Digitalna transformacija u fokusu – b4b rešenje za eFakture
Na ovogodišnjoj BIZIT konferenciji, održanoj 6. i 7. novembra u beogradskom hotelu Metropol, ključna tema bila je digitalna transformacija poslovanja u Srbiji. Među mnogobrojnim predavačima i panelistima, značajno mesto zauzelo je izlaganje Ivana Mijailovića, SAP Program Manager-a iz kompanije b4b
Veliki broj stručnjaka iz IT i poslovnog sektora podelio je svoja iskustva i vizije o budućnosti digitalizacije u Srbiji, a Ivan je predstavio inovativno rešenje za eFakture, koje nudi sveobuhvatnu podršku kompanijama koje koriste SAP rešenje u prilagođavanju novim zakonskim okvirima i modernizaciji poslovnih procesa.
Šta su eFakture i zašto su ključne za digitalizaciju?
Elektronska faktura, prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, jeste dokument strukturiran u XML formatu, usklađen sa srpskom lokalizacijom standarda UBL 2.1. Ovaj format omogućava lako prepoznavanje i obradu informacija, čime se smanjuje potreba za manuelnim unosom podataka i eliminiše mogućnost grešaka.
Prelazak s papirnih na elektronske fakture u Srbiji predstavlja značajan iskorak ka modernizaciji poslovnog okruženja. Portal eFaktura (SEF) omogućava registrovanje, razmenu i arhiviranje faktura između dobavljača i kupaca, obezbeđujući istovremeno usklađenost sa zakonskim propisima. Ova promena ne utiče samo na ubrzanje administrativnih procesa već i na povećanje transparentnosti u poslovanju.
Zakonski okvir i rokovi za implementaciju
Prema članu 24. Zakona o elektronskom fakturisanju, sve kompanije koje posluju u Srbiji moraju koristiti SEF za razmenu dokumenata. To podrazumeva integraciju softverskih sistema sa portalom eFaktura, što uključuje preuzimanje XML fajlova, njihovu validaciju, odobravanje i knjiženje u skladu s važećim propisima.
Ivan Mijailović je podsetio učesnike konferencije da je elektronsko fakturisanje u Srbiji postalo obavezno od 1. januara 2023. godine, što je označilo važan korak u digitalizaciji poslovnog okruženja. Cilj je potpuna eliminacija papirnih faktura i prelazak na digitalne procese do kraja 2024. godine.
Tokom svoje prezentacije, Ivan Mijailović je naglasio da prelazak na eFakture nije samo regulatorni zahtev već prilika za kompanije da optimizuju svoje poslovanje i povećaju efikasnost. „Digitalizacija procesa fakturisanja nije samo tehnički zadatak – to je strateška inicijativa koja menja način na koji kompanije posluju, komuniciraju s partnerima i kontrolišu svoje finansijske tokove”, istakao je Mijailović.
Kako b4b rešenje olakšava usklađivanje s regulativama?
Kompanija b4b, koja se bavi razvojem SAP rešenja, kreirala je posebno prilagođeno rešenje za eFakture koje omogućava korisnicima potpunu automatizaciju procesa elektronskog fakturisanja, bez potrebe za posrednicima ili dodatnim interfejsima kako bi se efikasno uskladili s novim propisima. Ključna prednost rešenja je njegova integracija s postojećim SAP sistemima, što znači da korisnici mogu slati i primati eFakture direktno iz SAP okruženja. Ovo eliminiše potrebu za duplim unosom podataka i smanjuje mogućnost grešaka. Rešenje je dizajnirano da odgovori na sve izazove s kojima se kompanije suočavaju tokom prelaska na elektronske fakture. Ključne karakteristike uključuju:
- Centralizovano praćenje dokumenata
Kroz eFaktura monitor, kompanije imaju uvid u sve ulazne i izlazne dokumente u realnom vremenu. Ovo omogućava lakše upravljanje dokumentima i brže donošenje poslovnih odluka.
- Automatizaciju procesa
Procesi kao što su registrovanje dokumenata na SEF-u, njihova validacija i arhiviranje, u potpunosti su automatizovani. Na ovaj način, manuelni rad se značajno smanjuje, što donosi veću efikasnost i manju mogućnost grešaka.
- Integracija sa SAP modulima
Rešenje podržava različite SAP module (FI, MM i SD), omogućavajući potpunu integraciju finansijskih, logističkih i prodajnih procesa.
- Podršku za različite tipove dokumenata
Rešenje omogućava rad sa svim vrstama ulaznih i izlaznih dokumenata, uključujući fakture, knjižna odobrenja i zaduženja, kao i avanse.
Tehnička arhitektura: kako funkcioniše b4b rešenje?
Jedan od ključnih elemenata rešenja je integracija sa DMS (Document Management System) platformama, koje omogućavaju bezbedno skladištenje i upravljanje PDF dokumentima. To obezbeđuje visoku efikasnost u pretrazi i analizi podataka, kao i dugoročnu sigurnost arhive.
Rešenje je dizajnirano tako da prati najnovije funkcionalnosti koje definiše Ministarstvo finansija Srbije. Ovo uključuje preuzimanje XML fajlova i PDF priloga za svaki eRačun, njihovo automatsko odobravanje u SAP sistemu, kao i postavljanje dokumenata na SEF.
Mijailović je naglasio da je jedna od glavnih prednosti rešenja upravo fleksibilnost – mogućnost prilagođavanja specifičnim potrebama klijenata, bez obzira na veličinu i sektor u kojem posluju.
Šira slika: prednosti eFaktura za privredu
Elektronske fakture donose višestruke koristi kako za kompanije, tako i za širu privredu. Neke od ključnih uključuju:
- Smanjenje operativnih troškova: Digitalizacija eliminiše potrebu za štampanjem, skladištenjem i slanjem papirnih faktura.
- Ubrzanje administrativnih procesa: Automatska obrada dokumenata značajno smanjuje vreme potrebno za njihovu obradu i knjiženje.
- Smanjenje grešaka: Standardizovani format dokumenata smanjuje mogućnost grešaka prilikom unosa i obrade podataka.
- Povećanje transparentnosti: Digitalni trag omogućava lakšu kontrolu i praćenje tokova novca.
- Podrška održivosti: Eliminacija papira doprinosi očuvanju životne sredine.
Izazovi i saveti za implementaciju
Iako prelazak na elektronsko fakturisanje donosi brojne koristi, Mijailović je ukazao na izazove s kojima se kompanije mogu suočiti. Ovo uključuje prilagođavanje postojećih poslovnih procesa, obuku zaposlenih i tehničku integraciju sa SEF-om.
Kao savet, istakao je važnost pravovremene pripreme i izbor pouzdanog softverskog rešenja koje može da odgovori na sve zahteve i eventualne promene zakonske regulative.
Posebno kreirano i prilagođeno b4b rešenje za eFakture omogućava korisnicima potpunu automatizaciju procesa elektronskog fakturisanja, bez potrebe za posrednicima ili dodatnim interfejsima kako bi se efikasno uskladili sa novim propisima
b4b – pouzdan partner u digitalnoj transformaciji
Kompanija b4b ima više od 20 godina iskustva u implementaciji SAP rešenja u različitim industrijama, uključujući finansijski sektor, proizvodnju, maloprodaju i logistiku. Fokusirani su na pružanje inovativnih rešenja koja klijentima omogućavaju da ostanu konkurentni u digitalnom okruženju.
Njihovo rešenje za eFakture već je implementirano u više od 15 kompanija, što potvrđuje njegovu pouzdanost i efikasnost. Klijenti koji su usvojili ovo rešenje ističu da im je ono omogućilo da značajno smanje administrativne troškove i ubrzaju procese fakturisanja.
„Naša misija je da klijentima omogućimo jednostavan i efikasan prelazak na elektronsko fakturisanje. b4b rešenje za eFakture je razvijeno sa ciljem da odgovori na specifične potrebe srpskog tržišta i u potpunosti je usklađeno sa zakonskom regulativom”, zaključio je Mijailović.
Prezentacija Ivana Mijailovića na BIZIT konferenciji pružila je detaljan uvid u značaj digitalizacije kroz eFakture. Njegova poruka je jasna: digitalna transformacija nije samo obaveza već prilika za unapređenje poslovanja. Rešenje koje je b4b razvio omogućava kompanijama da ostvare punu usklađenost sa zakonskim regulativama i iskoriste sve prednosti koje digitalizacija donosi.
