Spremni za promene?
Kvalifikovano elektronsko čuvanje dokumenata mora da zadovolji propisane standarde. Zašto je eArhiva najpogodniji sistem za elektronsko arhiviranje?
Elektronska arhiva više nije opcija, već neophodnost za poslovanje pravnih lica i organa državne uprave. Počev od 1. januara 2024. svi stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, imaju obavezu upravljanja elektronskom dokumentacijom (dokumentarni materijal i arhivska građa) u skladu s propisima. Propisi koji uređuju ovu temu su:
- Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti,
- Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku,
- Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta,
- Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje,
- Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.
Usluge od poverenja predstavljaju najviši oblik akreditacije od strane države za vršenje usluga uređenih propisima
U nastavku izdvajamo najbitnije delove propisa, koji opisuju obavezu i način pripreme i čuvanja elektronskih dokumenata, ali i parametre kako da izaberete informacioni sistem za čuvanje elektronskih dokumenata na najefikasniji način.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
„Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku:
Član 11.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.”
Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku:
Član 5, stav 1, tačka 3
„Pripremi dokumentarni materijal za elektronsko arhiviranje u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje”.
Član 10.
„Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u ‘Službenom glasniku Republike Srbije’, a primenjuje se od 1. januara 2024. godine.”
Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta:
Član 3a
„Usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata obavlja se saglasno zahtevima sledećih standarda: ETSI TS 119 511 i ETSI TS 119 512.
Usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenta obavlja se i saglasno zahtevima iz drugih standarda na koje se iz standarda iz stava 1. ovog člana direktno i indirektno upućuje, odgovarajućim međunarodnim standardima i preporukama.”
Kvalifikovana elektronska arhiva potvrđuje da je određeno rešenje napravljeno u skladu sa svim propisima koji regulišu datu oblast
Imajući u vidu značaj svih navedenih zakona, uredbi i pravilnika, zaključuje se da se izbor svodi na izbor jednog od pružalaca usluga od poverenja. Izbor partnera koji ima veliki broj usluga od poverenja proveren je i dobio je „licencu” (dozvolu) za vršenje neke od navedenih usluga, tj. rešenje koje se nudi korisnicima je usklađeno sa zakonskom regulativom. Registar pružalaca usluga od poverenja je javni i može se pronaći na sajtu Ministarstava informisanja i telekomunikacija.
eArhiva – kompletno rešenje
Na tržištu Srbije je prvi registrovani ponuđač ove usluge preduzeće Inception, koje obavlja sve dole navedene usluge:
- usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata,
- usluge kvalifikovane elektronske dostave,
- izdavanje kvalifikovanih elektronskih vremenskih žigova,
- uslugu validacije kvalifikovanog elektronskog potpisa i
- uslugu validacije kvalifikovanog elektronskog pečata.
Ekspertiza Inception konsultanata dokazana je u praksi na stotinama implementacija, kako u javnom, tako i u privatnom sektoru, a znanje se gradilo prethodnih 13 godina u arhivskom i kancelarijskom poslovanju, tj. digitalizaciji procesa i uvođenju elektronskih potpisa u poslovanje.
Šta su to usluge od poverenja i kvalifikovana elektronska arhiva?
Usluge od poverenja predstavljaju najviši oblik akreditacije od strane države za vršenje usluga uređenih propisima. Konkretno, kvalifikovana elektronska arhiva (čuvanje dokumenata) potvrđuje da je određeno rešenje napravljeno u skladu sa svim propisima koji regulišu datu oblast, ali i garantuju najviši stepen održavanja i vršenja samih usluga.
Informacioni sistem ePismonoša je dostupan korisnicima za upravljanje elektronskim dokumentima, izrađen je u potpunosti u Srbiji i dokazano je da radi isto ili bolje od sličnih inostranih rešenja.
Inception usluge kvalifikovane elektronske arhive (čuvanja) nudi na nekoliko načina, prednosti su brojne, ali su u nastavku izdvojene samo neke:
- za mala pravna lica brz početak korišćenja i instalacije, uz praćenje pisanih i video uputstava,
- mogućnost obuke, treninga i implementacije po zahtevu,
- za napredne korisnike mogućnost implementacije rešenja sa čuvanjem dokumenata na lokaciji korisnika,
- mogućnost korišćenja rešenja na napredan način i to preko naprednih sistema za integraciju – API gejtvej – dostupan naprednim korisnicima uz integraciju,
- jednostavan sistem mesečnog licenciranja,
- uključeni trošak korišćenja kvalifikovanih vremenskih žigova,
- uključeni trošak korišćenja kvalifikovane usluge od poverenja validacije potpisanih elektronskih dokumenata i
- mogućnost integracije sa sistemima za dokumentaciju (DMS) korisnika, bez obzira na proizvođača.
Upotrebne vrednosti su brojne, a sa integrisanim DMS sistemom, preduzeća, bez obzira na svoju veličinu, dobiju moćan alat, koji garantuje puno usklađivanje s regulativom kako u trenutku početka korišćenja, tako i kroz vreme.
Zašto koristiti baš ponuđača usluge od poverenja?
Inception je odabrao da se akredituje za ovu uslugu i postane prvi ponuđač u Republici Srbiji, zbog toga što je ovo jedina garancija preduzećima i korisnicima da informacioni sistem radi u skladu s propisima kroz ceo period korišćenja. Tokom akreditacije preduzeće koje želi da ovakvu uslugu i informacioni sistem nudi korisnicima prolazi rigorozne kontrole i provere od domaćih i inostranih agencija i baš zbog toga većina njih ne uspeva i odustaje.
Šta obuhvata informacioni sistem ePismonoša/eArhiva?
Pored same potvrde da se poslovanje vašeg preduzeća usklađuje s regulativom, na raspolaganju su vam i sledeći moduli:
- upravljanje korisnicima koji imaju pristup sistemu i dokumentima,
- elektronska arhivska knjiga,
- napredni sistem za upravljanje dokumentima – DMS,
- eDelovodnik i ePisarnica,
- upravljanje kategorijama i rokovima čuvanja,
- modul za pojedinačno i masovno skeniranje dokumenata,
- sistem za upravljanje procesima,
- validacija elektronski potpisanih dokumenata (usluga od poverenja),
- usluga izdavanja vremenskih žigova.
Kako da počnete da koristite kvalifikovanu elektronsku arhivu?
Jednostavno – posetite link http://www.inception.rs/earhiva. Na raspolaganju su vam dve opcije, predefinisani paketi za mikro i mala preduzeća ili namenski kreirane implementacije za velike korisnike i finansijske institucije.
Ukoliko smatrate da vaša kompanija zahteva mnogo intenzivniji pristup u analizi ili želite da saznate mnogo više tehnoloških detalja (npr. kako radi priprema dokumenta za elektronsku arhivu ili detaljna arhitektura informacionog sistema ili pak kako da izvršite i sl.), možete zakazati sastanak s našim konsultantskim timom slanjem poruke na www.inception.rs/zakazi-sastanak.
Ukoliko već koristite neko od Inception rešenja – platformu ePismonoša ili sistem za upravljanje dokumentacijom Archilleus – omogućena je nadogradnja postojećih modula i povezivanje sa elektronskom arhivom.
Skenirana dokumenta i kvalifikovano elektronsko čuvanje
Kvalifikovano elektronsko čuvanje donosi niz olakšica korisnicima za čuvanje elektronskih dokumenata, ali najveće uštede će se desiti ukoliko korisnici budu vršili digitalizaciju elektronskih dokumenata u kvalifikovanom elektronskom čuvanju. Naime, kako je Članom 6, Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisano, korisnik koji digitalizuje papirni dokument (za koji je propisano čuvanje kraće od 30 godina, tj. nije arhivska građa) i čuva ga u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja, papirni dokument može uništiti i pre isteka roka čuvanja. Ukratko, papirna dokumenta koja ste digitalizovali i čuvate ih u okviru kvalifikovane usluge više ne morate da čuvate – uštede možete i sami izračunati.
Inception sarađuje s brojnim DMS vendorima, tj. implementatorima i često predstavlja nadogradnju postojećeg DMS-a
Mali rečnik pojmova i najčešća pitanja
Da li dokumenta mogu da se čuvaju na vašoj lokaciji? Da, iako je usluga kvalifikovane elektronske arhive primarno bazirana na čuvanju dokumenata u oblaku (cloud) preduzećima koji zahtevaju čuvanje dokumenata na svojim serverima, kroz implementaciju nudimo i ovu mogućnost.
Da li postoji garantovana dostupnost sistema? Da, garantovana godišnja dostupnost informacionog sistema je 99,7 odsto. U 2022. i 2023. godini realna dostupnost je bila 99,99 odsto.
Da li postoji usluga implementacije i integracije ili postoje samo predefinisani paketi? Pored predefinisanih paketa, koji su uglavnom namenjeni da manjim preduzećima smanje troškove i obezbede sigurnu tranziciju, za velike kompanije, koje zahtevaju upravljanje implementacijom, nudimo prilagođen pristup.
Koliko traje uvođenje i početak korišćenja? Ukoliko ste malo preduzeće, sistem možete početi da koristite u roku od jednog do tri dana, a ukoliko zahtevate prilagođenu implementaciju, ona može trajati do tri meseca.
Da li se već koristi ovaj informacioni sistem u praksi? Informacioni sistem je u produkciji već pet godina i svakodnevno ga koristi više od 30.000 korisnika.
Da li druge osobe imaju pristup vašim dokumentima? Samo osobe koje ovlastite imaju pristup vašim dokumentima.
Partneri i partnerska mreža
Inception sarađuje s brojnim DMS vendorima, tj. implementatorima i često predstavlja nadogradnju postojećeg DMS-a, a ne njegovu zamenu. Ukoliko ste proizvođač DMS-a ili implementirate neko od poznatih DMS rešenja, uvek nam se možete obratiti kako bismo vašim klijentima obezbedili najbolja rešenja i dodatnu vrednost.
Autor: Branko Graovac, izvršni direktor
