Info Space: DMS – ECM – IM evolucija

14. 01. 2022.14. 01. 2022. PC Press

Ne tako davno, pre desetak godina, rešenja za upravljanje dokumentima nisu bila nikakva novost i već je bila široko rasprostranjena svet o tome da je izuzetno korisno primeniti softver koji će omogućiti digitalizaciju standardnih papirnih dokumenata i organizovanje i njih i izvorno elektronskih sadržaja u celine koje će omogućiti jednostavnu pretragu i pregled. Logična nadogradnja su bili delovi sistema ili moduli koji su omogućavali automatizaciju poslovnih procesa, u čijoj srži stoji dokument.

Korisnici su tada mogli da biraju između globalno poznatih, uglavnom glomaznih (i skupih) sistema, koji su po pravilu nosili prefiks ECM ili nekih manje poznatih, po pravilu lokalnih rešenja, koja su svakako pogodila temu, ali često nisu imala sve funkcionalnosti koje „vendorska” rešenja imaju. Iskustva razvijenijih zemalja pokazivala su neminovnost masovnog prelaska na digitalnu formu dokumenta, kad god je moguće i već od njegovog nastanka. S vremenom je taj trend dobio i opšte poznatu odrednicu – digitalna transformacija.

Kako se tehnologija razvijala, bilo je sve lakše konvertovati papirni dokument u skeniranu sliku, koja s vremenom nije bila samo slika nego pravi elektronski dokument sa sadržajem, do koga se dolazilo primenom sve moćnijih OCR alata. Izvorno elektronski dokumenti nikad nisu ni predstavljali problem, pa je „samo” trebalo osmisliti način da sva poslovna dokumentacija, bez obzira na poreklo i karakter, bude dobro organizovana i dostupna samo ovlašćenim korisnicima, po mogućstvu kroz automatizovane poslovne procese (BPM ili Workflow), koji predstavljaju vezivno tkivo između organizacionih jedinica, bez obzira na to koliko je organizacija u kojoj se sistem primenjuje kompleksna ili velika. Vrlo brzo je postalo logično da sistem u kome se nalaze dokumenti i koji upravlja poslovnim procesima prosto mora da omogući neku vrstu povezivanja sa ostalim informacionim sistemima, a pre svega sa onima od kojih zavisi funkcionisanje kompanije, banke ili državne ustanove.

Kroz primenu raznih pristupa i sistema, došlo se do zaključka da nije dovoljno obuhvatiti samo dokumente ili, šire gledano, sadržaje – kada se uzme u obzir sve što je potrebno jednoj organizaciji za efikasno funkcionisanje, a što bi svakako trebalo da se nađe u jednom dobrom softverskom rešenju te namene. Tako je stvoren jedan nov koncept: upravljanje informacijama. I danas, kao pre 10 godina, uglavnom će se potreba za organizacijom svih informacija bitnih za funkcionisanje poslovnog sistema identifikovati kao DMS, ponekad kao ECM, ali je činjenica da je Information Management (IM) primenljiviji i precizniji pojam, koji će zameniti svoje slavne prethodnike.

Sistemi za 21. vek

Danas je na ICT tržištu moguće naći veliki broj sistema koji, u većoj ili manjoj meri, odgovaraju potrebama upravljanja informacijama u 21. veku. Ipak, retka su rešenja koja krajnjem korisniku donose dovoljno visok nivo fleksibilnosti, autonomije i povezivosti s drugim sistemima, što bi trebalo da su standardi jednog savremenog softverskog rešenja. Jedno od tih rešenja je svakako Therefore™, sistem za upravljanje informacijama koje na tržište Evrope i sveta donosi poznati globalni lider digitalizacije Canon. Priča iza sistema Therefore™ donekle je neobična, ali istovremeno i logična, pošto je sve krenulo od procene Canon-a da u današnje vreme, na talasu digitalne transformacije, nije dovoljno biti prisutan na tržištu hardvera, pa makar proizvodili najbolje dokument skenere na svetu (da se ne bavimo vrhunskim kamerama, štampačima, MF uređajima…), već je bitno da se nađe odgovarajuće mesto i u segmentu koji je tako prirodno povezan s digitalizacijom – softverska rešenja za upravljanje elektronskim dokumentima.

Kao posledica te procene i ispravne vizije, Canon u periodu 2008–2012. pravi dve veoma bitne akvizicije: ulazi u vlasništvo kompanija Therefore iz Austrije i I.R.I.S. iz Belgije. Tim poslovnim potezom, Canon dobija dva iskusna razvojna tima – jedan koji je specijalizovan za DMS rešenje, već u upotrebi u zapadnoj Evropi, i drugi koji pravi jedan od najboljih OCR proizvoda na svetu. Rezultat svega je nova realnost koja znači da se preko Canon partnerskih kanala ne mora isključivo nabavljati neki uređaj, već su dostupna i vrhunska rešenja koja omogućavaju kontrolu procesa skeniranja, konverziju dokumenata u željeni format, uspostavljanje repozitorijuma dokumenata i implementaciju automatizovanih poslovnih procesa.

Kompanija Info Space d.o.o. je Gold partner za oblasti Information Management i Technology Solutions.
Naš tim inženjera je specijalizovan da podrži projekte implementacije IM, DMS i ECM rešenja.
Tehnologije: Canon, I.R.I.S., Microsoft
Specijalnosti: IM, DMS, ECM, OCR/ICR, ICT konsalting

Canon se pojavio na tržištu koje je tradicionalno bilo namenjeno nekim drugim kompanijama. Osim što je period od 10 godina doneo još bolje softverske proizvode, Canon je uspeo da napravi i internu reorganizaciju iz tradicionalno hardverske u moćnu softversku kompaniju. Pojavili su se i partneri čija je specijalnost implementacija IM rešenja, a i Canon sertifikacija koja upravo prepoznaje Information Management ekspertizu. Ta priča o uspehu i velikoj ekspanziji i dalje traje. Spoj japanske preduzimljivosti i evropskog načina razmišljanja stvorio je osnov za kreiranje specifičnog okruženja, orijentisanog na vrhunsku ponudu krajnjim korisnicima, što se proteže od mreže Canon kancelarija širom Evrope i sveta do Canon partnera koji su angažovani na promovisanju IM koncepta i implementacijama kod klijenata. Firma Info Space d.o.o. je nakon osnivanja 2010. godine izabrala upravo put Canon partnerstva i specijalizacije svog, tada već iskusnog, tima za implementaciju sistema Therefore™.

Prve domaće implementacije

Prve implementacije sistema Therefore™ u Srbiji i okolnim zemljama, Info Space je realizovao 2011. godine, u vreme kada se o novoj Canon ponudi nije puno znalo. Do danas je zabeležen veliki broj implementacija u javnom sektoru, privredi, bankarstvu, obrazovnom sistemu i drugim oblastima. Danas je, zahvaljujući pre svega uspešnim Info Space projektima, Therefore™ mnogo šire poznat na ICT tržištu Srbije i regiona i jedan je od retkih sistema koji je uspešno primenjen u izrazito velikim i kompleksnim organizacijama s velikim brojem korisnika (Republički geodetski zavod, Republika Srbija, 2.700 korisnika, obrada upravnih i vanupravnih predmeta) ili u organizacijama koje imaju specifične kriterijume i zahteve u kontekstu integracije s drugim sistemima (NIS a.d., obrada ulaznih računa, OCR očitavanje sadržaja faktura, integracija sa SAP-om).

Glavna karakteristika sistema Therefore™ je upravo fleksibilnost, koja omogućava primenu i u malim organizacijama kojima je potrebna samo Pisarnica (Medicinski fakultet u Beogradu), u organizacijama srednje veličine, koje imaju potrebu za specifičnim repozitorijumom dokumenata (RTS, Uprava za nekretnine Crne Gore, Univerzitetska biblioteka u Beogradu, Gradska biblioteka Kotor, Ministarstvo ekonomije Crne Gore), kao i u organizacijama koje imaju vrlo specifične poslovne procese koji podrazumevaju integraciju s drugim sistemima (RGZ, Uprava za geodetske i imovinsko-pravne poslove Republike Srpske, Universal Capital Bank Podgorica).

Sistem Therefore™ se sastoji od modula koji mogu da odgovore na sve izazove i zahteve implementacije sistema za upravljanje informacijama, bez obzira na njihovu kompleksnost. Administrativni alati su napravljeni na takav način da implementatorima omogućavaju veoma brzo i precizno uspostavljanje obrisa budućeg sistema – od definisanja kategorija dokumenata/predmeta s pripadajućim indeksnim podacima, preko definisanja poslovnih procesa (Workflow) do podešavanja integracije s drugim sistemima (SAP, Dynamics, SharePoint…). Posebnu dimenziju daje dostupan i dokumentovan API (Application Programming Interface), koji omogućava razvoj i implementaciju aplikacija (Desktop ili Web) i Web servisa preko kojih se na specifičan način može ostvariti komunikacija između entiteta i poslovnih procesa definisanih u sistemu Therefore™ i nekog drugog sistema (npr. SEF). Izrazito fleksibilan koncept licenciranja (Named, Concurrent, Read-Only korisničke licence, konektorske licence…), uz mogućnost korišćenja cloud pristupa, ostavlja mogućnost pristupa manjeg ili većeg broja autorizovanih korisnika i to do nivoa koji dozvoljavaju interna bezbednosna pravila. Korisnici sistemu mogu da pristupe preko Web aplikacije, desktop klijenta ili preko mobilnih aplikacija, prilagođenih Android i IOS OS.