Excel magija
Kada radimo s velikom količinom podataka, lako se izgubi iz vida koja polja sadrže koje podatke. Dodatno, u većim količinama podataka koji su nekada u tabelama a nekada van njih, postaje sve teže locirati podatke u okviru grupe radnih listova. Problem postaje još složeniji kada se proračuni prave u okviru timova od više ljudi. Teško je pronaći podatke i otkriti njihove povezanosti, naročito kada ste u ulozi korisnika i kada niste sami kreirali radne listove.
Provera međuzavisnosti formula
Kada nešto treba modifikovati ili ispraviti, vreme je da pozovete Microsoft Excel u pomoć, po mogućnosti preventivno, pre nego što se stvari zakomplikuju preko svake mere. Standardi i poslovna logika odlična su stvar, ali čak i u bliskim timovima retko kad su baš detaljno razrađeni. Posledica je da, mada se podaci logično uređuju, često postoje nedoumice oko toga šta se tačno dešava u kojim poljima.
Jedan od dobrih puteva sistematizacije koji smanjuju konfuziju jeste imenovanje opsega za bilo koju grupu polja koja sadrži specifične informacije. Hajde da imenujemo opseg: odaberite grupu polja koju ćete imenovati, kliknite na Name Box u levom delu Formula trake, unesite ime opsega u polje za unos teksta i potvrdite sa Enter. Sada kada smo napravili imenovani opseg, osim što će biti lakši za dokumentovanje, možemo i da ga koristimo u formulama. Van opsega pokrenimo unos formule znakom = i nakon unosa funkcije, npr. =sum( krenimo da unosimo ime opsega i ono će se automatski pojaviti i u ponuđenoj padajućoj listi. Kada naknadno budemo analizirali formule koje koriste ovakve imenovane opsege, lakše ćemo se snalaziti jer funkcije Trace Precedents i Trace Dependents logično prikazuju ove međuzavisnosti. Kliknimo na formulu koja referencira neki imenovani opseg, zatim u Formulas ribbon‑u pronađimo Formula Auditing grupu, u njoj odaberimo stavku Trace Precedents i dobićemo jasan vizuelni prikaz zavisnosti. S druge strane, možemo da kliknemo i negde unutar imenovanog opsega i nakon izbora Trace Dependents videćemo gde se sve ovaj opseg koristi.
Tracer strelice i imenovani opseg
Kada pravimo proračune koji zavise od mnoštva parametara i pozivaju vrednosti iz brojnih polja, situacija ume da se zakomplikuje, a otkrivanje grešaka postaje noćna mora. Excel uvek prijavi sintaksne greške, ali logičke ostaju prikrivene i moraju da se ispitaju korak po korak unazad i unapred. Ako se obrađuju obližnja polja, stvar je olakšana, ali ne i ako treba da skrolujemo gore‑dole po radnom listu ili da preskačemo iz jednog radnog lista u drugi i treći, pa nazad u prvi. Srećom, Excel je vrlo fleksibilan i dozvoljava da u formulama koristimo komplikovane međuzavisnosti i pozivamo statičke i dinamičke vrednosti iz raznih izvora.
Ako rezultat nije dobar a Excel ne prijavljuje nikakvu sintaksnu grešku, verovatno je obrada pogrešna zbog neispravne logike formule. Excel će vam pomoći da nakon pregleda formule pređete i na analizu svih prethodnika čije vrednosti su korišćene u proračunu. Moguć je i obrnut pristup – praćenje kako početna formula utiče na sledbenike. Da bi zadatak bio olakšan, svi alati za proveru ispravnosti formula su grupisani u Formula Auditing grupi na Formula ribbon tab‑u.
Odaberite polje čije prethodnike ili sledbenike želite da ispitate. Pređite na Formulas ribbon tab. Na kraju u Formula Auditing grupi pronađite dva tastera: Trace Precedents zaokružiće plavim okvirom prethodnike od kojih vrednost tekućeg polja zavisi, a Trace Dependents pokazaće strelicom od tekućeg na zavisno polje. Ove strelice ostaće stalno na ekranu, tako da možete da ispitate svako od sumnjivih polja. Kliknite na međuzavisno polje i u traci formula biće ispitan njegov sadržaj. Pritisnite F2 ili pređite u traku Formula da biste promenili sporne vrednosti. Kada završite editovanje formula, da biste uklonili strelice međuzavisnosti, u Formula ribbon tab‑u kliknite na Remove Arrows. Ukoliko želite da uklonite samo strelice koje pokazuju prethodnike, kliknite na donju strelicu u desnom delu Remove Arrows i nakon toga kliknite na Remove Precedent Arrows, a za uklanjanje naslednika kliknite na sledeću stavku Remove Dependent Arrows.
Ladislav Struharik
