Iz prakse: Power BI i prava pristupa

Kompanije često imaju potrebu da grupama zaposlenih ograniče pristup nekim podacima vezanim za poslovanje. Power BI ovo omogućava uz pomoć uloga (Roles) i definisanjem prava na nivou radnog prostora (Workspace) u kome oni rade. Svako vidi ono što mu je dozvoljeno, ništa više ili manje od toga.

Naše putovanje počinjemo u Power BI servisu (powerbi.com). Nakon prijave kreiramo novi radni prostor. To se postiže tako što uđete u meni Workspaces, a zatim izaberete opciju Create a Workspace. Otvoriće se meni s desne strane u kome je potrebno navesti naziv radnog prostora, kratak opis, a opciono možete da dodate i sliku. Hajde da ga nazovemo „Čokolada“. Klikom na Save snimamo podatke i novi radni prostor je kreiran.

Pošto je autor na dijeti od (nekog) ponedeljka, za demonstraciju ovih funkcionalnosti poslužićemo se „čokoladnim primerom“. Primer se sastoji iz tri tabele: Artikli, Komercijalisti i Transakcije. Prva sadrži podatke o artiklima (čokoladnim proizvodima), druga o komercijalistima, a treća sadrži datum, količine prodatih artikala, šifre artikala i komercijalista. Nakon što pokrenemo Power BI Desktop uvešćemo ih u model podataka i povezati radi kreiranja skupa  (dataset)podataka koji će se koristiti za pravljenje izveštaja.

Kategorije podataka

Ako koristite Power BI Desktop verziju koju ste preuzeli početkom godine, sačekaće vas prijatno iznenađenje. Izgled je promenjen uvođenjem ribona koji umnogome podsećaju na one u Office 365 aplikacijama. Sada je sve puno preglednije i lakše ćete pronaći sve opcije koje su vam potrebne za rad.

Nakon što smo dodali tabele u model otvorićemo tabelu Artikli. U njoj postoji kolona koja se zove SLIKA, a sadrži Internet link na kome se nalazi fotografija artikla. Ako odaberemo ovu kolonu, a zatim otvorimo ribon Column Tools, pa padajuću listu Data category, moći ćemo da odredimo kategoriju podataka. Ovo je još jedna nova funkcionalnost koja omogućava da bolje opišemo podatke, čime se otvaraju neke nove mogućnosti za njihov prikaz. U konkretnom slučaju, biramo vrednost ImageURL, što će omogućiti da kreiramo tabelu koja u sebi sadrži i fotografije artikala.

Hajde da napravimo izveštaj. Najpre ćemo izabrati Table visual. U njega ćemo dodati dimenzije SLIKA, NAZIV ARTIKLA i KOL. Rezultat je tabela u kojoj možemo da vidimo fotografiju i naziv artikla, kao i prodate količine za taj artikal. Zatim dodajemo Clustered Column grafikon. Na X osi prikazaćemo proizvođače, a na Y osi prodate količine. Na kraju dodajemo još jedan slicer u kome se nalaze ime i prezime komercijalista. Promenićemo naziv stranice u „Čokolada“, a izveštaj ćemo ulepšati dodavanjem jedne slike, poravnavanjem objekata i dodavanjem željenih elemenata formatiranja sadržaja.

Kreiranje uloga (rola)

Da biste shvatili kako funkcioniše row‑level security, potrebno je da kreiramo nekoliko scenarija na bazi uloga. Brojne kompanije zahtevaju da komercijalisti ne vide prodaju svojih kolega. To sme da vidi samo njihov nadređeni. Zbog toga ćemo kreirati tri uloge, a svaka služi da filtriramo podatke kako bi se videla prodaja samo za izabranog komercijalistu.

Uloge kreiramo tako što uđemo u Modeling ribon pa izaberemo opciju Manage Roles. Kada se otvori prozor, klikom na Create pravimo novu ulogu. Najpre ćemo kreirati ulogu koja se zove „Jelena“, a ona filtrira podatke na taj način da kolona [IME I PREZIME] u tabeli Komercijalisti ima vrednost „Jelena Aleksić“, što postižemo pisanjem jednostavnog DAX izraza. Na sličan način napravićemo uloge „Marko“ i „Petar“.

Vreme je da testirate ulogu. U ovu svrhu pokrenite opciju View As pa izaberite ulogu pomoću koje želite da pregledate podatke. Ako izaberemo ulogu „Jelena“, primetićete da nas Power BI Desktop obaveštava da gledamo podatke sa ovom ulogom. Istovremeno su podaci filtrirani i vidimo samo Jeleninu prodaju. To se najlakše uočava po tome što na slajseru nema imena drugih komercijalista.

Svaka uloga sadrži jedan ili više filtera. Ako dataset posmatramo kao zbirnu tabelu koja se sastoji od nekoliko njih koje smo dodali i povezali u modelu, mi zapravo vršimo filtriranje ove tabele kao što bismo to radili u Excel‑u i na taj način sužavamo skup podataka koji se vide.

Put u oblak(e)

Nakon što smo napravili izveštaje treba snimiti dokument i objaviti ga u oblaku. Prilikom objavljivanja obratite pažnju da se to dogodi u okviru radnog prostora „Čokolada“.

Vratimo se sada na Power BI servis. Ako izaberete željeni workspace, u njegovom gornjem desnom uglu postoji prečica za ulazak u dva menija. Prvi, Workspace Settings, služi da promenimo osnovna podešavanja u vezi s radnim prostorom, a drugi, Workspace Access, koristi se za definisanje uloga. Ovde možemo da dodajemo korisnike, unosom njihove e‑mail adrese koja je povezana s nalogom na Office365 portalu. Tom prilikom im dodeljujemo uloge: Admin, Member, Contributor, Viewer. Ako želimo da nekom ograničimo pogled na podatke, on mora da bude definisan kao Viewer. Važno je da se napomene da row‑lewel security radi samo kod Power BI Professional pretplatnika. Oni koji imaju besplatne Power BI naloge ne mogu za sada da koriste ovu zanimljivu funkcionalnost.

Kako se aktiviraju uloge? Odete u workspace „Čokolada“, izaberete dataset, a zatim uđete u meni. U meniju dalje treba izabrati opciju Security. Sa desne strane otvoriće se panel u kome možemo da vidimo tri uloge koje smo malopre kreirali. Navođenjem e‑mail adrese korisnika, a zatim klikom na Add, dodajemo ga u listu onih koji vide podatke filtrirane zadatom ulogom.

Primera radi, ako dodamo korisnika sa e‑mail adresom jelena@excelk.com, pa mu dodelimo ulogu „Jelena“, nakon što se prijavi u Power BI ovaj korisnik će videti samo podatke za prodaju komercijaliste „Jelena Aleksić“. Moguće je dodavanje i više uloga, ali je najvažnije da zapamtite da korisnik u okviru radnog prostora mora da bude definisan kao Viewer.

„Teoretski ljubav lepo zvuči, malčice je drukčije u praksi“. Bio je ovo jednostavan primer koji je kreiran sa ciljem da uočite mogućnosti Power BI izveštajne platforme i dodeljivanje uloga korisnicima. U praksi nije uvek sve tako jednostavno. Pre nego što počnemo stihijski da pravimo izveštaje potrebno je utvrditi ko u kompaniji sme, odnosno treba da vidi pojedine izveštaje. A kada igra počne, ona nikada ne prestaje, jer stalno se javlja potreba za novim izveštajima, a čim oni nastanu, treba podesiti ko sme/treba da ih vidi…

Autor: Slavko Vujnović