Kako da upravljate ljudskim resursima u preduzeću?

Ljudi su najvažniji resurs preduzeća, pa je upravljanje ljudskim resursima vrlo značajan segment poslovanja usmeren ka postizanju boljih poslovnih rezultata. Kao logičan nastavak veoma uspešno modula za obračun zarada TOTAL, firma PS.IT razvila je softver za upravljanje ljudskim resursima

HRM (Human Resource Management) je složeni, multidisciplinarni proces koji obuhvata evidentiranje širokog skupa podataka, planiranje zapošljavanja, organizovanje i raspoređivanje na poslove, upravljanje znanjem i ljudskim potencijalom, unapređivanje procesa i kvaliteta rada, kontrolu i vrednovanje dostignuća. Takođe, bavi se regulisanjem međuljudskih i poslovnih odnosa u preduzeću, motivacijom zaposlenih, usklađivanjem sa zakonskim odredbama u oblasti radnih odnosa…

Nivo složenosti koji je upravljanje ljudskim resursima dostiglo u savremenom poslovanju nameće potrebu za kvalitetnom softverskom podrškom. To postaje očigledno u preduzećima s velikim brojem zaposlenih, složenom ili distribuiranom organizacijom ili potrebom za evidencijom i obradom podataka o velikom broju lica. Takvi programski sistemi se najčešće označavaju skraćenicom HRIS (Human Resource Information Systems) i podrazumevaju mnogo više od obične kadrovske evidencije. Oni treba da omoguće prikupljanje i evidenciju informacija o ljudskim resursima, izveštavanje i analizu tih informacija, kreiranje i štampanje raznih dokumenata, podršku za reorganizaciju i odlučivanje o nagrađivanju zaposlenih, povezivanje s programima za obračun zarada i ostalim delovima poslovnog informacionog sistema preduzeća.

Nema dovoljno domaćih softverskih rešenja ovoga tipa, koja bi mogla da se pohvale pristupačnom cenom, širokim opsegom mogućnosti, usklađenošću s propisima i praksom, kao i brzim, efikasnim i jeftinim prilagođavanjem konkretnim potrebama preduzeća. Kao logičan nastavak veoma uspešno plasiranog programskog modula za obračun zarada i naknada TOTAL, firma "Privredni savetnik – Informacione tehnologije PS.IT", razvila je svoj novi proizvod – softver za upravljanje ljudskim resursima.

Prednosti PS.IT rešenja

Prilikom razvoja softvera za HRM, kompanija PS.IT je vodila računa o osnovnim ciljevima i zahtevima koji moraju da budu zadovoljeni da bi sistem pružio podršku najkvalitetnijem upravljanju ljudskim resursima. Na prvom mestu je mogućnost jednostavnog proširenja skupa podataka i prilagođavanja operativnim potrebama klijenta. Skup podataka koji je od interesa za upravljanje ljudskim resursima u praksi se često znatno razlikuje od preduzeća do preduzeća i diktiran je kako vrstom posla, tako i organizacijom i ciljevima poslovanja. Taj problem nameće rešenje koje pruža jednostavnu implementaciju proširenja i prilagođavanja podataka, brzo i efikasno, bez dodatnog programiranja, što smanjuje cenu, vreme uvođenja i obuke korisnika. Pri razvoju se vodilo računa o tome da u složenijim slučajevima funkcionalnosti mogu po potrebi da se proširuju i menjaju dodavanjem posebnih programskih dodataka.

Još jedan ispunjen zahtev je otvorenost ka integraciji s drugim PS.IT programskim modulima, posebno s modulom TOTAL za obračun zarada, kao i sa ERP sistemima drugih proizvođača. Iako potpuno otvoren za integraciju, ovakav HRM softver može da funkcioniše i sasvim nezavisno.

Upravljanje ljudskim resursima često podrazumeva složene postupke koji obuhvataju više učesnika i obimnu evidenciju i administraciju. Navodimo samo jedan primer: početak i završetak radnog odnosa koji povlače mnogo izmena u evidencijama i formiranje niza dokumenata. Automatizacija tih postupaka mnogo olakšava upravljanje ljudskim resursima. Ovako složen softver mora da obezbedi i udoban rad i lako prilagođavanje korisničkog interfejsa svakom krajnjem korisniku, bezbednost podataka i kontrola privatnosti su ugrađeni u njegove temelje.

Univerzalno, a lako prilagodljivo

Na osnovu iskustva prilikom razvoja i implementacije HRM softvera po zahtevima različitih kompanija, PS.IT je osmislio okvir, dovoljno univerzalan, a ipak lako prilagodljiv svakom preduzeću. Osnovni entiteti sistema su definisani pomoću šablona, koji su ponuđeni kao predefinisano rešenje, ali se lako mogu menjati. Tako se podaci o licima i vođenje interne dokumentacije mogu jednostavno nadograditi i prilagoditi izmenom šablona. Predviđeno je da kartica svakog lica može da sadrži podatke različitih formata i složenosti, uključujući skenirane dokumente i posebne tabele i šifarnike, kao što su fotografije, podaci o stručnom usavršavanju, istoriji zapošljavanja, radnom stažu…

Interne dokumente, kao što su razni ugovori, aneksi i rešenja, čiji je izgled definisan šablonom, čak i sami korisnici mogu lako menjati u editoru koji je zasnovan na Microsoft Word-u. Zato što postoje šabloni, proširivanje i izmene su jednostavne i, iako najčešće podrazumevaju angažovanje PS.IT implementatora, ne zahtevaju veliko finansijsko ulaganje u dodatno programiranje.

PS.IT softver za upravljanje ljudskim resursima podržava proizvoljan broj hijerarhija koje korisnik sam može da definiše. Tako radna mesta mogu da budu istovremeno hijerarhijski organizovana po sistematizaciji preduzeća i po geografskim lokacijama. Jednostavno ažuriranje hijerarhija omogućava lako uvođenje svih vrsta reorganizacija.

U PS.IT rešenje je ugrađena podrška za širok dijapazon tipova izveštaja koji služe za uvid, analizu ili poštovanje propisa: fiksni, predefinisani i opšti izveštaji koji se štampaju za izabrana lica, organizacione jedinice i/ili period; dodatni izveštaji koje implementatori prilagođavaju specifičnim potrebama; zakonski propisani i predefinisani obrasci (primer su M-MA obrasci); izveštaji koje definiše sam korisnik pomoću "čarobnjaka"; analitički i grafički izveštaji.

Proces upravljanja ljudskim resursima često podrazumeva akcije nad skupom odabranih lica. Primeri su početak i završetak radnog odnosa, zakonske promene u pogledu propisane dokumentacije u oblasti radnih odnosa, promena statusa i reorganizacija i slično. PS.IT je u svom softverskom rešenju za HRM obratio posebnu pažnju na automatizaciju ovakvih procedura. Jednostavne procedure sami korisnici mogu da obave nad izabranim skupom lica pomoću posebnog čarobnjaka. Mogu koristiti i složene procedure, već ugrađene u programski paket ili se obratiti implementatorima za kreiranje specifičnih masovnih obrada.

Ovako koncipiran PS.IT softver podržava sve najznačajnije i najsloženije procedure upravljanja ljudskim resursima, kao što su obostrana razmena podataka s modulom za obračun zarada, vođenje detaljne evidencije o radnom stažu i odsustvima zaposlenih, planiranje godišnjih odmora, vođenje beneficiranog radnog staža, premeštanje s jednog radnog mesta na drugo, arhiviranje i zaštitu podataka i još mnogo toga.

U nekom od narednih tekstova ćemo objasniti kako ovaj softver funkcioniše u konkretnom preduzeću.