Osobine Word dokumenata i sortiranje
Korišćenje osobina dokumenata
Svaki Microsoft Office dokument poseduje niz od petnaest svojstava (Properties). Ta svojstva su metapodaci (npr. ime autora, firma, datum kreiranja…) koji sadrže razne informacije o dokumentu, vidljive i u File Explorer‑u, kada se koriste za pretraživanje dokumenata, njihovo grupisanje i slično. Tekst zasnovan na nekom od svojstava možete da ugradite bilo gde u dokumentu. Ako ubacite nekoliko kontrola sadržaja za istu osobinu dokumenta, a nakon toga promenite vrednost u bilo kojoj od kontrola, automatski se menja i sadržaj u svim drugim kontrolama koje prate istu osobinu. Ukoliko želite da upravljate podacima za koje ne postoji ugrađena osobina, možete ubaciti kontrolu sadržaja za neku od osobina koju ne koristite, a zatim da promenite ime koje prikazuje kontrola sadržaja.
Da biste umetnuli kontrolu sadržaja dokumenta, kliknite na mesto u dokumentu gde želite da prikažete vrednost osobine dokumenta. Na ribbon tab‑u Insert, u grupi Text, kliknite na Quick Parts. U padajućoj listi koja se pojavi, pokažite na stavku Document Property, a zatim kliknite na naziv osobine dokumenta koji želite da umetnete, na primer Author ako na odgovarajuće mesto u tekstu želite da umetnete ime autora.
Ako želite da promenite ime prikazano u tagu u gornjem levom uglu kontrole sadržaja, na tab‑u Developer, u okviru grupe Controls, kliknite na Properties, prepravite tekst u polju Title i zatim kliknite na OK. Ukoliko hoćete da promenite tekst mesta za upisivanje podataka, pređite na kontrolu sadržaja na kartici Developer, u Controls grupi, kliknite Design Mode i promenite tekst polja. Zatim ponovo kliknite Design Mode da biste ga isključili.
Da biste ponovili iste podatke na drugim mestima u dokumentu, kliknite u gornjem levom uglu oznaku kontrole sadržaja i kopirajte izabrano na clipboard. Pređite na lokaciju gde ćete ponoviti vrednost i umetnite kopiju kontrole sadržaja iz clipboard‑a. Budite oprezni jer kad promenite sadržaj kontrole sadržaja, pojaviće se nova vrednost.
Neke od petnaest osobina dokumenta mogu biti prikazane i menjane na Info stranici prikaza Backstage koji se dobija kada kliknemo na File ribbon tab. Kažemo neke, jer ćete primetiti da se ovde ne nalazi put do svih postojećih osobina. S druge strane, neke osobine možete da pronađete i kada odaberete dokument u Windows File Explorer‑u, čak i kada je sam dokument zatvoren.
Priprema liste za sortiranje
U dokument možete da unesete listu imena, naslova knjiga ili nekih drugih informacija, a potom poželeti da ovu listu sortirate. Može da vam bude potrebno da sredite i prikažete spisak punih imena svih ljudi koji su navedeni imenom i prezimenom. Možda bi bilo dobro da poređamo imena abecedno po prezimenima, ali da i dalje ostanu prikazana uobičajeno kao ime praćeno prezimenom. Da biste to uradili, trebalo bi da Word‑u navedete koji deo svakog imena je lično ime a koji prezime, koristeći jedinstveni znak za razdvajanje imena i prezimena. Imena i prezimena ljudi mogu često da budu atipična. Većina ljudi ima jedno ime i jedno prezime, ali neki ljudi imaju dva imena, a neki drugi dva prezimena i eto prostora za zabunu. Da li je druga reč u nizu od tri ime ili prezime, najsigurnije će znati da proceni čovek koji unosi ili obrađuje podatke. Ma koliko se trudili, greške su moguće, pa ga zato obično ispituje i konačni sud daje čovek koji priprema podatke. Zato hajde da uradimo finalni ručni prolaz kroz ceo spisak imena i unesemo manuelna označavanja i definisanja srednjih imena kao ličnih ili prezimena.
Da pripremite listu imena za sortiranje, otvorite dokument koji sadrži prvobitnu listu. Na ribbon tab‑u Home, u grupi Paragraph kliknite na opciju Show / Hide ¶. U svakom imenu, ako se sastoji od dve ili više reči, zamenite blankove između njih tzv. neprekidajućim (nonbreaking) razmacima (izaberite razmak i pritisnite tastersku kombinaciju Ctrl+Shift+razmak). Slično tome, ako se prezime sastoji od dve ili više reči, zamenite prostor između njih neprekidajućim razmakom. Ostavite samo jedan razmak u svakom imenu, upravo onaj koji logički razdvaja ime od prezimena. Na taj način dve reči imena ili prezimena ostaće logički prilepljene, a međusobno ipak razmaknute.
Nakon pripreme liste, možete je lako pretvoriti u preglednu tabelu, tako da u prvoj koloni budu lična imena, a u drugoj prezimena. Na ribbon tab‑u Insert, kliknite na Table, a zatim na dnu galerije koja se pojavi, na Convert Text To Table. U dijalogu Convert Text To Table, ispod oznake Separate Text At, kliknite na dugme Other, ukucajte prazan prostor u polju sa desne strane i zatim kliknite na OK.
Sortiranje teksta
Pređimo na sortiranje pripremljene liste imena. Izaberite tekst liste pa na kartici Home u grupi Paragraph kliknite na Sort. U dijalogu Sort Text kliknite na Options, a onda na opciju Other, obrišite sve što se nalazi u tekstualnom polju s desne strane, a zatim unesite samo jedan razmak u polje i kliknite na OK. Na padajućoj listi polja Sort ► kliknite na Word 2 i potom potvrdite klikom na OK.
Napominjemo da, ako je lista jedini tekst koji se nalazi u dokumentu, ne treba da je selektujete kako biste je sortirali, podrazumevano se sortira ceo sadržaj. U slučaju da je lista već u tabeli, naći ćete Sort u grupi Data, Layout ribbon kontekstualnom tab‑u Table Tools. Ovaj taster funkcioniše na isti način kao ono na tab‑u Home, osim što Sort ► može da sortira samo po tabelarnim kolonama kao opcijom, a sortira se samo tabela koja sadrži kursor.
