OWIS: Kada dokument postane proces
Dokumenti su oduvek bili temelj poslovanja. Koristili smo ih da beležimo, dokazujemo i prenosimo poverenje između ljudi i organizacija.
Tokom vekova menjali su formu – od rukom pisanih zapisnika, preko štampanih ugovora, do digitalnih PDF datoteka – ali njihova suština je ostala ista: predstavljaju rešenje kojim posao dobija strukturu, a odnosi između ljudi sigurnost.
Rešenje koje postaje problem
Međutim, s vremenom smo u toj potrebi za dokazivanjem otišli predaleko. Svaki proces, svaka odluka i svaka interakcija dobila je svoj dokument. Digitalizacija nam jeste omogućila da se odmaknemo od papira, ali ne i od logike papira. Umesto ormara prepunih fascikli, danas imamo servere prepunjene digitalnim datotekama. Problem nije prostor – nego smisao. Informacije su i dalje zarobljene u formi, a dokumenti se gomilaju bez stvarnog toka.
OWIS – dokument u pokretu
U Orki smo to prepoznali kao ključnu tačku za promenu. Naš OWIS sistem razvijen je da dokument „pusti u pokret“ – da se informacije koje on sadrži pretvore u tok rada koji povezuje ljude, odluke i podatke. Za nas dokument nije statična datoteka, već skup informacija koje imaju svoj kontekst, tok i učesnike. Zato OWIS posmatramo kao document-centric, human-based workflow platformu: ona polazi od dokumenta, ali ga ne zaustavlja na nivou čuvanja, već ga pretvara u živi proces.
Softver, ali i metodologija
Tokom implementacije, kroz iteracije zajednički s korisnikom otkrivamo stvarne procese – onakve kakvi se zaista odvijaju, a ne samo one koji su zapisani u procedurama. Ta mogućnost prilagođavanja omogućava da se procesi modeliraju, testiraju i menjaju dok se ne dođe do rešenja koje zaista odgovara načinu rada organizacije.
U središtu svega je predmet – jedinstvena celina koja okuplja dokumente, podatke, tok aktivnosti i korisnike. Predmet može sadržavati jedan ili više dokumenata, a ponekad nijedan; jer važniji od dokumenta je sam posao koji se kroz njega odvija.
Proces je svuda
Primer je obrada ulazne fakture: od prijema i provere, preko odobravanja i knjiženja, do arhiviranja. U svakom takvom procesu OWIS povezuje dokument i njegov sadržaj – informacije koje sadrži – s tokom i korisnicima koji ga koriste. Sličan princip primenjujemo i na ulaznu poštu, obradu ugovora, zahteve za službeni put ili godišnji odmor.
Bez obzira na vrstu dokumenta, svi procesi se integrišu u jedinstven digitalni ekosistem kompanije. Kroz više od 20 godina iskustva u radu s više od 140 kompanija i organizacija iz različitih sektora pokazalo se da je upravo taj pristup – u kojem dokument postaje proces – najefikasniji način da se poslovanje digitalno transformiše bez narušavanja njegove ljudske dimenzije.
Jer, suština dokumenta je oduvek bila ista – da se posao izvrši. Zato dokument ne treba zadržavati, nego pustiti da se kreće. U tom pokretu, informacije pronalaze svoj pravi smisao, a organizacija postaje svesna vlastitog toka rada.