Suština ličnog kanbana: Razgovor s Džimom Bensonom i Tonijen Demarijom Beri

Za nas je suština ličnog kanbana da se ljudi osećaju dobro i sigurno kad odu na posao, da osećaju povezanost s poslom i sa kolegama – ističu Džim Benson i Tonijen Demarija Beri, može se slobodno reći svetske face u ličnom kanbanu. Njih dvoje već 20 godina zajedno obučavaju kako pojedince tako i najrazličitije timove u vladinim agencijama, privatnim korporacijama, bankama, restoranima da naprave dobre kanban table.

Džim i Tonijen su i autori knjige Lični kanban, koju je na srpskom objavio Agile Humans Publishing. Na nedavnom online predavanju, takođe u organizaciji kompanije Agile Humans, govorili su, navodeći brojne primere iz prakse, o prednostima ličnog kanbana kod kuće i na poslu, objašnjavali da li su na beloj tabli dovoljne tri kolone Spremno – Posao u toku – Urađeno, tumačili greške koje su primetili u radu timova kojima su pomagali da stvore kolaborativne sisteme, ali i postignu značajne metričke performanse. Ovaj intervju je adaptacija njihovog razgovora sa zainteresovanom domaćom i međunarodnom agile zajednicom.

Šta je lični kanban? Zašto je podnaslov knjige „Mapiranje posla, navigacija života”?

Džim: Lični kanban je vizuelni alat za upravljanje poslom. To je primenjeni kanban sistem na ličnu i timsku produktivnost. Zasniva se na dva principa. Prvi je da vizualizujete svoje radne obaveze. Drugi je da ograničite svoj posao koji je u toku.

Svako od nas ima očekivanja, i to ne samo prema sebi, a očekivanja od nas imaju i drugi ljudi: kolege, supružnici, prijatelji. Ako te stvari nisu zapisane i uređene, veća je šansa da ćemo zaboraviti da ih uradimo. Dakle, poenta kanbana je da odredimo prioritete u svom radu.

Dok sam imao svoju softversku kompaniju, primenjivali smo agilno i organizovali dnevne stendapove na kojima bi svako ispričao šta je radio juče, šta radi danas, da li je bilo nekih problema. Moram reći da je to vrlo loš način vođenja radnih sastanaka jer ljudi mogu da pričaju šta god žele. Posle izvesnog vremena upitao sam svoje divelopere, kojih nije bilo 30 već samo osam: „Da li ste završili one stvari koje ste juče naveli kao započete? A one od prekjuče i dan ranije, da li ste završili?” Odgovarali su: „Nismo, te zbog ovog, te zbog onog…” Onda sam zatražio da na beloj tabli svi ispišemo stvari koje treba da uradimo i koje nisu završene. A da na drugoj strani ispišemo zadatke koje planiramo da uradimo danas. Gunđali su zbog ove novine, međutim, kad su se fokusirali na svaki zadatak sa table, uspeli su da ih završe.

Dakle, sa gomile zadataka koji vam stvaraju strah i bol, izdvojte u prvu kolonu nekoliko zadataka koje morate da uradite i složite ceduljice ili kartice u obliku kvadrata. Vaš mozak tada može da ih procesuira jer je među njima prostorni odnos, ljudski odnos i odnos važnosti (prioriteta). Pogledate te zadatke i odlučite koja dva radite danas, koja su najvažnija. Ključno je da u drugu kolonu – Posao u toku – ne ubacite baš sve što treba da uradite, već da ograničite broj zadataka (stavljate dve do tri kartice). To inače rade svi skram timovi, ubace u kolonu Posao u toku na gomilu sve što treba da urade u naredne dve nedelje. Kad imate ograničen broj zadataka, bolje se fokusirate na njihovo izvršenje. Iz perspektive vašeg šefa, na tabli se vidi šta vam je važno, šta stoji u beklogu, ali on može i, recimo, da vam stavi na tablu još jednu stvar koja je super hitna.

Primena principa ličnog kanbana u timu omogućava vam da ceo tim vidi šta se od vas očekuje, da li imate nekih poteškoća, kao i da se fokusirate na zadatke tako da posao uradite kvalitetno uz komunikaciju sa kolegama. U timovima sa kanban tablom odjednom postaje očigledno ko može da se upari jer radi na istom projektu, ili neko može da kaže kako ne zna ništa o nekom zadatku koji stoji na vašoj tabli, pa pita da li može da gleda i napreduje.

Kako da odaberemo tih nekoliko zadataka iz gomile koječega?

Džim: Tome služi filter za prioritete. Filterima P1, P2, P3 (Prioritet 1,2,3) ograničavamo prostor za zadatke koje možete staviti na tablu u kolonu 1 (Spremno, Opcije). Dakle, u P1 idu tri najvažnija zadatka, u P2 malo više onih manje važnih, u P3 oni najmanje prioritetni. Onda pogledate tu listu prioriteta i razmislite šta od svega možete zaista da uradite. Ovaj, na primer, ne mogu jer Tonijen nije tu, ovaj ne mogu jer radim sa drugim timom koji ima druge prioritete. Da li mogu ovaj? Mogu, i pomerim ga u drugu kolonu – Posao u toku. Filter za prioritete nije zakucana lista već je to stalno preispitivanje vašeg bekloga, da li zaista možete da završite pojedinačne zadatke.

Šta su prvi koraci kad otpočinjete lični kanban? Da li početi sa fizičkom tablom ili digitalnim alatima?

Tonijen: Lični kanban ima samo dva pravila, vizualizujte rad i ograničite broj zadataka koji su u toku rada. Izbegavanjem bilo kog od ova dva pravila nećete napredovati. Za početak dovoljna vam je bela tabla, lepljivi papirići dok ne steknete naviku i ne pređete na neki od digitalnih  alata. Inicijalno smo, kad smo objavili knjigu Lični kanban krenuli sa kolonama Ready, Doing, Done, ali smo s vremenom ponudili druge nazive i dodatna polja kao bolji način za primenu kanbana. 

Umesto pojma Ready stavili smo Options. Razlog je to što jezik utiče na naše ponašanje. Kad kažete da je nešto u koloni To do (uraditi), ljudi to shvataju kao moranje i obavezno. I strah ih je da uklone neku karticu iz te kolone u zavisnosti od trenutnog konteksta. Ja svaki dan ažuriram svoj beklog u koloni Options jer sve kartice imaju rok trajanja. Savetujem svima da je najbolji način za učenje kanbana da počnete s malim ličnim projektima (npr. organizacija proslave nove godine) koji uključuju nekoliko ljudi.

Džim: Prvo što se očekuje od table jeste da nam pruži informacije na osnovu kojih treba da delamo. Želimo da znamo šta je na čekanju, šta smo naučili, da li je nešto što smo uradili promenilo nešto u načinu rada grupe, pa dodajemo i te kolone u našu tablu. Time konstantno pravimo retrospektivu u timu i prilagođavamo se. Ali nemojte misliti da sve kanban table izgledaju isto, neke su manje, neke su dugi nepregledni beli listovi, zavisno od projekta.

Kako sprečiti da ljudi brzo pomeraju kartice iz jedne u drugu kolonu s ciljem da se dopadnu šefu ili da bi se pokazali efikasnima nauštrib kvaliteta posla?

Džim: U softveru obično rade ljudi koji imaju radikalno drugačije stilove učenja i različita usmerenja kako se fokusiraju. Neki se, na primer, fokusiraju na mali deo zadatka i ignorišu ostalo, drugi se pak fokusiraju na ceo zadatak, a nijedno nije dobro jer tako ili ne rade stvari do kraja ili ih ne urade kvalitetno.

Smisao ličnog kanbana nije u tome da se brzo pomeraju kartice, već da kad nešto dođe u kolonu Posao u toku, posle izvesnog vremena pređe u kolonu Urađeno, i to tako da se taj zadatak ne pojavi ponovo na tabli zato što ste ga prethodno loše uradili. Na taj način ste promenili definiciju kvaliteta. Ako je nešto zaista završeno, onda se više ne pojavljuje na tabli.

Ako ste kao rukovodioci zabrinuti jer je neka karta dugo na tabli, uzrok je stukturne prirode, u smislu loše organizacija posla, ili inicijalni način posmatranja problema i njegovog rešavanja nije odgovarajući. To je suštinsko pitanje, radili smo u različitim multinacionalnim kompanijama, i taj problem se svuda javlja.

Tonijen: Da vam ispričam na primeru banaka kako smo to rešavali. U jednoj banci smo na kanban tablu uveli pored kolone Urađeno i kolonu Retrospektiva sa nasmejanim i tužnim emotikonima. Pitali smo zaposlene da ocene tok sprovođenja zadatka nekim od ova dva znaka. Kad bi dobili više kartica sa tužnim licima, morali su odmah da zaustave sve i sazovu sastanak sa jednim jedinim pitanjem: zašto je neki zadatak pomeren u kolonu Urađeno kad je toliko ljudi nezadovoljno i nesrećno. Jeste li imali manjak ljudi? Da li su rokovi bili prekratki? U nekim timovima bi uveli pravilo da je nešto Urađeno tek kad vaše kolege kažu da je urađeno kako treba.

Kako primeniti lični kanban u kući?

Tonijen: Sledeća knjiga koju spremamo je upravo Kidsban jer dobijamo veliki broj upita od nastavnika i roditelja. Na primer, kao kad kažete deci da očiste dvorište od lišća, i oni vam kažu da je gotovo a to nije ni nalik na ono što treba da bude. Dakle, treba utvrditi šta za vas znači da je dvorište Urađeno. Moje i vaše Urađeno nije isto, ko čisti kuću s partnerom zna to vrlo dobro.

Da li je lični kanban preduslov za uspešan timski kanban? 

Džim: Mi koristimo lični kanban u timovima organizacija jer je poenta u saradnji a ne na metrikama. Ne morate ići odmah na lične table, imamo uglavnom timske table a zadatke razbijamo na lične. Kada timovi koriste kanban, važno je da se koriste pojmovi za označavanje kolona i boje za zadatke koje svi članovi tima razumeju.

Može li se lični kanban prilagoditi nesoftverskim i kreativnim industrijama?

Tonijen: U početku smo mislili da je kanban samo za sofverske divelopere, međutim, ubrzo je bilo jasno da ovaj alat odgovara i mamama, i nastavnicima, i ljudima na filmskim setovima ili organizatorima venčanja. Zašto? Zato što kanban, kako nam je reklo nekoliko socijalnih psihologa, prati univerzalnu strukturu pričanja priča u bilo kojoj kulturi (exposition, rising action, climax, falling action, and resolution). Dakle, možda to nisu samo beleške na beloj tabli. Međutim, suština je ne da se fokusirate toliko na formu, kolone, već na svoje individualne potrebe na koje tabla odgovara.

Svima savetujem, ujutru kad ste najsvežiji i najodmorniji prvo prođite kroz prioritete na tabli, nemojte gledati telefon ili mejl, jer treba da planirate budućnost. Određivanje prioriteta je jedan od najsloženijih kognitivnih poslova. Ako ne vizualizujete na karticama šta sve treba da uradite, može doći do paralize u analizi u zastoja u odlučivanju. Sa ličnim kanbanom ne morate ništa da vadite iz glave, već je sve tu.

Šta je neočekivana lična i emotivna korist od primene ličnog kanbana?

Tonijen: Naučnici su dokazali da se sa pomeranjem zadatka u kolonu Urađeno, osećamo dobro. Prvo, zato što smo vizuelno svesni uspeha, dobijamo povratnu informaciju da smo uspeli. S tim dolazi nalet serotonina koji nas čini srećnima, a isto tako dobijamo i nalet dopamina, ne samo zato što smo nešto završili, nego zato što težimo da nešto ostvarimo. Dakle, dobijamo neurološku nagradu za obavljen posao. Time imamo potrebu da radimo stalno nešto novo jer želimo tu nagradu. Ono što smo otkrili jeste da kad je zadatak prevelik, za mozak je to rizik. Podelite zadatak. Pišite kartice tako da možete da postignete nešto tokom dana što vas čini zadovoljnima i motiviše da nastavite dalje.

Lični kanban pomaže ljudima da nađu prilike za saradnju i uživaju u društvu jedni drugih. Volim da pogledam table kolega, da vidim jesu li negde zapeli i kažem: „Hajde da radimo u paru, da ti pomognem da ovo razrešiš“. Lični kanban je mehanizam koji omogućava da ljudi sarađuju, a da ne pitaju jedini druge šta treba da se radi, da to vide na tabli.

Lični kanban je takođe vrlo dobar za stvaranje navika. Recimo, ove godine sam htela da pročitam 52 knjige ili da vežbam redovno, i skoro sam uspela jer sam stavila to kao obaveznu prioritetnu karticu. Kanban koristim i u odnosu sa partnerom i to mi pomaže da vidim koliko je posla on uradio u kući i da to cenim. A da i on vidi šta sve ja radim. Tako unapređujemo partnerske odnose.

Kad kanban ne radi?

Tonijen: Nije poenta da stavite na tablu sav posao i obaveze. Imali smo i ljude koji su gubili psihičku ravnotežu sa tablom, na primer u vezi sa kupovinom. Za mene je to jedna kartica, a imali smo ženu kojoj je svaka namirnica bila kartica. Ako brzo pomerate kartice, to je znak da taj posao ne treba da bude na kanbanu.

Šta je najvažnija lekcija koju ste naučili podučavajući druge kanbanu?

Džim: Svako ljudsko biće želi da bude dobar profesionalac, a pomažući ljudima da razumeju rad, mi im omogućavamo da to i budu.

Tonijen: Jednom prilikom radili smo u velikoj osiguravajućoj kući i pitali smo zaposlene šta žele da postignu na kraju nedelje. Ustala je žena koja se tresla, majka tri tinejdžera, i rekla: „Ja moram da uspem u ovom poslu, molim vas, pomozite mi da šefu dokažem svrhu mog postojanja u ovoj firmi.” Ja sam impulsivna Italijanka i samo što se nisam raspala na licu mesta. Uspela sam da se suzdržim, ali otad pričam tu priču. Razgovarali smo sa njenim šefovima, navodno nisu znali da se tako oseća, ali nisu znali ni njeno ime, a žena je tu radila 19 godina. Za mene je najvažnija lekcija da glavna mera zdravlja organizacije nisu metrike, već da napravimo prostor za ljude koji decenijama tu rade a osećaju se kao da ih niko ne vidi. Lični kanban pomaže da se njihovi napori primete. Preplavljeni smo raznim zahtevima i izazovima ne samo na poslu, nego i kod kuće, u zemlji u kojoj živimo, pa i globalno. Ako ljudima koji rade po 10 sati olakšamo posao, doći će kući zadovoljniji i biće možda bolji partneri i građani.

Svoj primerak knjige Lični Kanban možete pronaći u knjižarama ili naručiti online.