Produktivnost informacionog sistema
ERP softver se ne bavi samo planiranjem resursa. Njegov zadatak je i da poveća produktivnosti pojedinca, poslovnog procesa i informacionog sistema u celini. Kako to radi UPIS?
Da li prostim povećanjem produktivnosti na radnom mestu povećavamo i produktivnost poslovnog procesa? Da li prostim povećanjem produktivnosti poslovnog procesa po automatizmu povećavamo produktivnost radnog mesta? Odgovor na oba ova pitanja je: „Uglavnom ne“!
Informacioni sistem treba učiniti produktivnijim, jer na taj način omogućavamo da produktivnost poslovnog procesa nesmetano raste. Da bismo ovo postigli, najpre treba da identifikujemo presečna mesta i termine evidencije, potreban obim podataka. Potom vršimo optimizaciju posla samo na onim radnim mestima koja predstavljaju kritične tačke, bilo da se radi o uskim grlima ili mestima gde se evidentiraju izuzetno važni podaci, pa je samim tim rad usporen.
Moramo delovati i na skraćenje vremena čekanja u međufazama procesa, ubrzanje obaveštavanja i izveštavanje. Tom prilikom treba voditi računa da se ni ne ugrozi tačnost podataka, tj. kvalitet izlaza svake operacije koju optimizujemo.
Značaj dobre organizacije
Nakon ovih optimizacija koje direktno utiču na produktivnost poslovnog procesa i informacionog sistema, sledi optimizacija na radnim mestima koja su pojedinačno gledano više opterećena, pa ovom optimizacijom delujemo samo na eventualno smanjenje troškova, ali na samu produktivnost preduzeća, procesa ili informacionog sistema ne utičemo. Treba imati u vidu da je ponekad, da bismo povećali produktivnost, potrebno uložiti dodatni rad, tj. usporiti pojedine aktivnosti. Primer za ove situacije bio bi preskakanje kontrole kvaliteta ulaznih sirovina, što povećava brzinu procesa prijema, ali ako primimo neadekvatne sirovine, izazvaćemo dalje zastoje u proizvodnji, škart, povraćaje robe, reklamacije, dodatne kotrole. Dalje, često se u brzini daju pogrešni mesečni bilansi, jer u sistemu ne postoje kvalitetni podaci pa se puno ručno dorađuju, implikacije nema potrebe da objašnjavamo.
Ovaj put nećemo se toliko baviti produktivnošću pojedinca, već poslovnog sistema i time kako informacioni sistem može da unapredi poslovne procese i omogući veću produktivnost, a da se u želji za ubrzanjem i pojednostavljenjem ne naruši kvalitet i celovitost informacija.
Kako da utičemo na produktivnost informacionog sistema? Pojednostavljeno rečeno: brzim unosom i to samo potrebnih podataka, smeštanjem tih podataka na logički integralan način, preciznim obradama i na kraju pravljenjem tačnih i pravovremenih izveštaja. Ključ uspeha na putu ka produktivnom informacionom sistemu jeste prepoznavanje tačaka preseka za evidenciju podataka u kontekstu zahteva poslovnog procesa, njihovom mestu, vlasništvu, potrebnim kontrolama… Identifikacijom uskih grla na mestima evidencije, tj. presečnim tačkama procesa, lako se prepoznaje da li je potrebno optimizovati sam poslovni proces ili pak rad pojedinog radnog mesta korišćenjem dodatnih informatičkih sredstava za njihovo ubrzanje. Tako prikupljeni podaci mogu se iskoristiti radi oblikovanja informacija bitnih za upravljanje. Postizanje ovog cilja podrazumeva efikasno korišćenje resursa, što ljudi, što „mašina“.
Opšta preporuka je da se za prikupljanje i analizu koristi što više „sokoćala koja generišu, čitaju ili obrađuju te podatke“, a na funkcijama kontrole i tumačenja da se koriste što kvalitetniji ljudski resursi. Takva ulaganja uvek se vraćaju!
Posmatrano usko iz informatičke perspektive, na brži rad i povećanu tačnost utičemo optimizovanjem maski za unos podataka, kao i pomoću poluautomatizovanog unosa različitim tehnikama označavanja (bar‑kodovi, QR kodovi, radio‑identifikatori) ili potpuno automatizovanog unosa u saradnji s raznim tehničkim sokoćalima (vagama, industrijskim računarima, brojačima, čitačima…) i eksternim softverskim sistemima (B2B, EDI). Pomenuta „sokoćala“ mogu da olakšaju ili ubrzaju rad, ali ona su, sama po sebi, često beskorisna bez dobre organizacije i informacionog sistema koji prikupljene podatke može da oblikuje u informacije.
U skorijoj budućnosti bićemo preplavljeni velikim količinama podataka iz Interneta stvari (Internet of Things), koje takođe mogu da imaju veliku upotrebnu vrednost, ali samo ako su na pravilan način ukomponovane s glavnim informacionim sistemom preduzeća.
Integracija kao rešenje
Kvalitet informacionog sistema ogleda se i u tome koliko ovih tehnika možemo da integrišemo u jedinstveno softversko rešenje. Centralno ERP rešenje, u našem slučaju UPIS, gde pristižu svi podaci iz poslovanja, mora da ima veliku otvorenost ka ovakvim načinima prikupljanja podataka. Na primer, UPIS omogućava da se direktno, bez posredničkih sistema, „silazi“ do vaga i mernih instrumenata u proizvodnji, laboratoriji, na kapiji. On sadrži sopstvene softverske optimizacije za bolji rad u magacinu, nabavci, terenskoj prodaji… U proizvodnji lako sarađuje s proizvodnim mašinama, mernim instrumentima i računarima ili celim procesnim sistemima, poput laboratorijskog IS.
Interesantan primer iz prakse je da UPIS direktno, s nekoliko vaga i bar‑kod čitača, prati celokupan proizvodni proces u mesnoj industriji i upravlja njime, a da većina korisnika u proizvodnji ne koristi personalni računar, samim tim ni UPIS.
UPIS se može iskoristiti i kao posrednik između nekoliko velikih, „krućih“ softverskih sistema. To smo primenili u duvanskoj industriji, gde se ponaša kao izvršni informacioni sistem u proizvodnji, jer iz globalnog sistema preuzima radne naloge i dalje upravlja direktnim prikupljanjem podataka o parametrima kvaliteta iz proizvodnje, o izvršenju radnih naloga, ali i kontroliše zapakovane količine po kutijama pomoću „pametnih“ vaga i upravlja automatskim obeležavanjem.
U proizvodnji stočne hrane, UPIS daje naloge za proizvodnju automatizovanim mešalicama, a iz njih uzima tačan utrošak i proizvedenu količinu.
Takođe, UPIS uz tesnu saradnju sa DMS sistemom vrlo kvalitetno proaktivno upravlja procesima, čime se nepotrebno čekanje između faza odgovornosti svodi na minimum.
Produktivnost procesa moguće je povećati i brzim davanjem tačnih izveštaja, bez angažovanja „više slojeva ljudskih slagača podataka“ koji inače često cifraju izveštaj tako da se nekome dopadne rezultat. Nažalost, izveštaji se često „cifraju“, čak i kada u pozadini postoji proverljiv i konsolidovan podatak u zvaničnom IS, a istovremeno su svi svesni posledica. Kvalitetni integralni informacioni sistemi mogu uz malo napora da uspostave tačan i produktivan sistem izveštavanja, ali je za to potrebna i čvrsta odluka rukovodstva. Informacioni sistem koji ovo ne može da pruži, ne može se zvati ni informacionim, niti sistemom.
Važno je da se napomene i da je za postizanje pune produktivnosti poslovnog procesa potrebno implementirati što jedinstveniji i sveobuhvatniji informacioni sistem. Što se više različitih softvera u jednom IS istovremeno koristi, to je teža njihova integracija, pa je time i manje poverenje u te podatke, kao i njihova raspoloživost i detaljnost. Iako su možda ti softveri, pojedinačno gledano, superproduktivni, ukupna produktivnost jednog poslovnog procesa često je manja. Dodatni minus velikog broja aplikacija u IS jeste podeljena odgovornost dobavljača, a kada ih ima više, to rezultira time da ne postoji odgovornost za celokupan sistem, tj. niko ne odgovara ni za šta. Tako može doći do situacije da, iako smo na ulazu imali impresivne softvere sa odličnim referencama, nismo ništa produktivniji, jer zbog nedovoljno integrisanih podataka i nedostatka pravovremenog usaglašavanja, u podatke sumnjamo, a često i ne možemo iz njih da izvedemo potrebne upravljačke informacije. Na kraju, UPIS svojim integralnim pristupom prilikom obrade i smeštanja podataka, uz mogućnosti specijalizacije i kontrole, daleko lakše nego mnogi softveri može da upravlja informacionim i poslovnim tokovima, a time i da pruži smisao celokupnom poslovnom informacionom sistemu.
IIB je domaća softverska kuća koja duže od 27 godina pravi softverska rešenja za integralno upravljanje informacionim sistemima, a stvorila je i prvo domaće ERP rešenje – UPIS. Od osnivanja delili smo dobro i zlo s domaćom privredom, uglavnom privatnim sektorom. Svuda u svetu privatni sektor posebno vodi računa o tome kako se troši svaki dinar, a da pritom prihodi rastu. Iz toga sledi i stalan rad na optimizaciji poslovnog i informacionog sistema pa ERP rešenje, ukoliko je dobro uklopljeno u celokupni informacioni sistem preduzeća, pomaže podizanju ukupne produktivnosti IS, jer je uglavnom u poziciji orkestratora celokupnog informacionog sistema.
Miloš Bošnjak
