Provera i analiza ispravnosti Excel formula
Excel tabele često sadrže veoma složene proračune. Nekada, u procesu izrade izveštaja, dođe do greške a dešava se i da želimo da vidimo na osnovu kojih ćelija se došlo do rezultata ili na koje rezultate utiče sadržaj neke ćelije. Takođe, nekada je potrebno analizirati formulu korak po korak da bismo saznali kako se došlo do vrednosti koju ona vraća. U ovom tekstu saznaćete kako da proverite ispravnost te kako da analizirate Excel formule…
Opcije za proveru ispravnosti i analizu Excel formula nalaze se u Formulas ribonu u okviru grupe Formula Auditing. Najpre, hajde da vidimo kako možemo da označimo ćelije koje utiču na rezultat, kao i rezultate koji proističu na osnovu neke ćelije. Pođimo od tabele u kojoj se prati prodaja pet artikala u četiri kvartala, zajedno sa ukupnom godišnjom vrednošću prodaje. U ćeliji F3, koju treba da selektujemo, nalazi se ukupna vrednost prodaje za vino Sauvignon Akacia. Ako u Formulas ribonu kliknete na opciju Trace Precedents ovom akcijom Excel će označiti na osnovu kojih ćelija se došlo do rezultata. U konkretnom slučaju, biće označene vrednosti prodaje u četiri kvartala. Ako želimo da saznamo na koji rezultat utiče ćelija F3 treba izabrati opciju Trace Dependents. Ona će ukazati na ukupnu vrednost prodaje.
Pokretanjem opcije Trace Precedents ili Trace Dependents u radnom listu će se pojaviti strelice koje pokazuju na osnovu kojih ćelija smo došli do rezultata ili na koji rezultat utiče izabrana ćelija. Na ovaj način, možemo lakše da analiziramo kako Excel računa. Klikom na opciju Remove Arrows možemo ukloniti strelice iz izveštaja: samo za prethodnike, samo za sledbenike ili sve strelice.
U novijim verzijama Excel-a, dovoljno je da krenete da menjate formulu i on će automatski uokviriti ćelije i opsege koji utiču na rezultat. Ovo je jako korisna opcija!
U okviru grupe Calculation, u okviru Formulas ribona, nalaze se opcije pomoću kojih možete da podesite kako Excel računa. Podrazumeva se da on automatski (Automatic) izračunava vrednosti u formulama, ali možete da izaberete da on to čini parcijalno (Partial) i ručno (Manual). Prečica za ručno izračunavanje je taster F8. Suštinski, vama može da ostane podešavanje Automatic. Opcija Partial (Calculate Sheet) vrši automatsko izračunavanje samo za radni listu u kome se nalazite, a ako izaberete Manual tek kada izmenite sve formule, te kliknete na Calculate Now, Excel će izračunati vrednosti i ažurirati ih u ćelijama. Ovo može da vam bude od koristi ako imate neke baš, baš velike tabele.
Opcija za ručno izračunavanje može se iskoristiti i kada menjate formulu. Selektujte deo formule u Formula Box-u, kliknite na F8, a Excel će vratiti rezultat. Ovo je jako korisno kada želite da saznate kako je on izračunao pojedine delove formule.
Ako selektujete neku ćeliju, te iz Formulas ribona izaberete opciju Evaluate Formula, otvoriće se prozor u okviru koga možete da izvršite njenu analizu. Klikom na dugmad Evaluate, Step In ili Step Out izračunavate pojedine njene delove te možete da pratite „tok misli“ aplikacije dok vrši proračun. Klikom na Close, završava se proces analize.
Meni Error Checking sadrži opcije za lakše otkrivanje i pronalaženje grešaka. Opcija Watch Window omogućava da, u posebnom prozoru, pratite vrednosti pojedinih ćelija i/ili opsega. Kako se one menjaju možete da pratite kako će uticati na rezultat. Ovo je posebno korisno ukoliko označite ćelije ili opsege koji se ne nalaze u radnom listu gde se vrši proračun.
