težak, ali neophodan korak tranzicije i evolucije iz preduzetničkog u korporativni milje.

Ne samo za poslovne gigante

ERP softverski paketi su dobar deo rešenja za probleme koji nastaju kao posledica rasta firme. Iako poželjna pojava, rast preduzeću ne donosi samo razvoj i napredak, već i niz problema s kojima se vlasnici/menadžment verovatno nisu ranije neposredno susretali, naročito ako su u pitanju firme nastale kao rezultat ličnog preduzetništva „od nule“.

Dok je firma relativno mala, njena organizaciona struktura je relativna, rastegljiva i fluidna, a interna i spoljna komunikacija nestrukturirane. Rastom firme, takve postavke postaju kočnica napretku, a neretko i ozbiljan problem u daljem funkcionisanju. Nabavka adekvatnog ERP paketa može se ispostaviti kao pravi potez jer sve zaposlene, na čelu sa menadžmentom, „tera“ na uspostavljanje efikasnih i trajnih struktura, uz istovremenu optimizaciju (sve brojnijih i vrednijih) resursa kojima firma upravlja.

Već više od decenije zastareli način razmišljanja koji se još uvek može susresti na našem tržištu podrazumeva da su korisnici ERP softvera isključivo veliki poslovni sistemi. Oni među njima koji su daleko stariji od bilo kog ERP‑a prvo su se razvili u određenim smerovima, pa tek onda uvodili ERP rešenje. Zato ne čudi što su takve implementacije bile dugotrajne, teške, skupe i uz jak otpor i inerciju zaposlenih i upravljačkih struktura.

Uvođenje ERP‑a u takve firme zahtevalo je intenzivan angažman integratora, a njegova moć tokom implementacije podrazumevala je posedovanje ovlašćenja da nameće sve neophodne organizacione, strukturne i druge promene unutar organizacije‑klijenta. Ako bi „preživela“ uvođenje ERP‑a, kompanija bi iz procesa izašla po mnogo čemu neprepoznatljiva. Koliko su transformacije nakon uspešne instalacije ERP‑a bile vredne po sebi, najrečitije je umela da govori tržišna kapitalizacija kompanija – uvođenje SAP‑a ili nekog drugog rešenja dizalo je tržišnu/berzansku cenu kompanije daleko više od svih troškova nastalih tokom tog procesa.

Fleksibilnost kao poseban kvalitet

Nakon što su ti veliki privredni sistemi prošli organizacionu (i gde je bilo moguće) vlasničku transformaciju, pre oko jedne decenije desila se značajna promena paradigme i shvatanja u vezi sa ERP softverskim rešenjima. Iako su međunarodni IT konglomerati i dalje dominirali tržištem, pojavili su se novi sistem integratori – proizvođači nezavisnih ERP rešenja. Njihova ciljna publika bila je takođe nova – mala i srednja preduzeća koja su ostvarivala brz rast, a koja nisu posedovala adekvatnu (često gotovo nikakvu) IT strukturu koja bi taj rast podržala i učinila održivim. Ti novi „igrači“ uspeli su da kombinuju stručnost koju su imali veliki sa fleksibilnošću kao posebnim kvalitetom koji su domaći klijenti umeli da cene.

Pomenuta fleksibilnost ima više pojavnih oblika i ne treba je vezivati isključivo za cenu. Ona podrazumeva pre svega način na koji ERP implementator uspostavlja i neguje saradnju s korisnikom tokom godina. Imajući priliku da posmatramo te odnose upravo iz perspektive klijenta, možemo lično da posvedočimo da oni prevazilaze tipične okvire poslovnih relacija. Ljudi iz kompanije koja vam je uvela ERP znaju sve o vašoj firmi, vama, ljudima koji u njoj rade. Upravo zbog toga je poverenje ključna reč u tim odnosima i osobina koja se s pravom smatra najvrednijom pri izboru dobavljača i implementatora ERP softvera.

ERP se obično definiše kao specifičan skup poslovnih aplikacija objedinjenih u softverski paket pomoću kojih se vrše akvizicija, skladištenje, upravljanje, prikaz i tumačenje podataka dobijenih tokom obavljanja poslovnih procesa preduzeća, najčešće u realnom vremenu.

Bogat izbor modula

Iako je u pitanju više zasebnih aplikacija, ERP predstavlja visokointegrisan sistem koji koristi jedinstvenu bazu podataka i kroz koji se korisnici kreću unutar konzistentnog upravljačkog interfejsa. Podeljen na pojedine module, ERP se tokom svake pojedinačne implementacije svojim funkcijama prilagođava korisniku i njegovim objektivnim potrebama. Tako trgovinsko preduzeće neće morati da poseduje modul namenjen proizvodnim procesima, dok će mu pojedini podmoduli za oblast upravljanja ljudskim resursima biti opcioni.

ERP u oblaku

Kupcima je danas mogu da se opredele za ERP softver koji će biti instaliran na lokalnim serverima kompanije ili u cloud‑u. Razvojem cloud tehnologija i za njih potrebne IT i komunikacione infrastrukture, ERP u oblaku postaje dominantan tip instalacije, uz mnoge prednosti:

• Niži troškovi inicijalnog ulaganja
• Bolja skalabilnost
• Manji infrastrukturni troškovi
• Automatska tehnička unapređenja sistema
• Umanjeni i predvidivi operativni troškovi
• Skraćeno vreme implementacije rešenja

Modula ima mnogo i njihova komercijalna ponuda se razlikuje od vendora do vendora. U početku, ERP je shvatan kao alat kojim se uređuju back‑end interni procesi kompanije, ali je to princip koji je odavno napušten, tako da se među modulima (s mnogim pripadajućim podmodulima) za poslovno računovodstvo i knjigovodstvo, HR, proizvodnju i drugima, nalaze i mnogobrojni front‑end moduli za upravljanje porudžbinama (order‑to‑cash), lancem nabavke, marketingom, projektima, pa sve do modula za menadžment odnosa s klijentima (CRM) koji može, a ne mora, biti smatran delom ERP sistema.

Modularnost doprinosi pomenutoj visokoj fleksibilnosti, a na personalnom nivou, fleksibilnost je podržana sistemom korisničkih prava. U praksi, to znači da pojedinim (ili svim) modulima pravo pristupa imaju tačno definisane osobe unutar, ali i van kompanije (partneri, dobavljači, klijenti, advokati, knjigovođe, konsultanti i drugi), pri čemu se definiše i obim prava koje imaju (samo uvid u određene informacije ili mogućnost njihovog kreiranja, menjanja ili razmene).

Kada je vreme za ERP?

Iako je na ovo pitanje teško dati precizan odgovor koji bi svima odgovarao, opšte pravilo bi moglo da glasi: „Bolje nešto pre vremena nego s kašnjenjem“. Dokle god se radi o sadržinski jednostavnom, nediversifikovanom biznisu u pravnoj formi preduzetnika ili mikropreduzeća, izgledno je da će „poslovni alati“ u vidu e‑mail‑a, Facebook‑a, Viber‑a ili glasovnog poziva završavati posao. Međutim, ukoliko firma beleži nagli rast po obimu prometa, broju zaposlenih ili po oba kriterijuma, nabavka ERP softvera prirodno dolazi na dnevni red.

Već smo napomenuli, ali nije zgoreg ponoviti – malo ili srednje preduzeće uvek se može opredeliti za implementaciju samo bazičnih modula, a kasnije nadograditi postojeći ERP. Obrnut scenario, gde implementacija kaska za sledom realnih događaja je nemerljivo teži, skuplji, dugotrajniji i sveukupno stresniji za sve učesnike procesa.

Faze uvođenja ERP rešenja

Svaki proizvođač, odnosno implementator ERP rešenja, prvo mora da obavi opsežne konsultacije s potencijalnim klijentom i detaljno „snimi situaciju“. To snimanje je neophodno radi prilagođavanja ponude potrebama korisnika i kasnijeg obezbeđenja adekvatnog nivoa posleprodajne podrške vendora.

Tokom procesa konsultacija, IT vendor će sačiniti listu predloga u vezi s promenama u strukturi preduzeća, njenoj organizacionoj šemi i načinu funkcionisanja, pre svega u domenu razmene informacija. Sasvim neopravdano, već ovaj korak klijentI često sabotiraju. Što zbog sujete vlasnika, što zbog inercije („mi to oduvek tako radimo i ništa nam ne fali“), firmi koja uvodi ERP se često sugerišu nezdravi kompromisi, zbog čega se može steći utisak da je ERP nekakva spoljna zla sila koja pritiska kompaniju iz puke obesti.

Istina je sasvim drugačija – ERP stručnjaci imaju potrebna znanja i iskustva u vezi sa organizacionim naukama i kroz uvođenje ERP‑a oni zapravo redefinišu preduzeće na način na koji, slikovito rečeno, zmija odbacuje staru i počinje da živi u novoj koži jer je stara koža postala pretesna. Podrška top‑menadžmenta, odnosno vlasnika preduzeća, od presudnog je značaja, a situacija se dodatno olakšava ukoliko se na nivou firme uradi prethodna analiza situacije, pre otpočinjanja uvođenja ERP‑a.

Do navedenog momenta, firma je već prešla dve bitne faze implementacije: izbor rešenja i selekciju modula. Nakon ovih, slede faze tehničke instalacije, prilagođavanja, finog podešavanja, početka rada i održavanja.

ERP i Internet prodaja

Pred online prodavnicu koja beleži rast ponude artikala i broja kupaca postaviće se vrlo brzo pitanje efikasnosti poslovnih procesa koji obezbeđuju njeno funkcionisanje. Analiza će često pokazati da mnogi od tih procesa nisu optimalni, što uzrokuje direktne i indirektne troškove (izgubljenu dobit).

Neki od problema koji se najčešće javljaju su:

• Ručni unos podataka
• Neažurnost informacija o ceni, popustima, stanju zaliha, momentu isporuke…
• Problemi u komunikaciji između sektora firme (marketing, prodaja, e‑commerce tim)
• Nemogućnost kreiranja relevantnih izveštaja
• Teškoće u kreiranju i praćenju ključnih indikatora performansi (KPI)

Implementacija ERP sistema otklanja sve ove, kao i druge strukturne probleme svih onih koji se bave e‑commerce poslovanjem, tako da poslovanje na Internetu nije nikakav izuzetak koji bi opravdao izbegavanje potrebe uvođenja ERP‑a. Broj domaćih e‑commerce kompanija koje poseduju ERP nije veliki, ali su njihova iskustva dragoceni putokaz koji bi trebalo da slede svi oni koji promovišu inovativne modele poslovanja.

Upravljanje informacijama i komunikacijama

Problemi sa upravljanjem resursima kompanije (u šta spada i protok internih i eksternih informacija) raste eksponencijalno s uvećavanjem broja zaposlenih. Sve dok je u firmi, primera radi, „gazda“ s jednim ili dva zaposlena, sve se može završiti telefonskim pozivom, unosom u Excel tabelu ili slanjem poruke. Kada organizacija uveća obim poslovanja i dobije nove saradnike, postaviće se vrlo brzo pitanje da li je svako ažurirao tabelu sa zalihama, da li je kupcu dao popust i koliki, da li je nastao problem u komunikaciji na relaciji potencijalni kupac – prodavac – vlasnik…

Agonija u najavi ne može se rešiti većom tabelom, kreiranjem Viber grupa ili stavljanjem svih u CC e‑mail‑a. Firma koja raste je figurativno poput deteta – da bi rasla pravilno, potrebna joj je čvrsta struktura gde svi koji moraju da znaju, zaista znaju sve relevantne poslovne informacije. Robusnost koja se time dobija preslikava se i van domena firme, što omogućava svim njenim partnerima da od njenih predstavnika dobijaju aktuelne i validne informacije.

Isplati se odvojiti vreme – na vreme

Svi smo svesni situacije u kojoj se nalazi većina poslovnih subjekata, a to je da se zbog ubitačnog intenziteta tekućih poslova javlja nemogućnost odvajanja vremena i drugih resursa za strateška pitanja i transformacije. Poslovičnu žabu bi, međutim, trebalo progutati što pre. Ne samo zato što će u nekom kasnijem vremenu to biti sve teže, već i zato što će uvođenje ERP sistema osloboditi potencijal kompanije i omogućiti joj evoluciju iz preduzetničkog u korporativni milje bez posebnih trzavica i izlaganja stresu svih zaposlenih.

Autor: Dušan Katilović