Oslobodite se administrativnih poslova – softver eSekretarica
Verovatno najteži zadatak sekretarice predstavlja finalizacija ugovora u kojoj se moraju uzeti u obzir i uneti sve primedbe na sve stavke ugovora. Paket eSekretarica kompanije Extreme napravljen je da rešava upravo ove probleme, a o tome kako se paket pokazao u praksi i šta donosi nova verzija, razgovaramo Bojanom Miljkovićem, direktorom proizvodnje softvera u kompaniji Extreme.
eSekretarica je aplikacija za podršku kompletnom procesu internog preispitivanja i odobravanja ugovora pre njegovog potpisivanja, koja uvodi red, štedi vreme, podiže transparentnost na najviši nivo i generalno u ruke menadžmenta i zaposlenih stavlja kontrolu nad celim procesom. U svakom trenutku autorizovani korisnici aplikacije mogu da vide gde i kod koga stoji posao, da pregledaju prethodne komentare učesnika u procesu, zajedno s kolegama da istovremeno rade na nacrtu ugovora, te da se izjasne o saglasnosti s tekstom ugovora i slično. Zaposleni se fokusiraju na posao preispitivanja, dok eSekretarica preuzima kompletnu brigu o sprovođenju procesa po utvrđenoj proceduri firme.
Koje su naznačajnije novosti u novoj verziji paketa?
Ono što je nedostajalo prvoj verziji je najkraće rečeno – fleksibilnost. Proces preispitivanja ugovora je pretežno dinamičan – određeni broj učesnika pregleda sve ugovore, dok se određeni broj učesnika menja u zavisnosti od vrste posla koji se u datom trenutku ugovara. Softverska rešenja su sa druge strane pretežno rigidna. Prva verzija eSekretarice je podržavala proces vođenjem preispitivača kroz niz fiksnih koraka po do usaglašavanja završnog teksta ugovora.
U novoj verziji moguće je za svaku instancu procesa preispitivanja novog ugovora fleksibilno, dakle u skladu sa potrebama za tačno taj novi ugovor, promeniti ili dodati nove učesnike u procesu. To za kupce aplikacije znači da praktično ne moraju da troše novac u budućnosti na bilo kakvo dodatno održavanje, tokom celokupnog životnog veka upotrebe eSekretarice u njihovoj firmi.
U novoj verziji je značajno unapređen i osavremenjen interfejs tako da olakša učesnicima obavljanje zadataka i ličnu organizaciju poslova. Dodata je i funkcionalnost za osnovnu podršku u komunikaciji ka eksternim učesnicima procesa ugovaranja – dobavljačima i kupcima. Unapređeno je i izveštavanje – sada je moguće da se sa par klikova zaista potpuno osvetle svi bitni pokazatelji uspešnosti procesa.
Kako su nastale nove opcije?
U razgovorima sa klijentima iz nekih od naših najvećih i najuspešnijih firmi i iz analize njihovih potreba, potvrdili smo naše inicijalne pretpostavke da rešenje sa fiksiranim procesima preispitivanja ima ozbiljna ograničenja. Od tog saznanja do jasnog definisanja poslovnih zahteva i ciljeva za unapređenje nam je bio potreban jedan korak, a kada su poslovni zahtevi i ciljevi jasni, za naš tim softverskih arhitekti, inženjera i programera nema nepremostivih izazova.
Rezultat je druga verzija eSekretarice koja za sada uspešno obezbeđuje potrebnu fleksibilnost ali istovremeno čuva kontrolu nad procesom i kolaboraciju među zaposlenima u preispitivanju ugovora.
Kakve su reakcije korisnika koji već koriste paket eSekretarica?
Na svim organizacionim nivoima korisnici iskazuju otvoreno zadovoljstvo aplikacijom. Oni korisnici koji su u direktnom kontaktu sa svojim kupcima i dobavljačima kažu da se ugovori brže preispituju, da znaju tačno gde i kod koga stoji njihov ugovor i cene pomoć koju im aplikacija pruža u njihovoj ličnoj organizaciji obaveza.
Srednji menadžment ceni fleksibilnost procesa, uvid u poslove na nivou sektora i oslobađanje od brige o administrativnom delu poslova koje preuzima aplikacija.
Viši menadžment je zadovoljan kontrolom i organizacijom u jako bitnom procesu preispitivanja ugovora, zatim sigurnošću koju im eSekretarica pruža da kod njih na potpis neće doći ugovor koji prethodno nije preispitan u svakom potrebnom sektoru, veću efikasnost i produktivnost zaposlenih i na kraju i veći ugled koji firma ima kod svojih kupaca i dobavljača. Osim toga, kroz izveštaje koje eSekretarica obezbeđuje, lako se mogu detektovati uska grla procesa, locirati preopterećeni zaposleni, kao i neproduktivni zaposleni ili oni kojima je potrebna obuka – dakle omogućava se budući razvoj i unapređenje procesa kao posledica podataka koje neumorno skuplja i obrađuje eSekretarica.
Rukovodioci i zaposleni u pravnim sektorima, koji su prirodan vlasnik ovog procesa kažu da se nikada ne bi vratili na prethodni manuelni način rada, što je možda i najveća pohvala, kako za firme koje su uvele naš softver, tako i za nas koji smo im u tome pomogli.
Zašto svaka sekretarica treba da bude „E“?
Dobro pitanje. Kako davno reče otac modernog menadžmenta Peter Drucker, strategije su slične, realizacija je umetnost. Dakle operacije, odnosno način kako pretvaramo zahteve korisnika u proizvode i usluge koje su oni spremni da plate, čini razliku između onih koji opstaju i napreduju i onih koji više ne posluju. I u istim tim operacijama je uloga računara i mašina nezamenljiva, kao što je i uloga čoveka nezamenljiva. Ključ je u pravom balansu, gde se mašini i softveru prepušta da radi ono što najbolje radi, a čoveku se ostavljaju kreativni, umni, organizacioni i motivacioni poslovi.
Uzmite na primer eSekretaricu. Bez eSekretarice cela firma traži po emailovima i njihovim prilozima odgovore i komentare kolega na ugovore, zatim ih objedinjuje na jedno mesto, šalje ponovo da ljudi daju mišljenje, proverava ko je odgovorio ko nije, šalje ugovor drugoj strani, nakon prijema komentara druge strane opet kreće interno u novi krug komentarisanja itd. I tako za svaki ugovor. Retko ko se upita koliko je tu vremena nepotrebno bačeno i bacaće se i dalje, jer prosto ne znamo za bolji način da to uredimo – a i tako se oduvek radilo. Osim toga, preispitivanjem ugovora se bave najodgovorniji i najplaćeniji ljudi u firmi, čije vreme košta i može bolje biti iskorišćeno na drugim poslovima i mestima bitnijim za firmu.
Sa eSekretaricom je potpuno druga slika na terenu – sve što je urađeno stoji na jednom vidnom mestu, softver brine o procesu, raspodeli zadataka, podseća ljude, servira im informacije u potrebnom obimu za njihovu ulogu, a njima ostaje samo ono što čovek najbolje radi i u ovom slučaju jedini može da uradi – da preispita suštinu teksta i odobri ugovor nakon što je saglasan. Dakle, utrošili ste minimum vremena na ugovaranje, što je proces koji se nalazi na putanji svih operacija – znači da ste brži, efikasniji i efektivniji u pretvaranju zahteva vaših kupaca u proizvode i usluge. To je suština. Uz prave alate, ljudima oslobađamo vreme da se bave svojim poslom. I to je po meni razlog zašto sve što može i ima ekonomskog smisla da bude „E“ i treba da bude „E“.
