Zašto da kupim i kako da što bolje iskoristim Microsoft 365?
Ako još uvek nemate Microsoft 365 a flertujete s tom idejom ili ga već imate, ali smatrate da ga niste iskoristili koliko ste očekivali kada ste ga kupovali, ovo može biti koristan tekst za vas.
Da odmah u uvodu razjasnimo – ukoliko niste sasvim sigurni šta je Microsoft 365 (u daljem tekstu M365) danas, a zanima vas, ne brinite, u bezbednoj ste većini čak i među iskusnim IT profesionalcima… I još bezbednijoj među poslovnim ljudima…. Microsoft-ov marketing je poznat po tome da jednako voli da naziva iste proizvode različitim imenima, kao i različite proizvode istim imenima, pa bez ikakve sumnje sam snosi deo odgovornosti za, po svemu sudeći, opravdanu konfuziju.
Šta je M365 danas?
Online platforma koja omogućava celom svetu da bezbedno i pouzdano komunicira e-mail-om, da radi efikasno u internim i eksternim timovima i da koristi različite aplikacije za ličnu produktivnost, s bilo koje lokacije i praktično bilo kog uređaja koji ume da se poveže na Internet.
Zašto ljudi to kupuju? Objektivno, najviše zbog Teams-a i Office paketa, a zgodno je da čovek ne misli o e-mail serveru i deli fajlove s kolegama na OneDrive-u. SharePoint slabo ko upali. Ako se neko i prevari, koristi ga najčešće slično kao OneDrive, skoro bez razlike.
Ima li tu još nečega? Ima… Možda i previše, moglo bi se reći. Ako kupite M365 Business Standard paket namenjen srednjim i manjim firmama, dobićete (osim krštene verzije Office instalacije za vaš PC) aplikaciju Shifts, kojom možete fleksibilno da upravljate rasporedom rada ljudi u vašim timovima ukoliko posao obavljate u smenama. Ako pružate eksternim korisnicima usluge koje se zakazuju, vredi da probate aplikaciju Bookings, koja će vam omogućiti da upravljate vašim rasporedom, ali i vašim klijentima poslati podsetnik na mobilni ili omogućiti da se s vama posavetuju koristeći mobilni browser ili mobilnu aplikaciju.
Za projekte manje složenosti, kojih ima u svakoj firmi, gde vam prosto nisu potrebna kompleksna upravljanja resursima od kojih se pravi, na primer, jedna zgrada ili most, u okviru paketa dobijate aplikaciju Planner kojom zaista vrlo pregledno, jednostavno i efektno možete timski da pratite neku marketinšku kampanju ili razvoj novog proizvoda/usluge ili otvaranje novog objekta itd. Treba vam nešto slično samo za vaše lične zadatke? Ne brinite, tu je To Do koji se integriše u vaš Outlook i mobilni telefon kao da je oduvek bio tu.
Kada na sve ovo dodate činjenicu da nemate previše brige oko infrastrukture, održavanja softvera i sigurnosti, jasno je da M365 pruža ozbiljnu vrednost za novac za većinu korisnika
Razmišljate da bi bilo korisno da vašim kolegama obezbedite jedan mali, pristojan i moderno dizajniran intranet portal, gde mogu sami da vide kad su slobodne sale za sastanke ili parking mesto za goste ili da zajednički rade na ponudi, da pronađu brzo poslovnu dokumentaciju firme, da podnesu zahtev za odsustvo koji će automatski biti prosleđen na odobravanje menadžeru koji ga može odobriti s mobilnog, iz e-mail-a ili iz Teams-a i zatim automatski popuniti Word rešenje za odsustvo i poslati u HR da se zavede u sistem za obračun plata? Zbog ovakvih potreba je SharePoint (da, onaj isti kojeg svi imaju a slabo ga koriste), u kojem ovakav proces može da se na Power platformi za M365 (već uključena u Business Standard paket) napravi za mesec dana bez ijednog dana programiranja, deo skoro svakog M365 paketa.
Polako ali sigurno, Microsoft pronalazi metode za sve praktičniju primenu AI funkcija, ponajviše u tekstu i pretragama (isprobajte Editor koji je isto deo već pominjanog Business Standard paketa koji koristimo za primer u ovom tekstu).
Lista svih aplikacija i funkcionalnosti je data na deset strana sitnim slovima a mi, nažalost, ovde imamo samo dve strane i normalnu veličinu slova. Zato je Microsoft osmislio aplikaciju vrlo inventivnog naziva Microsoft 365 App, kao centralno mesto odakle pristupate vašim najčešće korišćenim M365 aplikacijama.
Švedski sto za aplikacije
Ruku na srce, mala je verovatnoća da će sve ove pomenute i nepomenute aplikacije biti potrebne baš svakom zaposlenom u firmi koji ima pristup računaru ili mobilnom uređaju u poslovne svrhe. Ali to niko normalan i ne očekuje. Kad u hotelu platite švedski sto, retko kad pojedete sve što su pred vas izneli na svakom poslužavniku (život je stalna borba sa sobom). Platili ste, birajte. Ako vam neka aplikacija zatreba tek sutra, prosto je samo pokrenete.
Infrastruktura potrebna za ovakve servise i aplikacije do pre samo neku godinu bila je nezamisliva za većinu srednjih preduzeća, jer prosto i tamo gde je postojala potreba, retko je postojala poslovna opravdanost zbog obima potrebne investicije u hardver, softver i ljude. Kad smo kod investicije… U vreme pisanja ovog teksta, M365 Business Standard paket košta 12,50 dolara mesečno po imenovanom korisniku.
Da osvetlimo iz nekoliko aspekata pitanje povrata investicije u M365. Ušteda vremena bi bila prvi. Konzervativna procena (matematika poznata samo autoru teksta) tvrdi da biste uštedeli minimum pola sata dnevno za poslove na računaru koje radite zajedno s drugim ljudima u firmi samo zbog toga jer ćete manje da tražite po e-mail-ovima i manje da zovete druge kolege da vam kažu dokle je neki posao stigao (ne zaboravite: i oni moraju da traže isto kao i vi po e-mail-ovima i folderima kad ih pozovete!). Licenca se otplati uštedom od sat vremena mesečno. Dakle, ako štedimo pola sata dnevno, u roku od dva radna dana smo na nuli, sve ostalo je čist ćar, šta god da radimo sa oslobođenim vremenom od poslova koji ne donose vrednost nikome.
Microsoft 365 je online platforma koja omogućava celom svetu da bezbedno i pouzdano komunicira e-mail-om, da radi efikasno u internim i eksternim timovima i da koristi različite aplikacije za ličnu produktivnost, s bilo koje lokacije i praktično bilo kog uređaja koji ume da se poveže na Internet
Dalje… Svako voli rad u uređenom sistemu, ako je smislen. Definišemo procese i pravila i ovlašćenja i pružimo ljudima podršku alatima kakav je M365 ili sličan. Red i ekonomičnost volimo svi. Rizici da nešto nije urađeno u skladu s procesom se smanjuju. Imamo izveštaje, transparentnost i uvid, znamo šta se dešava. Raste i produktivnost i zadovoljstvo. I klijenata i kolega i menadžmenta.
Kada na sve ovo dodate činjenicu da nemate previše brige oko infrastrukture, održavanja softvera i sigurnosti, jasno je da M365 pruža ozbiljnu vrednost za novac za većinu korisnika. Dobijate i podršku Microsoft-a, razume se. Uglavnom su to podugovarači i nije baš lako doći brzo do prave osobe i rešenja, ali trude se. To znači da je korisno da imate lokalnog partnera da pomogne u implementaciji i podršci za sve što ne možete sami.
Svestan sam rizika da već uveliko mislite da sam teški tehnokrata i već vidim da ozbiljno brinete kako biste sproveli sve te promene. Razumem vas. Kako reče Mark Tven, promeni se raduje samo beba s punom pelenom. Razmislite na sekund. I Teams pre pandemije mnogim firmama nije trebao. Uopšte. Da li znate ikoga da je odbacio Teams nakon pandemije? Ja nikog. Na dobro se ljudi brzo navikavaju. I mada je tačno da napredak i komfor retko idu zajedno u isto vreme, lično ne verujem da je stagnacija danas istinski izbor ijedne firme, čak i na kraći rok. Bolje je da unapredite softversku podršku u vašem poslu pre nego što budete morali da je unapredite. Ako vam zatreba pomoć u nekoj fazi, samo javite.
Autor: Bojan Miljković, CEO, Extreme
