GoPro – ShakeSpeare za novo vreme
Povezati aktivnosti, radnike, podatke i dokumente u zaokruženi sistem je vredna priča koju nam donosi GoPro kroz implementacije ShakeSpeare DMS&BPM rešenja. Vredna, jer je kvalitetno upravljanje poslovnim procesima i projektima pretpostavka modernog i efikasnog poslovanja.
Nijedna organizacija koja ima jasno definisan opseg delovanja, ne može da funkcioniše bez poslovnih procesa i dokumenata koji ih iniciraju, prate ili su finalni proizvod određenih aktivnosti. To znači da je za efikasno i kvalitetno vođenje poslovanja od suštinske važnosti imati dobro definisane i praćene poslovne procese i dokumentaciju. ShakeSpeare je DMS&BPM rešenje koje implementira GoPro, a koje vam otvara vrata modernog poslovanja kroz mogućnost da svoje aktivnosti i dokumentaciju čvrsto držite u sopstvenim rukama. Razvijano je prema evropskim standardima, usklađeno sa MOREX standardima, a dolazi iz Slovenije.
Da bi ShakeSpeare unapredio kvalitet vašeg rada potrebno je samo nekoliko koraka. Prvi, bez kojeg se ne može, je identifikacija i definicija poslovnih procesa. Svaki od njih se sastoji od određenih aktivnosti koje su međusobno povezane. Bez obzira na to da li su poslovni procesi jednostavni ili složeni, njihovo opisivanje u ShakeSpeare‑u je inituitivno i brzo jer se koristi grafički editor za modelovanje koji poštuje visoko standardizovanu BPMN sintaksu, odnosno de facto standard na polju modelovanja i upravljanja poslovnim procesima. Ako sada tako opisanom skupu aktivnosti pridružite učesnike, napravili ste prvi korak i dobili jedinstven sistem koji vašu organizaciju vodi kroz poslovni proces i prati dokle se u svakom trenutku stiglo, automatski obaveštava učesnika da je “njegov red” da preuzme naredne korake u poslovnom procesu. Obaveštenje može da stigne kroz sam ShakeSpeare sistem, ali i kroz druge kanale, na primer SMS ili e‑mail.
Informacije na dlanu
Svaka aktivnost u svojoj pozadini ima informacije, od ulaznih koje su preuzete iz ranije obavljenih poslova, preko onih koje nastaju u toku procesa rada, pa do konačnih, ili izlaznih i neophodnih za naredne korake u poslovnom procesu. Sve njih treba definisati, odnosno omogućiti da se pročitaju ili unesu u sistem. Dakle, govorimo o metapodacima pridruženim svakom poslovnom procesu, odnosno aktivnostima ili odlukama u njemu. Za poslovni proces su vezani učesnici (radnici) i podaci, pa je jasno da korišenjem ShakeSpeare‑a za upravljanje poslovnim procesima teško može da se desi da je neka informacija nedostupna, baš kao i da se druga, neophodna za nastavak rada, ne unese na vreme. Eto prilike da pomenemo još dve osobine ShakeSpeare‑a. Optimizacija skraćuje vreme potrebno da se prikupe informacije, a centralizacija je jedna od ključnih osobina, kojom se svi podaci povezuju u jedinstveni sistem.
Dokumenata kao nosilaca podataka u okviru jednog poslovnog sistema ima sijaset. I forme u kojima su repezentovani prilično su raznovrsne: od onih najstarijih dobijenih redovnom poštom ili telefaksom, preko elektronske pošte do onih distibuiranih, na primer preko Web‑a. Sve njih ShakeSpeare može da primi kroz svoj deo namenjen upravljanju dokumentima, da ih lepo složi i poveže sa poslovnim procesima za koje je relevantan. Ukoliko se dokumenti propuste kroz softver za optičko prepoznavanje teksta, uz original stvara se i digitalna kopija pogodna za pretraživanje po ključnim rečima.
Još korak više u radu sa dokumentima je inteligentni sistem za prepoznavanje teksta koji će umesto korisnika da prepozna tip dokumenta, da odredi kome se prosleđuje unutar organizacije i koliko je važan. Ukoliko su podaci na samom dokumentu dobro strukturirani moguće ih je povezati sa metapodacima u poslovnom procesu, čime se izbegava prekucavanje podataka kada god je to moguće. OCR koji sistem pritom koristi dolazi iz radionice poznatog svetskog proizvođača ABBYY. Ključna karakteristika sistema je jednostavna integracija sa eksternim rešenjima i aplikacijama. Tu je i visok nivo fleksibilnosti, što znači da se sistem može konfigurisati za bilo koji poslovni proces iz različitih oblasti poslovanja i namena.
Projekti nisu zaboravljeni
Sistem omogućava i da sami modelujete poslovne procese, da njima upravljate, da ih analizirate i ineraktivno menjate i usavršavate bez potrebe da angažujete programere. Dalje je omogućeno povezivanje sa različitim dokumentima čime radnici dobijaju alat koji će ih pažljivo voditi kroz aktivnosti i uvek na vreme obavestiti da je stigao novi radni zadatak.
U poslednje vreme aktuelna je tranzicija modela rada gde se sa procesnog prelazi na projektno upravljanje. Zato je sastavni deo ShakeSpeare‑a modul za projektno upravljanje. Zapravo, to je još viši nivo u kojem za određeni projekat vezujete dokumente, poslovne procese, vremenske odrednice i troškove, čime se stvara precizan uvid u odvijanje odrđenog procesa ili njegove efekte na sistem.
Milan Bašić
(Objavljeno u časopisu PC#205)
