Kako zaštititi pristup podacima u Excel tabelama?

Na izradi Excel izveštaja često radi tim zaposlenih. Neki od njih imaju ovlašćenja samo da ih, uz manje ili više detalja, gledaju dok drugi mogu i da ažuriraju podatke u tabelama ili da dodaju, menjaju, formatiraju dodatne njihove elemente… Često je potrebno grupi zaposlenih omogućiti da samo mogu da pristupe određenim ćelijama u tabeli. Na koji način ovo može da se učini?

Zaštita izveštaja može se izvršiti na više nivoa: možemo zaštititi radni list, radnu svesku ili celokupan Excel dokument. U ovom tekstu će biti reč o zaštiti radnog lista. Krenimo od jedne jednostavne tabele u kojoj se vide podaci o prodaji u četiri kvartala jedne godine. Ako selektujete opseg podatataka gde se one nalaze, a zatim pokrenete opciju Format Cells (najbrži način je ako iskoristite prečicu i pritisnete kombinaciju tastera CTRL+1) otvoriće se istoimeni prozor.

Poslednja kartica u nizu, koja se zove Protection, sadrži dva izborna polja pomoću kojih možemo da definišemo elemente zaštite ćeliju ili opseg. Ako je izabrano polje Locked, to znači da je ćelija zaključana; polje Hidden, ukoliko je izabrano, označava da se vrednost u ćeliji kao i formula kojom se dolazi do određenog rezultata neće u njoj videti nakon pokretanja zaštite. Podrazumevana vrednost za sve ćelije nakon otvaranja novog dokumenta je Locked. Ukinimo ovu selekciju. Na ovaj način, nakon što pokrenemo zaštitu, korisnik će moći da pristupi samo opsegu gde se nalaze vrednosti.

Zaštita radnog lista pokreće se iz Review ribona, izborom opcije Protect Sheet. Nakon pokretanja ove opcije pojaviće se istoimeni dijalog prozor. U polju pri vrhu prozora unesite lozinku. Obavezno je negde zapišite, jer ako je zaboravite možete da se nađete u problemu. Zatim u listi izbora selektujte one koji su dozvoljeni. U ovom slučaju biramo Select unlocked cells.

Nakon što potvrdite izbor klikom na OK, pojaviće se prozor u kome vam Excel traži da potvrdite lozinku. Nakon što ovo učinite radni list će postati zaštićen, a korisnici će moći da pristupe samo poljima u kojima se nalaze vrednosti prodaje. Ukoliko se predomislite, vratite se u Review ribon, kliknite na dugme Unprotect Sheet, te unesite lozinku kako biste ukinuli zaštitu radnog lista.

Malo veću kontrolu prilikom zaštite moguće je postići pomoću opcije Allow Edit Ranges. Zamislite da želite nekim korisnicima da dozvolite samo da menjaju podatke o prodaji u prvom kvartalu. Selektujte kolonu sa zadatim podacima, te u Review ribonu pokrenite Allow Edit Ranges.

Ovom akcijom otvorićete dijalog prozor Allow Users to Edit Ranges. Klikom na dugme New može se definisati opseg za koji važe specijalna pravila. Nakon što pokrenete ovu opciju otvoriće se prozor u kome definišete adresu opsega i unosite lozinku za njega. Nakon provere lozinke, zaštićeni opseg je kreiran!

Zaštitite radni list i vratite se u izveštaj. Sada, za sve ćelije važe pravila zaštite koja smo prethodno postavili osim za podatke u koloni Q1. Ako pokušate da im pristupite Excel će vam tražiti lozinku da bi vam omogućio da u ove ćelije unosite podatke.

Za one sa malo više iskustva u Windows administraciji opcija Allow Edit Ranges nudi dodatne pogodnosti. Naime, moguće je odrediti koji domenski korisnici imaju prava pristupa pojedinim delovima tabele. Takođe, prilikom zaštite radnog lista možete omogućiti korisnicima još neke funkcionalnosti. Ipak, zapamtite dobro, šta kog da radite kako biste zaštitili radni list- zapišite lozinku!