ERP i digitalna transformacija
Prošle godine u ovo vreme pisali smo o ERP‑u 2.0, ali je to možda bila preuranjena analiza. Prava tema je, pogotovu na našim meridijanima, korišćenje ERP‑a kao temelja za povećanje produktivnosti i efikasnosti poslovnih procesa. Cilj je jasan – digitalna transformacija poslovanja.
Ako vaša kompanija nije primenjivala digitalne tehnologije u poslednjih 30 godina, onda… pa, onda vaša kompanija više ne postoji. Ovaj tekst je za one kompanije koje su još uvek tu. Priča o digitalnoj transformaciji počinje od podataka, koje svaka kompanija ima. Potrebno je „samo“ da ti podaci budu digitalni. ERP pomaže u tome, pošto podaci u ERP‑u neminovno nastaju i „žive“ digitalno. One podatke koji nisu digitalni potrebno je pretvoriti u digitalni oblik. To je nulti korak procesa digitalizacije ili, kako neki kažu, digitizacije – pretvaranje analognih u digitalne podatke. Ako smo napravili nulti korak i dobili relevantne podatke u digitalnom obliku, prvi korak u kom ERP umnogome pomaže jeste „uvezivanje“ podataka i procesa. Dakle, automatizujemo operativne aktivnosti poslovanja. Primera radi, ako smo imali napisan i opisan poslovni proces nabavke, takav proces i sve podatke koji se generišu tokom njega možemo prebaciti u ERP koji će nadalje postati osnova za sve buduće procese nabavke.
Integracija komponenti
Pošto digitalizujemo proces nabavke, unapredimo ga i ubrzajmo implementacijom u ERP sistem, vreme je da razmislimo kako ga transformisati u proces koji digitalno integriše sve elemente lanca nabavke. U ovom primeru to bi moglo da znači da smo prvo analizirali proces nabavke na osnovu podataka iz ERP‑a, uvideli gde su uska grla, identifikovali prostor za unapređenje i zatim smislili kako da usko grlo prevaziđemo. Hajde da zamišljamo dalje… Kako izgleda digitalno transformisan proces nabavke? Šta treba promeniti kako bi bio digitalno efikasan? S kojim spoljnim sistemima mora da bude integrisan? Ko će sve biti uključen u digitalni proces nabavke? Na koji način će biti uključen? Koji resursi su potrebni? Odgovori na ova pitanja jedinstveni su za svaku kompaniju, zato i nema čarobnog štapića, softverskog rešenja ili nečeg trećeg koje će umesto vas digitalno transformisati vaše poslovanje. Podrazumeva se aktivno učestvovanje svih unutar kompanija, a pogotovu menadžmenta. Kupili ste ERP sistem i napravili veb sajt. Povezali ste sajt s lager listom u ERP sistemu. Povezali ste sajt s vašom Facebook stranicom i Twitter nalogom. Implementacija novih tehnologija radi se tako da podrži postojeće poslovne procese ili da ih u nekoj meri unapredi i ubrza. Ako ste papirne fakture zamenili elektronskim, to ne znači da ste se digitalno transformisali. Ako imate veb sajt čak i s vrlo naprednim sistemom za poručivanje ili partnerski portal, verovatno ste u određenoj meri automatizovali poslovne procese, uštedeli nešto novca i malo ubrzali stvari. Suštinska digitalna transformacija dešava se pre svega na poslovnom, organizacionom i tehnološkom nivou. Bolje reći, dešava se na svim nivoima organizacije.
Digitalna transformacija ili digitalizacija?
Dilema je i terminološka: digitalna transformacija ili digitalizacija? Ili jedno bez drugog ne može? Odgovor zavisi od veličine kompanije, broja zaposlenih, složenosti organizacije, komplikovanosti poslovnih procesa, privredne grane i mnogih drugih činilaca. Ipak, ključne faktore ne treba tražiti u postojećem stanju, već na tržištu, u zahtevima kupaca, tržišnim kretanjima, pa i potezima konkurencije. Mnoge kompanije su digitalizovale poslovanje, ali se nisu digitalno transformisale. Uzmimo primer muzičke industrije, koja je danas u potpunosti digitalizovana i digitalno transformisana zahvaljujući novom načinu distribucije muzike (setimo se iTunes‑a). Filmska industrija ide u tom smeru: Netflix, HBO, Hulu, AmazonPrime, čak i domaći NetFilm. Neki su digitalno transformisani, a neki samo digitalni. Ali preduslov za sve njih bio je da svoje proizvode i usluge digitalizuju, a onda i transformišu svoje organizacije ka novim načinima komunikacije s kupcima, dobavljačima i partnerima.
Za neke kompanije, proizvode i usluge, digitalizacija je u startu prisutna, ali kako digitalizovati automobil? Kako digitalizovati hleb i mleko? Ako se setimo primera kompanije od pre par godina iz teksta „Sve kao servis“, videli smo da je ona uspela da digitalizuje i digitalno transformiše ceo svoj posao prodajući online crne čarape kao servis. Čarape su i dalje analogne i crne, ali je korisničko iskustvo i rešenje problema svih onih kojima su potrebne crne čarape (i još par drugih artikala) omogućilo kompaniji da uspešno posluje globalno već punih 18 godina. U tom svetlu, sve ono iza korisničkog iskustva i samo korisničko iskustvo zasnivaju se na nekim digitalnim podacima koji se najčešće nalaze u informacionim sistemima i sistemima povezanim s njima. ERP za operativne, finansijske, robne i slične podatke, CRM za podatke o kupcima, prethodnim narudžbinama, reklamacijama, podršci, profilima na društvenim mrežama, podacima iz raznih analitika dostupnih iz online „rudnika“ podataka. Na osnovu svih tih podataka počinje razmišljanje o transformaciji načina rada i to digitalnog. Bez podataka i sistema podataka koji su digitalni nema ni digitalne transformacije. Jedno bez drugog ne može.
Tehnološki čarobni štapić?
Svaka tehnologija zahteva prilagođavanje, promene, menjanje uobičajenih navika i razmišljanja, mentaliteta pa i kulture, ako dopustite da se tako izrazimo. Uostalom, reč transformacija pre svega asocira na promene iznutra, a ne spolja. Ako vas spoljna sila tera na promenu, to će trajati samo dok deluje spoljna sila. Da bi promena bila trajna, ona mora da dođe iznutra, iz nekog shvatanja, razumevanja, tzv. „a‑ha“ momenta. U poslovnom kontekstu, mora da dođe iz razumevanja poslovne koristi od digitalne transformacije. Dakle, unutrašnja promena je ključ bilo koje transformacije, a pogotovu digitalne. Tehnologija donosi mogućnosti, a kako će ih ko iskoristiti, zavisi od postavljenih poslovnih ciljeva i očekivanih rezultata, opet poslovnih. Tehnologija često ubrzava stvari, ali ako su procesi neefikasni, ako rezultati i ciljevi nisu postavljeni, ako ne znamo kako da merimo, onda ćemo samo dobiti ubrzanje haosa. Implementacija bilo kog softverskog rešenja neće digitalno transformisati kompaniju. Magični softver? Još uvek ne postoji.
Poslovne prednosti umesto IT prednosti
Hajde da stvari okrenemo. Umesto o IT troškovima, uštedama ili prednostima, ERP pogodnostima ili koristima digitalne transformacije, hajde da razmišljamo o poslovnim prednostima i ciljevima. Šta to znači? Nije pitanje koliko ste potrošili ili koliko ćete potrošiti na tehnologiju, već koje ćete rezultate ostvariti. Digitalna transformacija je timski sport, kao i ERP. Bez uključivanja celokupne organizacije, svih njenih ključnih delova, nije moguće ostvariti niti adekvatnu implementaciju ERP‑a niti iz toga kasnije započeti putovanje ka digitalnoj transformaciji. Na našem tržištu primene poslovnih softverskih rešenja nije na visokom nivou. Statistika pokazuje nizak stepen primene poslovnih softverskih rešenja, a paradoksalno, visok stepen upotrebe interneta i računara. Dakle, imamo osnovnu infrastrukturu (u proseku), ali još uvek kaskamo za organizacionim promenama neophodnim za primenu ERP i sličnih rešenja, a o digitalnoj transformaciji i da ne govorimo. Ako je za utehu korisnicima poslovnih softverskih rešenja, ni sami ponuđači nisu još zakoračili u digitalnu transformaciju. Taj put tek počinje za većinu. Pojedine kompanije su već odavno tamo, a brzina prilagođavanja novonastalim tržišnim uslovima, zahtevima korisnika i partnera pomoći će onima koji se najbrže prilagode. Takvi će preživeti, a ostali? Videćemo…
Zamke koje (ne) biste očekivali
Ako smo razrešili dilemu da su neophodni preduslovi za digitalnu transformaciju digitalni podaci i digitalni automatizovani procesi, trebalo bi da možemo da razumemo na koji način poslovni softver može doprineti da se preduslov ispuni. Ključne poslovne prednosti primene alata poput ERP‑a jesu: centralizovani podaci u jedinstvenoj bazi podataka, istorija podataka, standardizacija poslovnih procesa, praćenje rezultata, brže izveštavanje, analitika i, na kraju, brže odlučivanje. Dodajte tome prediktivnu analitiku, veštačku inteligenciju i eto nas na korak do digitalne transformacije. Ipak, to nije dovoljno! Ključni izazov svake tehnologije jeste to što je tehnologija pokretač. Tehnologija je alat. Tehnologija omogućava kompanijama da nešto urade. Tehnologija, još uvek, neće sama ništa posebno uraditi. Ako razmišljamo o automobilima, čak i o onima koji sami voze, ključna stvar je da čovek mora reći automobilu kuda želi da ide; auto će mu „samo“ pomoći da tamo stigne. Isto je i sa ERP‑om, poslovnim softverom i ostalom tehnologijom. Ako ne znate kuda želite da stignete ili kako treba tamo da stignete, potpuno je svejedno koju tehnologiju ćete izabrati, tamo nećete stići. Izazov nije tehnološki, već organizacioni. Organizaciona kultura, usvojeni i naučeni procesi, obrasci ponašanja, ustaljene navike, sve su to elementi koji su visoko na listi procesa digitalne transformacije. Iako je vrlo moguće da u svojoj kompaniji koristite digitalne tehnologije, to ne znači automatski da ste se digitalno transformisali, čak i ako ste skoro potpuno digitalni.
ERP, digitalna transformacija i GDPR
Svi digitalni sistemi, podaci i veze među njima stvaraju o svakom pojedincu digitalni otisak ličnosti ili online profil. Kako se lični podaci nalaze svuda, do onog nivoa do kog je neko svesno ili nesvesno hteo da ih podeli sa online servisima, veoma je bitno za svaku kompaniju koja bi te i takve podatke koristila da obrati pažnju na zakonske okvire u kojima te i takve podatke može koristiti. Stupanjem na snagu „Opšte uredbe o zaštiti podataka o ličnosti“ (GDPR), kompanije će morati veoma ozbiljno da se pozabave ovim aktivnostima. Ako je ERP, CRM ili bilo koji drugi poslovni sistem centralizovana baza podataka o svim poslovnim aktivnostima, veoma je verovatno da se tu nalazi i niz podataka o ličnostima (uzmite za početak podatke o zaposlenima). Zbog svih ovih stvari, treba obratiti pažnju i na ovu stavku koja će već od kraja maja verovatno imati veliki uticaj na poslovanje, a u budućnosti će možda biti ključna za uspešnu digitalnu transformaciju. ERP po svojoj definiciji predstavlja alat za upravljanje resursima kompanije. Ako su ranije ključni resursi bili mašine, alati, vreme i nova, danas veliki i značajan resurs predstavljaju podaci. Pogotovo podaci o kupcima, potencijalnim kupcima, zaposlenima.. Čak i ako kompanija radi sa drugim kompanijama (B2B), neminovno se prikupljaju podaci o ličnostima, kontakt osobe, odgovorne osobe i slično. Recimo da se u kompaniji koristi ERP ili neki sličan softver, ali se pojedine aktivnosti dešavaju van ERP‑a, iako je to suprotno logici i cilju ERP rešenja: centralizovano upravljanje svim resursima kompanije. Najveći greh u ovom delu pada na menadžere, direktore i vlasnike koji često ne koriste aktivno ERP rešenja, već imaju neke specifične zahteve i izveštaje u koje veruju. Kako GDPR zahteva da se napravi sveobuhvatan inventar podataka, da se tim podacima upravlja, da se beleži pristup tim podacima kao i način upotrebe, veoma je važno da zaista sve podatke kompanije drže u ERP‑u.
Ako su svi podaci u ERP‑u, a ERP u svojoj osnovi ima ugrađene mehanizme upravljanja podacima, onda te mehanizme treba iskoristiti i u kontekstu upravljanja podacima o ličnosti u svetlu „Opšte uredbe o zaštiti podataka“. Zašto bismo pravili nove, duple mehanizme za nešto što već postoji? Dakle, ako imam ERP, spreman sam za GDPR? Odgovor je… ne baš. Ni jedan ERP sistem nije ostrvo. Na ERP su često povezani dodatni sistemi koji proširuju postojeće ili dodaju nove funkcionalnosti. I te sisteme treba imati na umu, jer i oni mogu sadržati podatke o ličnosti. Treba već u početku izbaciti neke dodatne baze smeštene po Excel fajlovima i sve podatke „usisati“ u ERP. Da li su ERP rešenja spremna za GDPR? Svako rešenje treba procenjivati posebno, a pored mnogih drugih faktora o kojima smo često pisali, proceni rešenja treba dodati i funkcionalnost „spremnosti za GDPR“. ERP rešenja pomažu da se jasno zna gde se i na koji način čuvaju podaci o ličnosti, zaposlenima, kupcima, kontaktima u kompanijama sa kojima sarađujete. Dodatno, većina ERP rešenja u svojoj osnovi podržava jasno definisanje prava pristupa svakom svom segmentu. U tom svetlu, svako bi na osnovu prava pristupa, a u skladu sa nekom politikom bezbednosti informacija, mogao da vidi samo one podatke, pa i podatke o ličnosti, koje sme i treba da vidi. Dodatno, ERP rešenja treba da imaju mogućnost (a većina već ima) beleženja, odnosno logovanja, pristupa, izmeni i ažuriranju bilo kojih podataka, pa i podataka o ličnosti. Za kraj samo možemo konstatovati da će većina ERP ponuđača prilagoditi svoje rešenje (ili su ga već prilagodili) i ovoj zakonskoj obavezi u domenu bezbednosti podataka o ličnosti. Kako će to izgledati u praksi, ostaje da se vidi.
Miodrag Ranisavljević
Specijalno izdanje posvećeno ERP rešenjima u Srbiji 2018. godine možete čitati na: PC Press – ERP specijalno izdanje
