ERP u čaši mleka

UPIS.Net ERP sistem je uspešno primenjen u kompaniji „Mlekoprodukt“, u kratkom roku i na zadovoljstvo korisnika.

Kompanija „Mlekoprodukt“ je osnovana još 1947. godine i bavi se preradom mleka i proizvodnjom mlečnih proizvoda – to je jedna je od vodećih kompanija na našem tržištu u ovoj oblasti. Kvalitet „Mlekoproduktovih“ proizvoda se permanentno prati i potvrđuje sertifikatima ISO 9001:2008 i HACCP. Dugogodišnje iskustvo, kao i uspešnost poslovanja, privlačili su pažnju i zainteresovanost stranih partnera, tako da je od početka 2004. godine „Mlekoprodukt“ u potpunom vlasništvu francuske kompanije Bongren.

Mlekoprodukt nudi širok asortiman mlečnih proizvoda koje čine: pasterizovano mleko, kiselo-mlečni napici (jogurt, kiselo mleko, pavlaka), maslac, tvrdi sirevi od ovčijeg mleka (Selam), polutvrdi sirevi od kravljeg mleka (Trapist, Gauda, Edam, sirevi iz porodice Kačkavalja i Pizza Mozzarella), sirni i mlečni namazi (Vajkrem), topljeni sirevi u trouglićima (Biser natur, šunka i pečurka), u listićima (Tost Topi, Tost Singl i Sendvič sir) kao i u obliku creva (Tufi), beli sirevi (Mladi sir, Kriška, Feta)…

Poslovni izazov

Biti i ostati u vrhu tržišne lestvice je izazov za svako preduzeće, posebno u slučaju rasta obima proizvodnje ili širenja proizvodnog asortimana, kada se uglavnom pojavljuju novi zahtevi u pravcu efikasnijeg upravljanja i optimizacije upravljanja resursima. Dodatnu težinu daje i činjenica da se radi o mlekarskoj industriji gde su imperativi stalan kvalitet proizvoda i bezbednost po zdravlje ljudi. Ovi izazovi se mogu uspešno rešavati samo postojanjem efikasnog informacionog sistema i kompetentnim odlučivanjem u svim fazama odvijanja poslovnog procesa, što podrazumeva da informacioni sistem mora da prati sve faze toka poslovnog procesa: ugovaranje otkupa mleka, organizaciju prijema, kontrolu, obračun kvaliteta, preradu po serijama, skladištenje gotovih proizvoda, distribuciju, naplatu… U svakoj od navedenih faza on treba rukovodstvu da obezbedi materijalne i finansijske bilanse na osnovu kojih je moguće donositi odluke.

Pored izbora kvalitetnog rešenja, bilo je važno pronaći i tim konsultanata sa višegodišnjim iskustvom, koji dobro poznaje sve specifičnosti mlečne industrije, ima praktično iskustvo u implementacijama i sposoban je da uspešno rukovodi projektom uvođenja u planiranom roku i u skladu sa planiranim budžetom.

Izbor – ERP rešenje UPIS

UPIS.Net smo doživeli kao softver velikih mogućnosti. Prijatno nas je iznenadilo, kada smo od proizvođača ovog softvera, kompanije IIB dobili informaciju da nije potrebno da kupujemo pojedinačne module, već smo u ceni licence dobili sve željene funkcionalnosti, kao i neke koje ćemo tek koristiti. Posebno nas je iznenadila sveobuhvatnost izveštajnog sistema, koji sadrži izveštaje bitne za operativno poslovanje, kao i one za viši menadžment. Ovo ćemo da ilustrujemo na poslovnom procesu otkupa i proizvodnje.

Naša osnovna sirovina je mleko. UPIS nam je omogućio da njegov otkup možemo da vršimo na nekoliko načina: direktnim putem, ugovaranjem otkupa ili kroz kooperaciju u proizvodnji, naturalno i finansijski. Na prijemnom dokumentu se evidentira dobavljač, proizvođač ili kooperant, kao i komercijalni uslovi. Laboratorija tom prilikom uzima uzorak i kontroliše kvalitet mleka. Na osnovu parametara kvaliteta iz laboratorije i komercijalnih uslova otkupa vrši se obračun mleka, a potom se automatski formiraju prijemni dokumenti u robnom knjigovodstvu čijim knjiženjem se po automatici generišu nalozi za plaćanje mleka fizičkim ili pravnim licima.

UPIS prati sledljivost, od prijema sirovina do otpreme gotovog proizvoda. Na osnovu planova prodaje je moguće generisati planove proizvodnje, a na osnovu definisanih tehnoloških procesa automatski praviti radne naloge za proizvodnju. Sve vreme se prate minimalne, maksimalne i kritične zalihe – iz softvera se direktno dobijaju informacije ima li dovoljno sirovina za početak proizvodnje, a ako one nedostaju, pravovremeno se kreiraju zahtevi za nabavku. Nakon pravljenja i lansiranja radnih naloga moguće je automatski trebovati sirovine. Za svaki od proizvoda ili poluproizvoda moguće je izračunati cenu koštanja uz prikaz strukture troškova koji je opterećuju. Pored obaveznog obračuna proizvodne cene može se raditi i obračun komercijalne cene koštanja.

Važan deo kod naše odluke bila su i rešenja za prodaju i distribuciju. UPIS omogućava veliki broj klasifikacija na osnovu kojih se mogu, do najsitnijih detalja, pratiti isporuke po pakovanjima, kategorijama, prodajnim programima, robnim markama… Takođe, na mnogo načina se mogu definisati rabatna politika, akcije, specijalni popusti, kasa‑skonta…

Prednosti poslovanja u UPIS‑u

UPIS nam je omogućio jedinstven pogled na podatke, a opet prilagođen zahtevu svake poslovne funkcije preduzeća. Takođe, on omogućava dobru podelu posla i odgovornosti, uz mogućnost definisanja ovlašćenja korisnika u skladu sa ulogom u poslovnom procesu. Podaci koji se evidentiraju u različitim službama odmah postaju dostupni za različite izveštaje koji, u realnom vremenu, pružaju kvalitetne informacije rukovodstvu kompanije.

Prilikom prezentacije i upoznavanja sa UPIS‑om saznali smo da sistem obuhvata sve funkcije preduzeća i da pruža informacije u realnom vremenu. Sve dok nismo pustili sistem u funkciju nismo znali šta to konkretno znači. Ukratko, ovakav sistem dovodi do podizanja opšteg nivoa kvaliteta u preduzeću. Evidentiranjem podataka iz poslovanja i njihovim organizovanjem u izveštaje u realnom vremenu imamo na raspolaganju neophodne informacije u svakom momentu, bez posebnih provera i kontrola koje su bile nužne u softveru koji smo ranije koristili. Slabe karike u sistemu postaju veoma očigledne i zahtevaju hitnu intervenciju jer čitav sistem postaje ugrožen. Nema više prostora za „prikrivanje“ takvih problema različitim opravdanjima. Takođe, od prvog meseca rada smo izveštajnu konsolidaciju ka ino‑vlasniku uradili brže i tačnije nego ranije.

Kada smo birali IT kuću koja će nam uvesti sistem, postojala je jasna instrukcija IT sektora Grupe kojoj pripadamo da izaberemo poznato strano ERP rešenje. Ipak, naš stav je bio da je bolje da uvedemo domaći softver sa kvalitetnim referencama, jer su takvim programima bolje pokrivene specifičnosti domaćeg poslovanja. Implementacija je uspešno završena u roku kraćem od 3 meseca, a ubrzo po startu stigla je pohvala od menadžmenta iz Francuske da je odluka o izboru IIB-a i  UPIS‑a bila opravdana.

Svetlana Pajić, Finansijski direktor

www.mlekoprodukt.com
www.iib.rs

(Objavljeno u časopisu PC#210)