Obrada dokumenata postaje jednostavnija
Sada nam zakoni dozvoljavaju da u poslovanju koristimo elektronska dokumenta i digitalni potpis umesto tradicionalnog papira, penkala i pečata. A ako dokumenata ima puno, onda sistem kao što je Aserta eDokument Polisign donosi dodatne prednosti.
Napraviti elektronski dokument nije teško. Uključimo računar, otvorimo tekst procesor, pišemo, snimimo na hard disk – i to je sve. Da distribuiramo taj dokument takođe nije teško. Napišemo elektronsko pismo, koje je samo po sebi već elektronski dokument, njemu pridružimo onaj ranije napisani DOC, sve to adresiramo na elektronske poštanske sandučiće primaoca i kliknemo na Send. Nije teško ni elektronski potpisati. Potreban vam je sertifikat, može i onaj koji se dobija besplatno ako odete u policiju, zatražite da vam se izda i upiše u „čipovanu“ ličnu kartu, a može i onaj koji je izdala neka od organizacija koje imaju prava da to rade u našoj zemlji. Treba, naravno, da imate instaliran neki od programa koji umeju da sertifikat „prikače“ u dokument – ima ih besplatnih poput Adobe Acrobat Reader‑a koji potpisuje PDF‑ove. Sve u svemu, lak posao i što je još važnije ceo proces ostaje u sferi elektronskih dokumenata. Divota! Sve dok taj posao radite nekoliko puta u toku dana.
Ali, zamislite veletrgovinu koja svakog dana izdaje na desetine ili čak stotine računa, knjižnjih odobrenja i zaduženja i ko zna čega još. Pa ko će da otvara ta dokumenta u nekom programu, da ih potpisuje, stavlja u mejlove i šalje. Užasan posao. Aserta je napravila eDokument Polisign koji ceo proces čini lakim i pruža visok nivo kontrole, a Perihard je ekskluzivni distributer ovog softvera za elektronsko potpisivanje, slanje i praćenje dokumenata.
Kad dani postanu sati
Korišćenjem eDokument Polisign programa moguće je organizovati masovnu obradu koja uključuje potpisivanje više dokumenata odjednom i potom njihovo automatsko adresiranje i slanje ka primaocima. I to je samo početak priče. Dokumenti se distribuiraju preko eDokument Clearing Server‑a, a sa njega se preuzimaju korišćenjem eDokument Portal‑a. Tako je obezbeđena i pouzdanost isporuke i mogućnost da pošaljilac prati stanja i statuse. I na kraju ovog procesa opet su eDokument alati koji služe da se podrže poslovni procesi nad ulaznim dokumentima, na primer, njihovo prihvatanje ili odbacivanje, čime se olakšava kasnija verifikacija i obrada.
Staro je pravilo da dela čine više od reči. Zato smo odabrali da efikasnost eDokument sistema predstavimo u realnom svetu. Dobar izbor je komplikovani poslovni proces izdavanja i praćenja knjižnih pisama. Ona, za razliku od računa, imaju osobinu da su validna samo ako su obostrano potpisana. U tradicionalnom načinu razmene dokumenata to znači da izdavalac prvo napravi, odštampa, potpiše, pečatira, kovertira, adresira i poštom pošalje knjižno pismo. I potom čeka na odgovor. A da bi taj odgovor stigao, poštar treba pismo da uruči, neko da ga razvrsta, potom neko da ga pročita i sravni podatke, onda potpiše, pečatira, kovertira, adresira, odnese na poštu… Ne radi se, dakle, samo o jednom pismu, već o sat ili dva utrošenog vremena i barem sedam dana da se ceo posao završi. Sada zamislite da izdajete, na primer 500 knjižnih pisama. I uz najbolju organizaciju, korišćenje automatizovanih i skupih sistema za kovertiranje i adresiranje ovaj tradicionalni postupak traje danima. Još jedna mana celog postupka je što dobar deo vremena, od trenutka kada ste na pošti predali pismo, do trenutka kada vam poštar vrati (ako vrati) potpisan ili osporen dokument, vi sedite u mraku. A čeka i obračun PDV-a.
Aserta eDokument vam u ovom slučaju pomaže na svakom koraku. Polisign omogućava da sva napravljena knjižna pisma u PDF formatu potpišete u jednom potezu, zatim da ih automatski razvrstate i smestite na eDokument Clearing Server odakle će ih primaoci preko eDokument Portal‑a preuzeti, elektronski potpisati i vama vratiti. A vi ćete u svakom trenutku znati gde je vaše pismo koje će vam biti ponovo dostupno onog trenutka kada bude vraćeno ka vama. Dani provedeni u poštanskim vrećama na putu od vas do vašeg partnera i nazad su prošlost, baš kao i dani provedeni u potpisivanju, pečatiranju, kovertiranju… Direktne finansijske uštede samo kroz smanjivanje poštanskih troškova iznose oko 65 %.
Iskustvo iz života
Jedan od velikih korisnika ovog sistema iz farmaceutske branše kaže da su se rado i hrabro među prvima upustili u implementaciju procesa elektronskog potpisivanja i distribucije dokumenata. Posle pilot projekta bilo je jasno da su efekti po efikasnost poslovnih procesa takvi da ne treba da se čeka i od jula 2017. godine ova kompanija knjižna pisma isključivo izdaje u elektronskoj, digitalno potpisanoj formi.
Na ovaj način je obezbeđeno maksimalno ubrzanje u jednom pravcu – ka poslovnom partneru. Navike i tradicija su uvek jaka kočnica napretku, pa većina partnera ove kompanije i dalje elektronska knjižna pisma štampa i potpisuje rukom, overava pečatom i poštom vraća izdavaocu. Ali, kako kaže direktor korporativnog razvoja kompanije Branko Leposavić, „Na strani kupca smo naišli na izuzetno dobar prijem novog rešenja, tako da je sve veći broj kupaca koji sem prijema elektronskog knjižnog pisma počinju da koriste sistem i za stavljanje drugog kvalifikovanog potpisa na ovaj dokument, čime štede svoje resurse i potpuno izbacuju papir iz celog ciklusa“.
Nema više prepreka
Skupština Srbije donela je, a u Službenom glasniku 94/2017 od 19.10.2017. je objavljen Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, koji omogućava da se elektronski dokumenti priznaju kao i papirni. Zakon uređuje i elektronski potpis, elektronski pečat, vremenski žig, elektronsku dostavu i elektronsko čuvanje dokumenata.
To je omogućilo jednostavnu i jeftiniju upotrebu kvalifikovanih elektronskih sertifikata, razmenu dokumentacije u elektronskom obliku i uništavanje papirne dokumentacije kada je obezbeđena usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Zakon o elektronskoj trgovini, Zakon o elektronskom dokumentu, Zakon o elektronskom potpisu zajedno sa prethodno objavljenim pravilnicima i mišljenjima relevantnih ministarstava, već punih osam godina sasvim dobro regulišu ovu oblast u Srbiji i omogućavaju korišćenje elektronskog dokumenta u svakodnevnom radu. Zahvaljujući laganom, ali konstantnom pritisku države u proteklih nekoliko godina, gotovo da više ne postoji pravno lice u Srbiji koje ne poseduje kvalifikovani elektronski sertifikat i koje ne koristi kvalifikovani elektronski potpis za potpisivanje dokumenata u komunikaciji sa državnim organima. Preduslovi za masovno usvajanje elektronskog dokumenta su se stekli.
Da li ćemo krajem prve dekade postojanja Zakona o elektronskom dokumentu biti svedoci jedne od najvećih promena u načinu obavljanja administrativnih poslovnih procesa? Odgovor na ovo pitanje leži u drugom pitanju – koliko je komplikovano razumeti i koristiti kvalifikovani elektronski sertifikat u svakodnevnom radu?
Elektronski dokument je svuda prisutan – to je svaki Word, PDF ili drugi dokument koji umesto na papiru generišemo u nekom fajlu na računaru. Ono što nam nedostaje za potpuno izbacivanje papira iz upotrebe je svojeručni potpis. Kvalifikovani elektronski potpis je upravo to – zamena za svojeručni potpis. Nakon rutinskog izdavanja sertifikata koji izdaje PTT, PKS, MUP ili Halcom u roku od nekoliko dana, jedino što je još potrebno je neki softver koji omogućava elektronsko potpisivanje i uslugu uručivanja elektronskih dokuemnata i uslugu uručivanja elektronskih dokumenata.
