Extreme: Kako komunicirati s više od 100 (00…) zaposlenih odjednom?

Da li su zadovoljstvo i posvećenost timu koji broji na desetine i stotine zaposlenih nemoguća misija? Inovativni softver „Interni portal” kompanije Extreme rešava probleme komunikacije u velikim firmama s raznovrsnom stručnom strukturom zaposlenih.

Ni trendovi nam ne idu naruku jer su sve oči uprte u one slatke, nesvakidašnje, „vau efekte” kojima se firme iskazuju kao vrlo kreativne i kul, a kojima se mame tek diplomirani IT-jevci. Tako se, iako su u većini, u senci nalaze one firme koje imaju na desetine i stotine zaposlenih (različitih profila, na različitim lokacijama) i ne baš neograničen budžet. Da li su u tim situacijama relevantni Netflix nalog i čokoladno mleko u frižideru? Ne baš. Postoje stvari višeg prioriteta, kao što su opšta informisanost, deljenje zajedničkih vrednosti, dostupnost alata i informacija za rad, komunikacije, povezanost i pripadnost zajednici.

Naravno da je lepo da te firma obasipa sitnim zadovoljstvima, ali nema tog podsticajnog mehanizma koji će dobrog radnika učiniti zadovoljnim ako njemu nije jasno kako da radi svoj posao ili mu je onemogućeno da pravovremeno dođe do potrebnih informacija. Takođe, ukoliko je verovati Maslovu, za fizičko i psihičko zdravlje svih nas, između ostalog, bitno je uvažavanje okoline, poštovanje drugih i priznavanje uspeha, što mi iz marketinga čitamo kao: dobra komunikacija, korporativna kultura i pozicionirane vrednosti.

Interna komunikacija – najvažnija sporedna stvar

Interna komunikacija: odgovornost koju najčešće na sebe preuzimaju korporativne komunikacije, marketing ili HR službe, a koje za zadatak imaju dobar timski duh, odličnu klimu za rad, prostor za inovativnost, produktivnost, zadovoljstvo zaposlenih, pa samim tim, razvoj i napredak cele firme. Da, interne komunikacije jesu najvažnija sporedna stvar koja se hibridnim modelom rada dodatno usložnila.

Reč tehnologije

Kao što to obično biva, tehnologija je odgovorila na ovaj izazov i svoju reč dala u vidu Intranet portala, koji omogućava efikasnu i efektivnu, dvosmernu internu komunikaciju. Portal leži na Microsoft 365 (Office 365) platformi koja je danas sinonim za kolaboraciju i produktivnost, a svoj pun potencijal pokazala je u pandemijskom režimu rada. Extreme tim je implementirajući ovo softversko rešenje u neke od najvećih sistema na našem tržištu došao do korisnih saznanja i iskustava koji čine svaku narednu postavku bržom i boljom. Sada naš tim za implementaciju portala raspolaže znanjem o najčešćim potrebama zaposlenih, UX dizajnu koji će potpomognuti korišćenje portala od zaposlenih i optimalnom redosledu i broju koraka u implementaciji. Zaokružili smo taj skup znanja, iskustva i tehnologije i nazvali ga Interni portal jer on to i jeste, portal svih ljudi jedne firme koji čini da oni nisu zrnce peska u pustinji zaposlenih.

Šta može naš Interni portal?

Jasan tok informacija

Interni portal je mesto centralizovanog informisanja za sve zaposlene, čime se jasno određuje tok informisanja, obezbeđuje blagovremenost i povratna reakcija. Na taj način firma gradi svoju korporativnu kulturu na željenim temeljima, deli vrednosti za koje se zalaže, prenosi ključne poruke i staje na put neproverenim glasinama. Na primer, vest o manjoj organizacionoj promeni u firmi trebalo bi prvo da primi svaki član kolektiva (bez obzira na to da li je direktno pogođen njome ili ne), sa svim relevantnim detaljima šta to znači za njih, njihovo radno mesto ili radno mesto njihovih kolega, a ne da tu vrstu informacija saznaju iz medija ili glasina koje kruže firmom.

Interakcija sa zaposlenima

Interaktivni portal reći će vam mnogo toga o tome šta misle, žele ili ne vole vaši zaposleni, tako što pruža mogućnost da svaki radnik da povratnu informaciju na kompanijske aktivnosti, ostavi svoje mišljenje u trenutku kad oseća da je za to vreme ili komunicira s kolegama s kojima ne sarađuje blisko.

Podrška inovacijama

Prvi korak do inovacije i proaktivnog tima jeste prostor za ostavljanje ideja. Osim prostora, svaki zaposleni zna da će njegova ideja doći do pravih osoba, u kom roku može da očekuje odgovor i konačni status o realizaciji.

Bitni momenti u profesionalnom razvoju

Svako od zaposlenih može da pohvali svog kolegu za određeni gest, poslovni potez, ideju ili postupak. Osim toga, neće ostati zaboravljeni karijerni uspesi, promocije i nagrade. Takođe, portal daje mogućnost da se proprate i oni, manje profesionalni, momenti kao što su rođendani…

Onboarding materijali i baze znanja

Na jednom mestu možete naći sve potrebne upute i materijale za svakodnevni rad – upute, obuke ili način rešavanja izazova s kojima su se ostale kolege susrele.

Osim navedenog, Interni portal ima još dosta toga, kao što su ankete, oglasne table, odeljci za motivaciju i interne procedure i zaista jeste primarni alat koji potpomaže održavanje zadovoljstva zaposlenih u velikim poslovnim sistemima jer ne postoji stvar koju će zameniti osećaj pripadnosti, uvažavanje svake individue, pripadnosti i nepostojanja one male, svakodnevne frustriranosti – gde se nalazi ovaj dokument, gde se nalazi logotip firme ili uputstvo za određeni alat.

Korisna adresa: Extreme.rs

Autorka: Marjana Bakajac, direktorka marketinga, Extreme doo