ERP-a i igara

Kako izabrati pravo ERP rešenje za vašu kompaniju i na koje ćete sve „igre“ naići u procesu kupovine, implementacije, puštanja u rad i održavanja informacionog sistema? Uspešnost uspostavljanja uvek zavisi od više faktora, a ovde želimo da podelimo s vama lična iskustva, te da vam pojasnimo šta vas sve čeka.

Na tržištu poslovnih programa postoji puno domaćih, regionalnih i globalnih rešenja. Značajno mesto zauzimaju softveri ERP klase, namenjeni prevashodno planiranju i upravljanju resursima (vremenom, zalihama, novcem, informacijama) u velikim kompanijama. U praksi, dešava se da i male kompanije budu pravi kandidat za ERP. Opet, postoje i one čija delatnost nameće prioritet implementacije nekog drugog poslovnog softvera, npr. sistema za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) ili sistema za upravljanje zalihama (WMS). U tom slučaju ERP i dalje može da bude od koristi, ali za potrebe finansija i knjigovodstva posao često može da završi i neki „mali“ poslovni softver.

Sada, kasnije ili je već trebalo?

Kako znate da je pravo vreme za ERP? Kada procesi u preduzeću postanu suviše složeni – tad je vreme!

ERP (Enterprise Resource Planning) predstavlja objedinjeni informacioni sistem koji može da radi na infrastrukturi korisnika ili u cloud-u. ERP rešenja su najčešće modularna, sa finansijama i računovodstvom kao centralnim modulom, uz pridruženo izveštavanje (FiCo), dok se dalje prilagođavaju specifičnostima delatnosti kompanije, a u ponudi su funkcionalnosti, kao što su: nabavka, prodaja, proizvodnja, usluge, servisiranje… ERP podržava poslovne procese, zasnovan je na dokumentima te omogućava praćenje faza u kojima se oni nalaze na osnovu njihovih statusa. Svaki korisnik ima različita ovlašćenja, što se svodi na korišćenje pojedinih dokumenata i fukcionalnosti, kao i prava promena statusa, a ovo omogućava kontrolu i praćenje rada svakog od njih. Uspešno implementiran ERP, uz uvedene odgovarajuće ISO standarde, dobra je osnova za uvođenje DMS (Document Management System), a često radi u sprezi s drugim poslovnim rešenjima, kao što su ona za upravljanje radom kasa, vaga, te CRM, WMS,
BI rešenjima…

Besmisleno je uvoditi ERP na početku rada preduzeća jer tada svi napori treba da budu fokusirani na opstanak firme, odnosno na prodaju robe i usluga. Novoosnovana preduzeća moraju da budu fleksibilna da bi preživela a nametanje ERP rešenja, koja su prilično stroga i zahtevaju da se poštuju procedure u radu, može da bude smetnja. Izuzetak su predstavništva stranih kompanija koje već imaju implementirano neko ERP rešenje u matici. Tada se radi roll-out implementacija (kopira se rešenje matične kompanije, u nadi da će raditi i u njenoj podružnici), koja se često kombinuje s lokalnim ERP-om ili nekim knjigovodstvenim softverom.

Excel je odličan softver, ali ako ste uložili nekoliko desetina ili stotina hiljada evra za kupovinu i implementaciju ERP-a, besmisleno je da značajan deo posla i dalje obavljate u Excel-u

Kada obim poslovanja poraste, te se zagube sve one „ceduljice“ gde su se beležili kontakti i zahtevi za ponudu, magacin postane mesto gde se ne zna ni količina ni cena robe na zalihama, te postane neodrživ princip da „svi rade sve“, tada je potrebno izvršiti reinženjering poslovnih procesa i implementaciju ERP rešenja. Kada sve dobro proučite, podvučete crtu i dođete do oduke da vam ERP treba, na koje „igre“ treba obratiti pažnju?

Da li to radi? Kako radi? Gde radi?

Prilikom izbora ERP-a valja izabrati softver koji podržava poslovanje kompanije. To znači da, pre svega, treba da radi u skladu sa zakonima Republike Srbije. Uvođenje SEF-a i nove eFiskalizacije različiti dobavljači ERP rešenja dočekali su na različite načine, neki bolje a drugi lošije. Da li prodavac ERP-a podržava sve što vam treba? Ako ne, imajte u vidu da ćete to morati sami da radite u Microsoft Excel-u.

Da li ono što vam nude radi u skladu s vašim poslovnim modelom? Specifičnost rada kompanije je ponekad ono što joj donosi konkurentsku prednost na tržištu, a dešava se da prodavci, još u toku prezentacije, nameću rešenja koja su „u skladu s najboljom praksom“, ali vas lišavaju fleksibilnosti i konkurentske prednosti. Treba li da se odreknete svoje specifičnosti? Ili ćete i to raditi u Excel-u?
Naposletku, da li ponuđeno rešenje radi u kompaniji koja ima istu ili sličnu delatnost kao vaša? Koliko ima uspešnih implementacija u takvim sistemima? Postoje specifične vertikale, kao i standardi koje je potrebno ispoštovati, a koje ne zadovoljava bilo koji ERP.

Mito(vi)

Korupcija je prisutna svuda u svetu, a mi smo veoma korumpirano društvo. Što više koštaju proizvodi i usluge koje kompanija kupuje, veće su šanse da dođe do korupcije. Na ovim prostorima se ona nevešto krije. Ako budući korisnici ERP-a znaju da je neko dobio proviziju ili neku drugu uslugu da bi se nabavilo neko ERP rešenje, pa ma i da je najbolje na svetu, to može da dovede do otpora prilikom implementacije.
Ko implementira ERP? Koliko je iskusan tim kompanije koja će da implementira ERP rešenje? Koliko su stručni, na koliko projekata su bili, da li su već implementirali ERP u kompaniji koja ima sličnu delatnost kao vaša? Da li uvode sopstveno rešenje ili regionalno/globalno rešenje? Gde se nalazi tim za razvoj? Da li su spremni na dorade u skladu s vašim specifičnostima ili sve što fali radite u Excel-u?

Uspešno implementiran ERP je dobra osnova za uvođenje DMS (Document Management System), a često radi u sprezi s drugim poslovnim rešenjima, kao što su CRM, WMS,
BI rešenja…

Ko su članovi vašeg tima? Male kompanije često nemaju sopstveni IT sektor ili je to „tim od jednog čoveka“. Što više rastu i što je veća složenost poslovanja tim se uvećava, počevši od zasebnog angažovanja administratora sistema i baze podataka do konsultanata koji, pored navedenih, imaju i znanja u vezi s poslovnim procesima. U velikim kompanijama IT sektori su toliko snažni da umeju samostalno da uvedu ERP rešenje, a to često i rade.

U implementaciju ERP-a važno je uključiti važne ljude u kompaniji koji dobro poznaju poslovne funkcije, procese i aktivnosti. To su: direktor finansija, računovodstva, nabavke, prodaje, proizvodnje… Od njihovih zahteva i specifikacija u velikoj meri zavisi koliko će kvalitetno teći implementacija. Važno je da to budu odgovorni ljudi koji znaju šta kompaniji treba te insistiraju na tome da se to i dobije!

Otpor prilikom implementacije

Niko ne voli promene, pa je otpor prilikom implementacije novog poslovnog softvera uvek i svuda prisutan. Da bi se ovo izbeglo, važan je jasan stav menadžmenta i inicijativa da se uvede novi poslovni softver kao i precizni rokovi kada on treba da počne da se koristi.

Koliko treba da traje implementacija? Svaka organizacija funkcioniše u okruženju u kome se odvijaju stalne promene. Poslednjih decenija promene su sve češće i intenzivnije. Nakon snimka stanja, gde ERP konsultanti procenjuju kako radi kompanija, koliko je to u skladu s načinom na koji radi ERP, kao i šta još treba da se učini da bi se oni uskladili, implementacija bi trebalo da traje što kraće.

U proseku, u zavisnosti od veličine kompanije, to treba da traje od tri do šest meseci. Nakon šest meseci promene će toliko uzeti maha da možda treba ponovo snimati stanje poslovnih procesa. Sve ono što se ne implementira do živog starta (go live) moraće da se radi kasnije. Nekada je to normalno, na primer, kada se donese neki novi zakon ili dođe do druge drastične promene u okruženju, ali je u principu najbolje da većina procesa bude implementirana pre početka rada novog informacionog sistema.

Reč-dve o održavanju

Održavanje u skladu sa zakonom trebalo bi da bude obaveza, ali toga se ne drže u potpunosti svi dobavljači. Čitajte ugovore i ono što piše sitnim slovima. Održavanje bi trebalo da se sastoji iz zakonskih obaveza, otklanjanja grešaka u kodu, podrške u radu i kreiranja novih funkcionalnosti. Prvi deo trebalo bi da uđe u obavezan paket održavanja. Naknadna podrška će vas koštati.

Kako znate da je pravo vreme za ERP? Kada procesi u preduzeću postanu suviše složeni – tad je vreme!

Normalno je da, nakon živog starta, postoji veća potreba za podrškom. Možda čak i da kompanija angažuje jednog-dva konsultanta koji će pružati aktivnu podršku do prvog obračuna PDV-a i plata. Posle mesec ili dva podrška bi trebalo da bude manje intenzivna. Kompanija je živ sistem te podrška nikada ne prestaje. Ovo je sasvim normalno, jer kako se ona razvija, tako treba da se razvija i ERP, posebno zato što iz dana u dan svedočimo novim tehnološkim promenama koje mogu da unaprede poslovanje kompanije. U eri veštačke inteligencije teško da ćete koristiti papir i olovku, zar ne?

U tekstu sam nekoliko puta naveo „rad u Excel-u“ kao nešto što treba da se izbegne. Excel je odličan
softver, ako ste uložili nekoliko desetina ili stotina hiljada evra za kupovinu i implementaciju ERP-a, besmisleno je da i dalje koristite Excel, osim za sporedne evidencije ili kao alat za izveštavanje.

Ponuda ERP rešenja na tržištu je velika i zaista je teško dati dobar savet koje od njih je pravo za vas. Prilikom izbora ERP-a, čini mi se, najvažnije je izabrati stabilnu kompaniju koja ga uvodi, sa iskusnim konsultantima i dobrim referencama u odgovarajućoj delatnosti. Jednako važno je da i kompanija gde se ERP uvodi zaposli i zadrži kvalitetne kadrove koji će učestvovati u procesu njegove implementacije i eksploatacije. Paradigma da su „ljudi najveće blago jedne kompanije“ sve više dobija na značaju. Čuvajte svoje ljude, bilo da prodajete ili kupujete ERP!