Osigurana investicija

Investicija u ERP nije mala, a svi znamo da ni posle instalacije razvoj i prilagođenje poslovnim potrebama praktično nikada ne prestaju, pa dobar plan podrške i migracije na nove verzije ima veliki značaj za održanje troškova u prihvatljivom okviru. Evo kako je GoPro (www.gopro.rs) obezbedio tranziciju softvera u kompaniji „NS Seme“.

U bezmalo svoj literaturi vezanoj za ERP sisteme pronaći ćete podatke da implementacija zapravo nikada ne prestaje, da se menja vremenom i da se stalno radi na unapređenju, u skladu sa poslovnim potrebama. Korisnici se retko odlučuju na zamenu postojećeg ERP‑a novijom verzijom – obično prođe tri do pet godina, a za to vreme se preskoči nekoliko verzija. Razlog je jasan: čak i kada se ostaje u okviru istog proizvoda, tranzicija na novu verziju podrazumeva obiman rad, kako samih zaposlenih u preduzeću, tako i tima konsultanata – implementatora.

Put do nove verzije

Dobra praksa i iskustvo onih koji su prošli proces tranzicije na novu verziju softvera zlata vredi. Novosadski Institut za ratarstvo i povrtarstvo, nama poznatiji po svom brendu „NS Seme“, je još 2007. godine odlučio da Microsoft Dynamic NAV bude njihova poslovna platforma. Četiri godine kasnije, bilo je vreme za veliki upgrade i prelazak na NAV 2009.

Institut za ratarstvo i povrtarstvo ima tradiciju dugu 75 godina i u njemu danas radi 700 ljudi. I kada govorimo o informatici, naše iskustvo nije malo, a proteže se u vreme takozvanih velikih računarskih sistema, odnosno u eru pre nego što su ERP‑ovi zavladali na sceni poslovnog softvera“, upoznaje nas projekt menažer za poslovni informacioni sistem u Institutu, Zdravko Šišarica, i dodaje: „To akumulirano, kao i znanje naših oko 100 korisnika Dynamic NAV‑a, objedinili smo pri donošenju odluke da pređemo na novu verziju softvera. Pored procene da nam nova verzija donosi merljiv kvalitet, odlučili smo da otklonimo, ako ne baš sve, a onda većinu nedostataka u implementaciji i periodu eksploatacije.“

Da bi postigli ove ciljeve, u Institutu su odlučili da iskoriste potencijale Microsoft‑ove strategije u domenu poslovnih korisnika. Tako su, umesto da a priori nastave rad sa Dynamics partnerom koji je uradio prethodnu instalaciju, rešili da raspišu tender sa jasno definisanim zahtevima, usklađenim sa poslovnim modelom ove renomirane ustanove. Rečeno‑učinjeno – sredinom 2011. raspisan je tender za sve Dynamics partnere, a posle prvog eliminatornog kruga u najužem izboru su se našla dva Microsoft partnera koji su kroz niz prezentacija ključnim korisnicima morali do detalja da predstave mogućnost realizacije postavljenih zahteva.

„Konačni izbor je napravljen na jedini ispravan način. Svi ključni korisnici, segmentirano po oblastima poslovnih aktivnosti, glasali su i to je bio osnovni kriterijum izbora. Kada se pogledaju rezultati glasanja u svim oblastima, i kada se uzmu u obzir analize koje smo napravili, opredelili smo se za saradnju sa GoPro-om“, kaže gospodin Šišarica.

Kratko vreme, mnogo zahteva

Za Damira Barjaktarevića, direktora GoPro‑a, pobeda na ovom tenderu, pa i čitava implementacija, predstavljaju jedno od najdražih iskustava u bogatoj karijeri Dynamics NAV stručnjaka: „U trenutku kada je tender raspisan GoPro je bio mlada firma koja je, kako smo to od početka zacrtali okupila probranu ekipu ljudi koji odlično poznaju ovaj posao. Iako je vreme bilo kratko, a zahteva mnogo, nismo se uplašili – sistematično smo prionuli na pripremu prezentacije sa idejom da na svaki zahtev odgovorimo adekvatnim rešenjem. Ključni korisnici Instituta za ratarstvo i povrtarstvo su to prepoznali i dali nam prednost nad, u tom trenutku daleko poznatijim i većim NAV partnerom sa kojim smo ostali u najužem izboru.“

Bio je to tek početak niza izazova pred kojima se našao GoPro. Ugovor je potpisan i proces migracije na novu verziju Dynamics NAV‑a počeo je u drugoj polovini oktobra 2011. Predviđeno je da se posao obavi u dve faze. Prva se završavala prelaskom u Novu 2012. godinu, a druga tri meseca kasnije. „Nešto više od dva meseca nam je bilo na raspolaganju za prvu fazu u kojoj je trebalo da se prođe kroz programski kod stare verzije i da se on prilagodi ili ponovo napiše u skladu sa zahtevima nove verzije. Na stolu smo imali i dokument sa oko 400 zahteva korisnika za dopunama i ispravkama već postojećih procedura i funcionalnosti. Da nam posao bude još teži, izmene i dopune standarnog NAV programskog koda bile su nedovoljno precizno dokumentovane. Nemali broj puta smo morali da paralelno, red po red, čitamo originalni i modifikovani kod kako bismo pronašli i naknadno dokumentovali izmene“, priča nam Barjaktarević.

Rezultat napornog rada GoPro‑a, ali i ispravnog izbora partnera Instituta video se već 4. janura 2012. godine, kada je proradila nova vezija NAV 2009 i zamenila postojeću, sa ugrađenim svim modifikacijama predviđenim da se urade do tog trenutka. „Bili smo zadovoljni i ohrabreni onim što smo iskusili u prva dva meseca saradnje sa novim partnerom, ali nismo sebi dozvolili da se prepustimo tom dobrom osećaju. Potvrda da je sve kako smo se dogovorili stigla je od ključnih korisnika programa koji su meni, kao projekt menadžeru, pismenim izveštajem potvrdili da je sve kako je dogovoreno“, ističe gospodin Šišarica.

Dodatne funkcionalnosti

Isti kurs nastavljen je i do kraja druge faze, kada su zaokruženi poslovi migracije, dorade i uvođenja novih funkcionalnosti u segmentima koje je NAV pokrivao u poslovanju Instituta. A njih nije malo: maloprodaja, veleprodaja, magacinsko poslovanje, proizvodnja, finansije, računovodstvo, a nikako ne treba zaboraviti i GoPro Payroll modul za plate koje je originalno rešenje ove softverske kuće i dostupno je svim korisnicima Dynamcis NAV‑a.

Znajući da Institut za ratarstvo i povrtarstvo nije jedini korisnik sa kojim GoPro sarađuje, pitali smo gospodina Barjaktarevića koliko su oni doneli novog iskustva koje će kasnije moći da prenesu drugim svojim korisnicima: „Sve ovo što je trebalo da se uradi u tako kratkom roku ne bi bilo moguće da Institut sam nije prepoznao činjenicu da upravljanje projektom mora čvrsto da drži u svojim rukama. Odlična organizacija i dokumentovanje zahteva, kvalitetno praćenje toka realizacije i, verovatno najvažnije, pravilno raspoređivanje prioriteta bili su nam od najveće moguće pomoći da svoje resurse optimalno koristimo i time isporučimo kvalitetno rešenje koje odgovara korisnikovim potrebama i zahtevima. Da nije bilo tako, ne bismo postigli očekivani rezultat. Mereno profesionalnim standardima u ovom poslu, naša saradnja je na vrhunskom nivou.“

Razvoj ovog poslovno‑informacionog sistema nije prestao po završetku druge faze. U proteklih godinu dana GoPro, pored redovnog održavanja, postupno uvodi nove poslovne procedure i funkcionalnosti, prema strateškom planu za razvoj informacionog sistema i postavljenim prioritetima. Gospodin Šišarica kaže da se ovaj kontinualni projekat ispunjava po zadatoj dinamici i da veruje da će se ispuniti plan i očekivanja koja sežu u narednih dve‑tri godine. Da je tako, potvrdila je nedavno napravljena nezavisna odicija poslovno‑informacionog sistema.

Za kraj ostalo nam je samo pitanje i šta kada se, tamo negde 2015, završi rad po ovom strateškom planu? „Onda ćemo ići dalje. Naša pretpostavka je da ćemo tada biti zreli za novu migraciju na tada aktuelnu verziju NAV‑a i sve novo i dobro što će ta verzija doneti. A potom, opet uvođenje novih funkcionalnosti koje će naše poslovanje učiniti efikasnijim.“

Miša Bašić

Objavljeno u PC#199