Kako automatizovati rad s dokumentima?

Svidelo se to nama ili ne, vreme kada će digitalna dokumenta u potpunosti zameniti fizička još je daleko. Automatsko praćenje, obrada i čuvanje postojeće papirne dokumentacije trenutno su najbliže što možemo da priđemo tom konceptu. U tome nam pomažu sistemi za upravljanje dokumentima (DMS), a ovoga puta predstavljamo OKI Sendys Explorer i Konica Minolta Document Navigator.

OKI Sendys Explorer i Konica Minolta Document Navigator namenjena su specifičnoj grupi uređaja (brendu) i pored upravljanja dokumentima, raspolažu nizom dodatnih, veoma korisnih opcija.

OKI Sendys Explorer

Sendys Explorer je softverska platforma namenjena isključivo radu sa OKI uređajima. Korišćenjem ovog alata mogući su digitalizacija, deljenje i organizacija dokumenata, kreiranje efikasnijeg toka poslovanja, povećanje bezbednosti dokumenata, smanjivanje otpada i mnogo toga. Sama Sendys Explorer platforma obuhvata četiri elementa: Sendys Explorer Fleet Manager, Sendys Explorer Connectors, Sendys Explorer Premium OCR i Sendys Explorer Output Manager. Od upravljanja radom štampača, preko povezivanja raznih vrsta uređaja, prepoznavanja teksta u dokumentima do sistema za upravljanje izlaznim dokumentima, svaka alatka ima svoju ulogu u procesu upravljanja dokumentima jednog ozbiljnog poslovanja.

Ukratko, Sendys Explorer je besplatan i omogućava skeniranje i distribuciju dokumenata na vašem OKI MF uređaju ili pametnom telefonu. Sendys Explorer Fleet Manager omogućava upravljanje svim vašim štampačima i MF uređajima sa udaljene lokacije. Uz Sendys Explorer moguće je otpremanje skeniranih dokumenata sa MF uređaja ili pametnog telefona direktno na neke od popularnih cloud servisa (Dropbox, OneDrive, OneDrive for Business, Google Drive, Microsoft SharePoint i Yandex). Sendys Explorer Premium OCR je alat kojim je moguća digitalizacija dokumenata u papirnoj formi ABBY softverom za prepoznavanje teksta na skeniranim dokumentima. Sendys Explorer Output Manager omogućava podizanje bezbednosti rada s dokumentima na viši nivo. Njihova zaštita kontroliše se na više nivoa, a od korisnika se može zahtevati nekoliko različitih tipova autentifikacije.

Zahvaljujući različitim elementima platforme, Sendys Explorer predstavlja sveobuhvatno rešenja za upravljanje dokumentima. Softver prati celokupan tok dokumenata – od skeniranja, preko arhiviranja, dodatnog korišćenja i menjanja do štampanja, kako bi se povećala produktivnost. Prepoznavanjem teksta i transformacijom skeniranih slika u digitalne formate moguće je njihovo dalje menjanje. Nakon procesa digitalizacije korisnici imaju veliku fleksibilnost u radu s dokumentima, pa mogu da distribuiraju fajlove na e‑mail, mrežne i cloud lokacije, štampače i sisteme za upravljanje dokumentima (DMS).

Proces skeniranja dokumenata može se obaviti preko povezanih OKI uređaja ili preko telefona (postoje verzije za Android i iOS), gde vaša kamera postaje moćan alat za skeniranje dokumenata. Nakon skeniranja, dokumenta se mogu otpremiti direktno do nekog od cloud servisa (Google Drive, OneDrive, Dropbox i Microsoft Sharepoint) korišćenjem Connectors‑a, a moguće je koristiti i postojeća digitalna dokumenta, bilo da se ona nalaze u vašem računaru ili telefonu.

Uz moderne OKI i Konica Minolta multifunkcionalne uređaje uvek ide i vrhunski DMS softver za upravljanje dokumentima

Bez ovakvog sistema, poslovođa je nove planove mogao slati poštom ili e‑mail‑om, koji bi greškom mogli završiti u spamu, pa bi agent otišao na sastanak s klijentima i preneo im pogrešne informacije jer nije video e‑mail od poslovođe da je došlo do izmena, a novi plan nije stigao na vreme. Ovako, zahvaljujući naprednim OCR alatima postoji brza digitalizacija dokumenata koji omogućavaju mnogo jednostavniji pristup, deljenje, slanje i pretragu, a sve to iz centralizovane Sendys Explorer aplikacije.

Bilo da se radi o Web interfejsu, panelu MF uređaja ili mobilnoj aplikaciji, osnovna ideja Sendys Explorer‑a bila je da se sve maksimalno pojednostavi. Za interfejs su korišćene „pločice“ Metro interfejsa koje je Microsoft uveo sa Windows 8 OS‑om. OCR nudi prepoznavanje teksta u dokumentima, a predefinisane su i opcije kao što su PDF, Word, Excel, Txt i drugi, bilo da dokumenta unosite preko telefona ili štampača. Ukoliko želite da odmah prosledite neki od dokumenata, moguće je koristiti telefone iz imenika i slati ih direktno na faks.

Konica Minolta Document Navigator

Rešenje koje nudi Konica Minolta omogućava slične mogućnosti kao i Sendys Explorer: inteligentno skeniranje dokumenata, obradu i isporuku. Dnevne procedure obrade dokumenata jednostavno se automatizuju Konica Minolta Document Navigator. Ukoliko se sistem u samom startu lepo podesi, dosadašnje višesatne dnevne procedure mogu se rešavati jednim klikom. Aplikacija može automatski da pročita potrebne informacije kako bi znala šta je dalje potrebno raditi s dokumentima. Ukoliko se radi o fakturi, dokumenta se mogu automatski slati u računovodstvo, a Document Navigator uz svaki dokument dodaje metapodatke koji su krucijalni za njihovo dalje upravljanje, katalogizaciju i arhiviranje.

Ideja iza Document Navigator softvera jeste ubrzavanje internih procedura njihovom automatizacijom. Na taj način smanjuju se troškovi, povećava se produktivnost, a zaposleni se mogu fokusirati na bitnije elemente svog posla.

Document Navigator omogućava preuzimanje dokumenata iz više različitih izvora. Pre svega, tu su Konica Minolta uređaji sa OpenAPI, desktop računari sa instaliranom klijentskom aplikacijom, e‑mail‑ovi preko registrovanog e‑mail servera, baze podataka, FTP serveri i nadgledani Windows folderi. Ova svestranost omogućava prilagođavanje poslovanju različitih kompanija i usklađivanje njihovih dosadašnjih procedura s nekom od mogućih opcija koje nudi Document Navigator. Moguće je podesiti zahteve za logovanjem korisnika koji su deo toka kreiranja/kretanja dokumenata kako bi oni mogli da prate, menjaju i dodaju metapodatke, u skladu sa svojim ovlašćenjima.

Proces obrade dokumenta počinje prepoznavanjem tekstualnog sadržaja koji se onda prebacuje u sadržaj koji je moguće menjati i pretraživati. Kao i kod Sendys Explorer‑a, podržani su najpopularniji elektronski formati: Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML, PDF/A.

Proces daljeg rutiranja može se obavljati i prepoznavanjem informacija koje se nalaze u bar‑kodu ili putem OMR funkcionalnosti. Skenirani dokumenti automatski se sređuju: briše se prazan prostor, graničnici, tačke, senke ili rupe u papiru. Moguće je postaviti pravila sa zonama prepoznavanja sadržaja kako bi se izbegao rad s nepotrebnim delovima dokumenata. Na taj način postiže se visok stepen automatizacije, koji ne zahteva gotovo nikakvo angažovanje zaposlenih.

Kada je reč o distribuciji skeniranih dokumenata, oni se mogu otpremati direktno u predefinisane mrežne foldere, bilo prema prepoznatom bar‑kodu, zaglavlju dokumenta ili ručnim odabirom na MF uređaju. Kao i kod Sendys Explorer‑a, Connectors‑i omogućavaju povezivanje sa cloud servisima (SharePoint, Google Drive, Windream ili Docuware), kao i ERP, DMS ili CMS bazama podataka. Za slučaj da se radi o sistemima koji nisu nabrojani, postoji i XML generator koji omogućava opštu podršku za elektronske sisteme.

Slanje direktno na e‑mail već se podrazumeva, bilo na interne ili eksterne adrese, koje su unapred podešene, prepoznate ili odabrane preko panela Konica Minolta MF uređaja. Ukoliko za tim postoji potreba, moguće je definisati automatsko otpremanje dokumenata direktno na FTP server ili SQL bazu podataka.

Brzina, efikasnost i automatizacija

Uz ova dva moćna alata koji su razvijeni za specifične uređaje – Sendys Explorer za OKI, a Document Navigator za većinu ostalih uređaja, moguće je poboljšati efikasnost poslovanja u sferi upravljanja dokumentima. Korisnicima su na raspolaganju funkcionalni Web interfejs MF uređaja, pametnog telefona ili računara kako bi skenirali, menjali, delili ili štampali dokumenta, a sve u zavisnosti od toga šta im više u datom trenutku odgovara. Ceo proces ubrzava i olakšava rad s dokumentima, a na kraju i štedi vreme zaposlenima, čime se direktno povećava njihova produktivnost.

Upotrebljivost multifunkcionalnih uređaja dobija svoju punu snagu u saradnji sa ovim softverskim alatima koji im omogućavaju da budu jedna od najbitnijih karika u procesu koji se fokusira na unapređenje poslovanja u sferi rada s dokumentima.

Korisna adresa: www.originalgrupa.com

Autor: Marko Nešović