ERP i reorganizacija kompanije

ERP obezbeđuje efikasan uvid u stanje firme u realnom vremenu, na osnovu čega se planiraju dalji poslovni potezi, a s druge strane on predstavlja povod da se izvrši temeljna reorganizacija, što je uglavnom opterećujuća obaveza koja se obično izbegava unedogled. Zato za implementaciju važi pravilo izraženo frazom „požuri polako“.

ERP je po definiciji skup raznovrsnih softverskih rešenja kojima se poboljšavaju procesi bitni za poslovanje firme, bez obzira na njenu tržišnu orijentaciju ili veličinu. Procesi (funkcije) koji se tipično susreću unutar kompanija su: prodaja, marketing, proizvodnja, odnosi s kupcima, izvoz i uvoz, logistika, odnosi s javnošću, ljudski resursi i drugi. Da bi organizacija radila efikasno i harmonično, sve navedene funkcije moraju se optimizovati, čemu ERP i služi.

Komunikacija i validna informacija

Najčešća i najteža pretnja po efikasno funkcionisanje preduzeća jeste loša komunikacija između organizacionih jedinica i ljudi koji u njima rade. Dok je firma mala, zaposleni komuniciraju pomoću glasovnih poziva, instant poruka, elektronskom poštom – metodama koje su po prirodi netransparentne (pogotovo za one van direktnog kanala komunikacije, uključujući i menadžment), nepouzdane, neretko se bespotrebno dupliraju i ne ostavljaju jasan trag sledljivosti.

ERP rešenja, za početak, eliminišu neadekvatnu komunikaciju unutar firme. Otvorenost komunikacije i njeno postavljanje na zajedničkom serveru s definisanim pravima pristupa dovodi do kreiranja validnih informacija u vezi s poslovanjem koje su donosiocima odluka dostupne u realnom vremenu.

Sveže informacije sa integritetom omogućavaju menadžerima da donose ispravne biznis odluke, što je i glavna prednost koju implementacija ERP platforme donosi. Upravo su te validne informacije osnova ERP-u za kreiranje detaljnih izveštaja i analiza stanja iz bilo kog organizacionog dela kompanije i upravljačka struktura ih koristi za donošenje odluka i poslovnih planova.

Upravljanje informacijama

ERP rešenja obezbeđuju centralizovan sistem za skladištenje i deljenje podataka raznih vrsta: o zaposlenima, klijentima, finansijama i opštem poslovanju. Svi oni se pomoću platforme kreiraju, pohranjuju, upravljaju i njima se pristupa spram ovlašćenja datim pojedincima unutar organizacije. U svojstvu informacionog čvorišta, ERP-ovi pružaju donosiocima odluka sve potrebne podatke i parametre neophodne za donošenje valjanih poslovnih odluka.

Primera je mnogo: prodajni tim će na osnovu informacija koje su kreirali marketing i PR odeljenje bolje pripremiti svoj nastup na tržištu. Reakcije na taj nastup poslužiće marketingu da fino podesi svoje kampanje u budućnosti. Odeljenje nabavke moći će da prati stanje zaliha i drži ih na optimalnom minimumu. Finansije će na taj način oslobođena sredstva moći da usmere na optimizaciju ukupne imovine preduzeća. Naposletku, menadžment će moći da stekne ukupnu sliku o stanju biznisa koji vodi i donosi strateške planove i poteze.

Nezamenljivi poslovni alat

ERP platforme poseduju i druga bitna svojstva koja ih čine nezamenljivim poslovnim alatom.
Automatizacija osnovnih funkcionalnosti je karakteristika koja omogućava automatsko pribavljanje i obradu podataka bez potrebe za „ručnim“ angažovanjem korisnika.

Eliminacija dupliranja i ljudskih grešaka bazirana je upravo na automatizaciji i verifikaciji informacija, čime se otklanjaju rizici dupliranja i činjenja grešaka u unosu ili kalkulacijama.

Integracija sa internim i eksternim sistemima za odnose za klijentima (CRM) olakšava složene odnose s klijentima, omogućavajući visok stepen ažurnosti i personalizacije komunikacije s njima.

Unapređenje saradnje među odeljenjima ostvaruje se putem jasne i otvorene komunikacije među zaposlenima u različitim delovima preduzeća, čime se eliminišu njihov eventualni izolacionizam i nestanak bitnih podataka s vidika svih, a pre svega menadžmenta.

Kada i pošto?

ERP softver je, po opštem mišljenju, skup i komplikovan za implementaciju. Ovo je svakako bila neupitna norma do pre izvesnog vremena – direktni troškovi (konsultacije i analiza stanja, instalacija, licenciranje, obuka, kasnije održavanje, nadogradnja i posleprodajna podrška), kao i oni indirektni (radni sati i utrošak drugih resursa tokom procesa implementacije), odvraćali su firme od kupovine ERP rešenja.

Tržišni odgovor ponuđača koji je olakšao navedene probleme kretao se u dva smera – modularnosti i cloud-u. Gotovo sva rešenja su danas po prirodi modularna i klijent se može odlučiti da za početak kupi samo neophodne module, a kasnije uvede i druge. Cloud ERP solucije izmeštene su s lokalnih servera,
pružajući komfor univerzalnog pristupa podacima s bilo kog mesta i u bilo koje vreme, a po daleko povoljnijoj ceni od tradicionalnog modela implementacije.

Kada je vreme za uvođenje ERP-a? Pravi odgovor glasi: što pre, to bolje! Dok je firma u povoju, komunikacija i donošenje odluka se čine lakim, ali će već prvi talas rasta predstavljati problem, tako da je svako odugovlačenje s uvođenjem ERP-a korak bliže informacionom haosu koji je ozbiljna pretnja konkurentnosti.

Uvođenje ERP-a je proces s karakteristikom dvosmernosti. To znači da se, s jedne strane, on prilagođava vašem poslovanju i organizaciji, ali da se oni u određenoj meri unapređuju samom implementacijom. Već smo istakli da se svaki savremeni ERP nadograđuje paralelno s rastom kompanije, što firmama olakšava situaciju u pogledu upravljanja kapitalnim i operativnim troškovima.

Požuri polako

Iako sa uvođenjem ERP-a ne bi trebalo odugovlačiti, sama implementacija ne bi smela da se obavi preko kolena. Odabir pravog rešenja, ali i njegovog implementatora, mora se obaviti pažljivo, imajući sve vreme na umu realne potrebe preduzeća. Odnos ERP implementatora i klijenta prevazilazi uobičajene okvire poslovne saradnje. Samom činjenicom da je implementacija dug i osetljiv proces koji se ne završava instalacijom i inicijalnom obukom ukazuje na potrebu najvišeg stepena dugoročnog međusobnog poverenja.

Na našem tržištu posluje niz uglednih ERP kompanija i uvereni smo da svako može da nađe onu koja će mu najviše odgovarati. Tim potezom, kompanije će steći preko potrebnu kompetitivnu prednost u odnosu na konkurenciju koja i dalje smatra da se u tržišnim uslovima današnjice organizacijom može upravljati pomoću poslovičnog štapa i kanapa.

Konkretne prednosti korišćenja ERP-a

• Upotreba ERP softvera smanjuje ukupne operativne troškove kompanije za oko 23 procenta.
• Oko 28 odsto kompanija prijavljuje povrat investicije u ERP koji je manji od jedne godine.
• Za 58 odsto njih, ROI biva ostvaren u roku od dve godine, a svega 15 odsto njih navodi da im treba tri ili više godina.
• Za uvođenje ERP-a se unutar kompanija najviše zalažu finansije, računovodstvo i IT.

Svetske statistike (prema Learn G2)

• Vrednost globalnog tržišta ERP rešenja iznosilo je u 2022. 96 milijardi dolara (izvor: Truelist).
• Rast vrednosti ERP tržišta iznosi između 10 i 20 procenata godišnje.
• 53 odsto organizacija veruje da je ERP na vrhu prioriteta u investicionim planovima.
• 88 odsto kompanija izjavljuje da im je uvođenje ERP-a pomoglo pri ostvarenju tržišnog uspeha.
• Oko 63 odsto izabralo je cloud koncepciju umesto ERP-a na lokalnim serverima.
• 58 odsto developera je ugradilo ili planira da ugradi AI u svoje ERP rešenje.

Autor: Dušan Katilović