Upravljanje imovinom i održavanjem u zdravstvenim ustanovama

Postoje trenuci kada životi zavise od stanja i raspoloživosti neke mašine. U tim slučajevima softver može da pomogne da se životi sačuvaju.

Složeni tehnički sistemi zahtevaju permanentno održavanje kako bi se obezbedio pravilan i kontinuiran rad njegovih delova i celokupnog sistema uopšte. Održavanje u zdravstvenim ustanovama je neophodno kako bi se smanjili rizici koju neispravna oprema nosi. U sistemu zaštite zdravlja su rizici najveći jer mogu direktno da utiču na zdravlje pacijenata. Neispravna oprema može dovesti do pogrešne dijagnoze, neprikladnog lečenja, pa i do ozbiljnih zdravstvenih komplikacija.

Neispravna i loše održavana oprema može biti izvor kontaminacije, što povećava rizik od infekcija u bolničkom okruženju. Kvarovi na opremi zahtevaju skupe popravke ili zamene delova što vodi do povećanja troškova. Procena je da korektivno održavanje, košta vlasnika imovine i do 5 puta više nego održavanje u preventivnom režimu.

Najznačajnija zdravstvena ustanova koja koristi TotalObserver za poslove upravljanja imovinom i održavanjem je Klinički Centar Vojvodine

Koliko puta ste mogli čuti nekoga da kaže da ne može da primi zdravstvenu uslugu jer nije ispravan dijagnostički aparat ili je „pao sistem“? Ovakve štete se otklanjaju veoma teško i sporo i rezultiraju gubitkom poverenja korisnika zdravstvenog sistema, pre svega pacijenata.

Upravljanje imovinom (Asset Management)

Zdravstvene ustanove poseduju veliki broj skupocenih medicinskih uređaja koje treba održavati, popravljati i po potrebi zamenjivati. Da bi se imovina mogla održavati, neophodno je uspostaviti registar imovine.

Softveri koji spadaju u klasu Asset Management omogućavaju prepoznavanje, evidentiranje i opisivanje imovine od značaja. Samo dobro popisana imovina omogućava i kvalitetno održavanje.

Evidentiranje imovine kreće od prepoznavanja svega što je od interesa za održavanje. Tipična imovina u medicinskim ustanovama uključuje različitu medicinsku opremu, zgrade, vozni park, softverske aplikacije, kao i ne-medicinsku opremu kao što su računari, fotokopir aparati, klima uređaji i drugo.

U slučaju složenih sistema kao što su zgrade, krupna dijagnostička oprema, BMS (Building Management System), HVAC sistemi, računarske mreže i slično, nije dovoljno samo identifikovati sisteme, već je bitno i da se prepoznaju njihovi delovi/podsistemi.

Opis imovine se pravi na osnovu obrazaca koji su različiti za svaku od vrsta imovine. Deo podataka, kao što su tehnički podaci, je nepromenjiv, a deo podataka se menja u vremenu. Ovi dinamički podaci često su značajni za sagledavanje stanja imovine na osnovu kojih se primenjuju preventivne mere održavanja.

Slučaj korišćenja: Popis opreme

Kada se imovina unese u softver, prikupljeni podaci se mogu koristiti za redovne godišnje popise imovine. Na ovaj način se popis značajno olakšava jer postoje podaci o lokaciji opreme. Ukoliko se oprema obeleži bar kodom, QR kodom ili NFC tagom (near-field communication) popisivanje se može raditi putem mobilne aplikacije, što značajno ubrzava proceduru popisa.

Neki od promenljivih podataka karakterističnih za imovinu su: broj radnih sati uređaja, lokacija opreme, radna temperatura itd. Lociranje imovine pripada procesima upravljanja pozicijom, koji omogućavaju brzo lociranje pokretne opreme u dinamičkom okruženju kakve su zdravstvene ustanove. Za svaki od promenljivih podataka se mogu čuvati i istorijske vrednosti što može biti značajno za dublju analizu. Sa razvojem AI postojanje ovih podataka kreira novu vrednost i potencijal za naprednije strategije održavanja.

Prikupljanje podataka sa uređaja se može raditi putem IoT, komunikacijom sa BMS i SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition) rešenjima ili ručno – popunjavanjem listi za proveru na mobilnim uređajima.

Strategije održavanja

Postoje različite strategije održavanja. Neke su iznuđene, kao što je korektivno održavanje (održavanje u slučaju kvara), a neke su usmerene na prevenciju kvarova (preventivno i redovno održavanje). Postoje i naprednije strategije održavanja, kao što je prediktivno održavanje, koje zahteva značajnije resurse
za implementaciju.

Izbor strategije održavanja se donosi na osnovu važnosti opreme koja se održava, starosti opreme, troškova održavanja i drugih faktora.

Izvođači i servisne službe

Medicinska oprema često je vrlo složena i zahteva specijalizovanu stručnost. Iz ovog razloga deo opreme održava interna služba održavanja, a deo eksterne službe koje često sertifikuje proizvođač ili dobavljač opreme.

Korektivno održavanje

U slučaju bilo kakvog kvara ili nemogućnosti da se oprema koristi, kreira se servisna prijava koja opisuje kvar, a sadrži i druge značajne podatke kao što su: kada se kvar desio, koja imovina je ugrožena kvarom, ko je prijavio kvar i drugo. Prijavu kvara mogu da kreiraju zaposleni u službi održavanja ali i svo zdravstveno osoblje u ustanovi. Servisna prijava može da se kreira i kao eskalacija alarma dobijenog sa nekog od tehničkih sistema za upravljanje i monitoring.

Promenom statusa na prijavi kvara se stavlja do znanja učesnicima u procesu u kojoj fazi se nalazi
problem. Prijava ima dodeljenu servisnu službu koja je odgovorna za njeno rešavanje.

Rešavanje prijave kvara počinje tehničkom pripremom u kojoj se odlučuje kako će se problem rešavati. Rezultat pripreme je jedan ili više zahteva za održavanjem. Zahtevi za održavanjem artikulišu šta je potrebno uraditi da bi se kvar otklonio i kroz njega se planiraju resursi za otklanjanje kvara. Zahtevi za održavanjem se na jednostavan način povezuju sa radnim nalozima kroz koje se na kraju realizacije evidentira urađen posao. Ukoliko se rešava trivijalni kvar (isključen kabel) često se ne ide dalje od servisne prijave. Zatvaranjem prijave se obaveštavaju sve zainteresovane strane da je prob­lem otklonjen.

Može se reći da je korektivno održavanje nepoželjna strategija održavanja. Ovo je pre svega uslovljeno time da se oprema u kvaru ne može koristiti, pa ipak, za neke kvarove ovo je jedini ispravan način održavanja – sijalica se menja tek kada „pregori“.

Precizna evidencija i redovno održavanje opreme rezultiraće manjim brojem kvarova, većom raspoloživosti i dužim radnim vekom opreme što će dovesti do onog najvažnijeg: većeg zadovoljstva pacijenata i medicinskog osoblja

Redovno (i preventivno) održavanje

Ove strategije održavanja se sprovode kako bi se sprečilo moguće oštećenje ili kvar u budućnosti. Tipične planirane aktivnosti su: pregledi, čišćenje, podmazivanje, planska zamena delova i slično. Aktivnosti se sprovode na osnovu preporuke proizvođača opreme ili inženjerske prakse. Najčešće se ova održavanja rade u jednakim vremenskim intervalima ili na osnovu obima upotrebe imovine (npr. broj radnih sati).

Zbog ciklične prirode ovog održavanja postoji značajan broj softverskih automatizacija koje fokusiraju zaposlene u održavanju na ove aktivnosti. Nivo na kome se prepoznaje imovina, izbor strategije održavanja i sam obim održavanja najčešće se određuje u zdravstvenoj ustanovi na osnovu raspoloživih resursa. Uspostavljanje pozitivne prakse u održavanju od strane nadležnog ministarstva ili strukovnih udruženja moglo bi popraviti postojeće stanje. Rezultat te promene bio bi manje kvarova, veća raspoloživost i duži radni vek opreme i na kraju najznačajnije – zadovoljstvo pacijenata i medicinskog osoblja.

Centralni registar sve retke (vredne) imovine na nivou države bi bio esencijalna stvar za optimizaciju upotrebe i izbegavanje nagomilavanja opreme.

Korisna adresa: totalobserver.com

Autor: Dragan Krstonošić